项目文件归档管理制度

项目文件归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目文件的管理，确保项目文件的完整性、准确性和系统性，便于项目文件的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目文件的归档管理，包括但不限于项目前期策划、项目实施过程、项目验收等各个阶段产生的各类文件。（三）基本原则1.集中统一管理原则：项目文件由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保文件的完整性和系统性。2.真实准确原则：项目文件应如实反映项目活动的实际情况，数据准确、字迹清晰、图样规范。3.同步归档原则：项目文件的形成、积累与项目进度同步，确保文件的及时收集和整理。4.便于利用原则：项目文件的整理应便于查阅和利用，满足公司内部各部门及外部相关单位的需求。二、项目文件的定义与分类（一）定义项目文件是指在项目策划、实施、验收等过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。（二）分类1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目策划书、项目预算、项目进度计划等。2.项目实施文件项目设计文件，如初步设计、施工图设计等。项目施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录等。项目监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。项目采购文件，如采购合同、采购订单、到货验收记录等。项目会议文件，包括项目例会纪要、专题会议纪要等。3.项目验收文件项目竣工验收报告、竣工决算报告等。项目质量验收文件，如单位工程质量验收记录、分部工程质量验收记录等。项目技术总结、项目后评价报告等。4.其他文件与项目相关的来往信函、传真、电子邮件等。项目获得的荣誉证书、奖励文件等。三、项目文件的形成与积累（一）职责分工1.项目负责人负责组织、协调项目文件的形成与积累工作，确保项目文件的及时、准确和完整。2.项目各参与部门和人员负责本部门工作范围内项目文件的形成与积累，并按规定及时移交项目负责人。3.公司档案管理部门负责对项目文件的形成与积累工作进行指导、监督和检查。（二）形成要求1.项目文件应使用耐久性强的书写材料和字迹清晰的图表，保证文件的长期保存。2.项目文件应按照国家和行业有关标准、规范进行编制，确保文件的格式统一、内容规范。3.项目文件的签署应齐全、有效，修改后的文件应注明修改日期和修改人。（三）积累要求1.项目各参与部门和人员应建立项目文件积累台账，及时记录文件的形成时间、名称、数量等信息。2.项目文件应分类存放，便于查找和整理。对于电子文件，应建立相应的文件夹结构，并进行命名规范。3.项目负责人应定期对项目文件的积累情况进行检查，发现问题及时督促相关人员整改。四、项目文件的整理（一）整理原则1.遵循项目文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理，提高档案管理效率。（二）整理方法1.纸质文件整理分类：按照项目文件的分类标准，对纸质文件进行分类。编号：为每份文件编制唯一的编号，编号应体现文件的类别、年度、顺序号等信息。编目：填写文件目录，包括文件编号、文件名称、日期、责任者、页数等内容。装订：对纸质文件进行装订，确保文件整齐、牢固。2.电子文件整理分类：按照纸质文件的分类标准，对电子文件进行分类。命名：电子文件的命名应遵循统一的规则，体现文件的类别、年度、项目名称、文件名称等信息。存储：电子文件应存储在专用的存储设备上，并进行备份。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全。3.声像文件整理分类：按照项目活动的内容，对声像文件进行分类，如照片、录音、录像等。编号：为每份声像文件编制唯一的编号，编号应体现文件的类别、年度、顺序号等信息。编目：填写声像文件目录，包括文件编号、文件名称、日期、拍摄（录制）者、内容摘要等内容。存储：声像文件应存储在专用的存储设备上，并进行备份。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全。五、项目文件的归档（一）归档时间1.项目文件应在项目结束后[X]个工作日内完成归档。2.对于项目实施过程中形成的阶段性文件，应在每个阶段结束后[X]个工作日内进行归档。（二）归档要求1.归档的项目文件应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.归档的项目文件应一式两份，一份由公司档案管理部门保存，一份由项目负责人所在部门保存。3.电子文件应与纸质文件同时归档，电子文件的格式应符合公司档案管理部门的要求。4.声像文件应与纸质文件同时归档，声像文件的存储格式应符合公司档案管理部门的要求。（三）归档流程1.项目负责人对项目文件进行整理、编目后，填写《项目文件归档清单》，并将项目文件及《项目文件归档清单》一并提交给公司档案管理部门。2.公司档案管理部门对提交的项目文件进行审核，审核无误后，在《项目文件归档清单》上签字确认，并将项目文件存入档案库。3.公司档案管理部门将《项目文件归档清单》一份返还给项目负责人所在部门，一份留存归档。六、项目文件的保管（一）保管期限1.项目文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的项目文件：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的项目文件，应列为永久保管。长期保管的项目文件：凡是反映公司一般职能活动和重要历史事件的，对公司有长期利用价值的项目文件，应列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的项目文件：凡是反映公司一般职能活动和一般性历史事件的，对公司有短期利用价值的项目文件，应列为短期保管，保管期限为[X]年。2.项目文件保管期限的确定，应根据国家和行业有关规定，结合公司实际情况进行。（二）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保项目文件的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.项目文件应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对于电子文件，应建立相应的存储系统，便于检索和查询。4.档案管理人员应定期对项目文件进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的文件，应及时进行修复或复制。七、项目文件的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅项目文件，应填写《项目文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅项目文件，应填写《项目文件查阅申请表》，经公司主管领导批准后，到公司档案管理部门查阅。查阅时，应有公司档案管理人员陪同。3.涉及公司机密的项目文件，查阅时应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司保密部门批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅项目文件时，应爱护文件，不得在文件上涂改、标记、抽换、污损等。2.查阅项目文件时，如需复印或摘录文件内容，应经公司档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅项目文件后，应及时将文件归还公司档案管理部门，不得擅自转借他人。（三）利用服务1.公司档案管理部门应积极为公司内部各部门及外部相关单位提供项目文件的查阅、复印、摘录等服务，满足其工作需要。2.对于利用项目文件开展的重要工作，公司档案管理部门应提供必要的协助和支持。八、项目文件的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司档案管理部门应定期对已超过保管期限的项目文件进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由公司档案管理部门组织，相关部门和人员参加，组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据国家和行业有关规定，结合公司实际情况，对项目文件进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的项目文件，应填写《项目文件销毁申请表》，经公司主管领导批准后，予以销毁。2.项目文件的销毁应指定专人负责，在销毁前应进行登记，注明文件名称、数量、销毁时间等信息。3.项目文件的销毁方式应