食品公司资料管理制度

食品公司资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料管理，确保公司各类资料的完整性、准确性、安全性和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位涉及的所有资料管理，包括但不限于文件、合同、档案、数据、样品等。（三）管理原则1.集中统一原则：公司资料实行集中统一管理，明确归口管理部门，确保资料管理的规范化和标准化。2.分类管理原则：根据资料的性质、用途、来源等进行分类，便于查找、使用和保管。3.安全保密原则：严格资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失或损坏。4.动态管理原则：随着公司业务发展和管理需求变化，及时更新和完善资料管理。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、报告、决议等。2.业务合同类：与供应商、客户签订的采购合同、销售合同、服务合同等。3.技术资料类：产品配方、工艺文件、研发报告、检测标准等。4.财务资料类：财务报表、预算报告、审计报告等。5.人事档案类：员工个人信息、考勤记录、绩效考核资料等。6.市场资料类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。7.其他资料类：不属于以上分类的其他资料，如会议记录、培训资料等。（二）编号规则1.行政文件类：编号格式为"XZ年份序号"，其中"XZ"表示行政文件，年份为文件发布年份，序号为该年份内文件的顺序号。2.业务合同类：编号格式为"HT合同类别年份序号"，合同类别根据合同性质分为采购合同（CG）、销售合同（XS）等，年份为合同签订年份，序号为该年份内合同的顺序号。3.技术资料类：编号格式为"JS专业领域年份序号"，专业领域根据资料所属专业划分，年份为资料形成年份，序号为该年份内资料的顺序号。4.财务资料类：编号格式为"CW资料类型年份序号"，资料类型如报表（BB）、预算（YS）等，年份为资料所属年份，序号为该年份内资料的顺序号。5.人事档案类：编号格式为"RS员工编号"，员工编号为公司为员工分配的唯一标识。6.市场资料类：编号格式为"SC资料类型年份序号"，资料类型如调研报告（DY）、策划方案（CH）等，年份为资料形成年份，序号为该年份内资料的顺序号。7.其他资料类：编号格式为"QT年份序号"，年份为资料形成年份，序号为该年份内资料的顺序号。三、资料的收集与整理（一）收集渠道1.内部产生：各部门按照职责分工，定期产生并提交相关资料，如行政部门的文件、财务部门的报表等。2.外部获取：通过与供应商、客户、合作伙伴等沟通交流，获取合同、协议、证书等资料；从政府部门、行业协会等获取政策法规、行业动态等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.对于外部获取的资料，应进行合法性、真实性审核，确保资料来源可靠。3.收集的资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.分类整理：按照资料分类标准，对收集到的资料进行分类。2.编号标注：为每份资料赋予唯一编号，并在资料上明显标注。3.内容核对：检查资料内容的准确性、完整性，对缺项、错误的部分进行补充和修正。4.装订归档：将整理好的资料进行装订，装入档案盒或文件夹，并在封面注明资料类别、编号、日期等信息。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质存储：对于重要的纸质资料，应存放在专门的档案室，按照档案管理要求进行分类存放。2.电子存储：将常用的资料以电子文档形式存储在公司服务器或存储设备中，建立电子资料索引目录，便于查找。（二）保管要求1.档案室管理：档案室应保持清洁、干燥、通风良好，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案室内应设置不同的档案架、柜，按照资料类别、年份等进行有序排列。档案室应安排专人负责管理，严格限制非档案管理人员进入。2.电子资料管理：定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放。设置不同的用户权限，对电子资料进行分级管理，确保资料的安全性。定期检查电子资料的存储情况，及时清理无效或过期的资料。（三）存储期限1.行政文件类：长期保存。2.业务合同类：按照合同约定的履行期限保存，履行完毕后再保存一定期限（一般为[X]年）。3.技术资料类：根据产品生产周期和研发需求确定保存期限，一般不少于[X]年。4.财务资料类：按照国家财务法规要求保存，一般为[X]年。5.人事档案类：员工离职后，档案保存[X]年。6.市场资料类：根据资料时效性确定保存期限，一般为[X]年。7.其他资料类：根据实际情况确定保存期限。五、资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：公司员工因工作需要查阅资料，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的类别、编号、查阅目的等，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门查阅。2.查阅限制：查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将资料带出。查阅过程中应爱护资料，不得涂改、损坏、转借。3.查阅记录：资料管理部门应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅资料名称等。（二）借阅规定1.借阅申请：公司员工因工作需要借阅资料，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的类别、编号、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到资料管理部门办理借阅手续。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅责任：借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上进行与工作无关的标记或记录。如发生资料丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.归还要求：借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，资料管理部门应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏、缺失等情况，应及时追究借阅人员责任。六、资料的保密管理（一）保密范围1.商业秘密：包括产品配方、工艺技术、客户信息、市场策略等。2.敏感信息：涉及公司内部管理、财务状况、人事变动等敏感信息。3.其他需要保密的资料：根据公司实际情况确定的其他需要保密的资料。（二）保密措施1.人员管理：与涉及资料保密的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。对保密人员进行定期培训，提高保密意识。2.物理隔离：对涉及保密资料的区域进行物理隔离，限制无关人员进入。3.技术防护：采用加密技术、访问控制技术等对电子资料进行保护，防止资料泄露。4.标识管理：对保密资料进行明显标识，提醒人员注意保密。（三）保密监督与检查1.公司定期对资料保密情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，按照公司相关规定进行处理，情节严重的依法追究法律责任。七、资料的销毁（一）销毁条件1.资料已超过存储期限且无保存价值。2.资料因业务调整、机构变更等原因不再需要。3.资料存在安全隐患，如涉及商业秘密泄露风险等。（二）销毁流程1.提出申请：由资料产生部门或使用部门填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的类别、编号、数量、销毁原因等，经部门负责人审核后，报资料管理部门。2.审核批准：资料管理部门对销毁申请进行审核，确认无误后报公司分管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由资料管理部门组织专人对资料进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。4.销毁记录：对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员、销毁资料清单等，并由销毁人员和监销人员签字确认。八、资料管理的信息化建设（一）建立资料管理系统1.开发或选用适合公司资料管理需求的信息化系统，实现资料的电子化存储、分类检索、权限管理等功能。2.在系统中建立资料索引目录，方便员工快速查找所需资料。（二）数据录入与维护1.安排专人负责资料管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的资料数据进行维护，更新资料信息，删除过期或无效数据。（三）系统安全管理1.加强资料管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。对系统用户权限进行严格管理，防止非法访问。九、资料管理的考核与奖惩（一）考核指标1.资料收集的及时性和完整性。2.资料整理的准确性和规范性。3.资料存储与保管的安全性。4.资料查阅与借阅的合规性。5.资料保密制度的执行情况。6.资料销毁工作的规范性。（二）奖励措施1.对资料管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.在绩效考核、晋升等