食堂档案规范管理制度

食堂档案规范管理制度总则目的为加强公司食堂档案管理，确保食堂运营过程中各类文件、资料的完整性、准确性和规范性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司食堂的所有档案管理工作，包括但不限于食堂建设规划、采购合同、食品安全记录、人员管理资料、食谱制定、成本核算等相关文件和资料。基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映食堂实际运营情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：全面收集与食堂相关的各类文件、资料，确保无遗漏。3.规范性原则：档案的整理、分类、编号、存储等应符合统一规范，便于管理和查阅。4.保密性原则：对于涉及公司机密、食品安全关键信息等档案，应严格保密，防止泄露。档案分类与编号档案分类1.建设规划类：包括食堂建设项目的规划图纸、立项文件、审批报告等。2.采购管理类：采购合同、供应商资质文件、采购订单、验收记录等。3.食品安全类：食品检验报告、卫生许可证、从业人员健康证、食品安全应急预案、日常食品安全检查记录等。4.人员管理类：食堂员工入职申请表、劳动合同、考勤记录、培训档案、绩效考核资料等。5.食谱管理类：每日食谱、营养分析报告、特殊饮食需求记录等。6.成本核算类：食材采购成本、水电费、设备维护费等费用核算资料。7.投诉与建议类：员工、客户对食堂的投诉记录及处理情况，提出的合理化建议等。8.其他类：不属于以上分类的其他与食堂相关的文件、资料。编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.一级分类用大写字母表示，如：建设规划类J，采购管理类C，食品安全类S，人员管理类P，食谱管理类R，成本核算类B，投诉与建议类T，其他类Q。3.二级分类在一级分类字母后加两位数字，如采购合同编号为C01，供应商资质文件编号为C02。4.具体文件编号在二级分类编号后按顺序依次排列，如采购合同C01001、C01002等。档案收集与整理收集要求1.各部门及岗位人员应及时将产生的与食堂相关文件、资料移交至档案管理部门。2.对于外来文件，如供应商提供的资料、政府部门下发的文件等，由相关接收人员负责收集并移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门进行档案收集情况检查，确保文件资料及时、完整收集。整理规范1.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。2.每份文件资料应保持完整，如有破损、缺失应进行修复或补充。3.去除文件资料上的订书钉、回形针等金属物，以防止生锈损坏文件。4.对文件资料进行排序，同一类文件按照时间顺序或重要程度排列。5.编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和核对。档案存储存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案分类顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，确保数据安全。同时，建立电子档案索引，方便快速检索。存储环境1.档案柜应放置在干燥、通风、防火、防潮的房间内，避免阳光直射和潮湿环境对档案的损坏。2.定期对档案存储环境进行检查，如发现温湿度异常、虫害等问题，应及时采取措施处理。档案借阅与查阅借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.一般档案的借阅由档案管理部门负责人审批；涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司分管领导审批。3.食堂员工因工作需要查阅与其工作相关的档案，可在档案管理部门指定地点进行查阅，不得带出档案管理区域。借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，按照审批权限进行审批。3.审批通过后，档案管理部门根据申请表提供相应档案，并在《档案借阅登记册》上记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。4.借阅人在借阅期限内归还档案时，档案管理部门应进行核对，确认档案无损坏、缺失后，在《档案借阅登记册》上记录归还日期，并将档案归位。查阅流程1.查阅人向档案管理部门提出查阅申请，说明查阅内容和目的。2.档案管理部门根据申请，在档案管理区域内提供相应档案供查阅人查阅。3.查阅人查阅档案时，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印或摘录相关内容，需经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。档案保管期限不同类型档案保管期限规定1.建设规划类：长期保存，直至食堂拆除或不再使用该规划。2.采购管理类：采购合同等重要文件保存期限为自合同履行完毕后10年；一般性采购资料保存期限为5年。3.食品安全类：食品检验报告、卫生许可证、从业人员健康证等保存期限为证件有效期满后5年；食品安全应急预案、日常食品安全检查记录等长期保存。4.人员管理类：劳动合同保存期限为员工离职后5年；考勤记录、培训档案、绩效考核资料等保存期限为3年。5.食谱管理类：每日食谱保存期限为1年；营养分析报告等保存期限为3年。6.成本核算类：成本核算资料保存期限为5年。7.投诉与建议类：保存期限为3年。8.其他类：根据文件性质和实际需要确定保管期限，一般重要文件长期保存，一般性文件保存期限为35年。保管期限调整1.档案保管期限届满后，由档案管理部门提出销毁或继续保存的意见，报公司分管领导审批。2.对于需继续保存的档案，应重新确定保管期限并做好标识。3.对于已过保管期限且无保存价值的档案，按照档案销毁程序进行销毁。档案销毁销毁条件1.档案保管期限届满，且经过审批确定无保存价值。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无利用价值。3.涉及公司机密等敏感信息的档案，在保密期限届满后，经审批可进行销毁。销毁流程1.档案管理部门填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，报公司分管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门安排专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。3.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。4.销毁工作完成后，参与销毁人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将申请表与销毁记录一同存档。档案保密管理保密措施1.对涉及公司机密、食品安全关键信息等档案，实行专人专柜保管。2.在档案存储区域设置必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。3.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。4.限制档案的查阅和借阅范围，严格按照审批程序进行操作，确保档案信息不被泄露。保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对所保管的档案信息保密，不得私自泄露给他人。2.借阅人和查阅人在使用档案过程中，应妥善保管档案，不得擅自扩大知悉范围，不得将档案转借他人或用于非工作目的。3.如发现档案信息泄露情况，应立即采取措施进行补救，并及时报告公司相关部门，追究相关人员责任。档案信息化管理信息化建设目标1.建立完善的食堂档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅管理等功能。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，减少人工操作误差，方便档案的查阅和利用。系统功能要求1.档案录入：能够快速准确地录入各类档案信息，包括文件名称、编号、日期、内容摘要、分类等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期、分类等进行查询，能够快速定位所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、预计归还时间等，实现借阅流程的在线审批和跟踪提醒。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相应的档案信息。5.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并具备数据恢复功能，以应对突发情况。数据维护与更新1.档案管理人员应及时将新产生的档案信息录入系统，确保数据的及时性和准确性。2.对已录入系统的档案信息进行定期检查和维护，如发现信息有误或不完整，应及时进行修改和补充。3.根据档案保管期限和实际情况，对系统中的档案数据进行清理和归档，确保数据的有效性和安全性。档案管理监督与考核监督机制1.公司成立档案管理监督小组，定期对食堂档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组检查内容包括档案收集、整理、存储、借阅、保密等各个环节的执行情况，发现问题及时提出整改意见。考核办法1.制定档案管理工作考核指标，如档案完整率、准确率、及时归档率、借阅归还及时率等。