规范会议秩序管理制度

规范会议秩序管理制度一、总则（一）目的为了进一步规范公司会议秩序，确保会议的顺利进行，提高会议效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专项工作会议等。（三）会议组织原则1.精简高效原则：会议应注重实效，减少不必要的环节和形式，提高会议效率。2.明确责任原则：会议组织者、参会人员应明确各自的职责，确保会议各项任务得到有效落实。3.严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，维护会议秩序。二、会议组织管理（一）会议申请与审批1.各部门或个人如需召开会议，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。2.《会议申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于涉及公司重要事项或跨部门的会议，需报总经理审批。3.审批通过后的《会议申请表》应及时交至行政部门备案，行政部门根据会议安排做好相关准备工作。（二）会议准备1.会议通知：会议组织者应根据审批后的《会议申请表》，提前[x]个工作日向参会人员发送会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、注意事项等内容。2.会议资料准备：会议组织者应根据会议主题和议程，提前准备好相关的会议资料，如报告、文件、数据等，并确保资料的准确性和完整性。3.会议场地布置：行政部门应根据会议规模和要求，提前安排好会议场地，并进行相应的布置。会议场地应整洁、舒适、通风良好，配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风等。4.会议设备调试：会议组织者应在会议开始前，对会议设备进行调试，确保设备正常运行。（三）会议组织与主持1.会议签到：参会人员应在会议开始前[x]分钟到达会议地点，进行签到。会议组织者应安排专人负责签到工作，并对签到情况进行记录。2.会议开场：会议主持人应在会议开始前宣布会议纪律和议程安排，强调会议的重要性和严肃性。3.会议进行：会议主持人应按照会议议程，有序引导会议进行。会议过程中，主持人应注意控制会议节奏，鼓励参会人员积极发言，充分讨论，但要避免出现跑题、争吵等情况。4.会议记录：会议组织者应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应详细、准确、完整，并在会议结束后及时整理成会议纪要。三、会议纪律要求（一）参会人员要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。2.参会人员应遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳、随意走动等。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，尊重他人发言，不得打断他人讲话。4.参会人员应按照会议要求，准备好相关的会议资料，并在会议期间认真阅读和记录。（二）会议组织者要求1.会议组织者应提前做好会议的各项准备工作，确保会议按时、顺利进行。2.会议组织者应认真组织会议，合理安排会议议程，引导参会人员充分讨论，提高会议效率。3.会议组织者应及时处理会议过程中出现的问题，确保会议秩序井然。4.会议组织者应在会议结束后，及时整理会议纪要，并按照规定的程序进行审批和分发。四、会议时间管理（一）会议时长控制1.公司例会的时长一般控制在[x]小时以内，部门会议的时长一般控制在[x]小时以内，专项工作会议的时长根据会议内容和需要合理安排，但原则上不超过[x]小时。2.会议组织者应严格控制会议时长，避免会议时间过长或过短。对于超出预定时长的会议，会议组织者应提前向参会人员说明原因，并尽量缩短会议时间。（二）会议时间提醒1.会议组织者应在会议开始前[x]分钟提醒参会人员会议即将开始，在会议结束前[x]分钟提醒参会人员会议即将结束。2.会议主持人应在会议过程中根据会议进度，适时提醒参会人员注意时间，确保会议按照预定的议程和时间进行。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议记录人员应认真记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等，确保记录的准确性和完整性。2.会议记录应采用书面形式，记录内容应包括会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等。3.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并交会议组织者审核。（二）会议纪要1.会议组织者应根据会议记录，及时整理会议纪要。会议纪要应突出会议的重点内容和决议事项，语言简洁明了，逻辑清晰。2.会议纪要经会议主持人审核后，报分管领导审批。对于涉及公司重要事项或跨部门的会议纪要，需报总经理审批。3.审批通过后的会议纪要应及时分发给参会人员，并在公司内部进行存档。六、会议后续跟踪与反馈（一）决议事项跟踪1.会议组织者应根据会议纪要，明确决议事项的责任人和完成时间，并建立跟踪台账。2.责任部门或责任人应按照会议纪要的要求，按时完成决议事项，并及时向会议组织者反馈进展情况。3.会议组织者应对决议事项的执行情况进行跟踪检查，对于未按时完成的事项，应及时督促责任部门或责任人进行整改，并将整改情况向相关领导汇报。（二）会议效果反馈1.会议结束后，会议组织者应通过问卷调查、面谈等方式，收集参会人员对会议的意见和建议，了解会议效果。2.会议组织者应根据参会人员的反馈意见，对会议的组织、内容、形式等方面进行总结和分析，不断改进会议组织管理工作，提高会议质量和效率。七、违规处理（一）迟到、早退处理1.参会人员迟到或早退[x]分钟以内的，应在会议结束后向会议组织者说明原因，并做出书面检讨。2.参会人员迟到或早退超过[x]分钟的，应扣除当月绩效分[x]分，并在公司内部进行通报批评。3.对于经常迟到、早退的参会人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）违反会议纪律处理1.参会人员在会议期间违反会议纪律，如接听电话、玩手机、交头接耳、随意走动等，会议组织者应及时提醒。如经提醒后仍不改正的，应扣除当月绩效分[x]分，并在公司内部进行通报批评。2.对于严重违反会议纪律，影响会议正常进行的参会人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。（三）未按时完成决议事项处理1.责任部门或责任人未按时完成决议事项的，应向会议组织者说明原因，并制定整改措施，明确完成时间。2.对于未按时完成决议事项，且无正当理由的责任部门或责任人，公司将扣除当月绩效分[x]分，并在公司内部进行通报批评。3.对于因未按时完成决议事项，给公司造成损失