餐饮门店报销管理制度

餐饮门店报销管理制度目的为了加强餐饮门店财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保门店各项工作的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于餐饮门店全体员工。基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司规定和门店实际经营需要，不得铺张浪费。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。4.分级审批原则：根据费用金额大小，实行分级审批制度，确保审批流程规范、严谨。费用报销范围及标准差旅费1.交通费用长途交通：员工因工作需要乘坐飞机、火车、轮船等长途交通工具，应根据职级和实际情况选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：门店经理及以上职级：可乘坐头等舱、一等座或商务舱。主管及以下职级：乘坐经济舱、二等座或相应等级舱位。市内交通：员工在市内办理公务，可乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具。乘坐出租车需注明事由，单次报销金额一般不得超过[X]元。如因特殊情况需要乘坐专车或租车，需提前经上级领导批准。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，根据出差目的地城市级别实行限额报销制度。具体标准如下：一线城市（如北京、上海、广州、深圳）：每晚限额[X]元。二线城市：每晚限额[X]元。三线及以下城市：每晚限额[X]元。同性员工两人以上（含两人）一同出差，应合住标准间，住宿费按照标准间费用报销。如有特殊情况需要单独住宿，需经上级领导批准。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照实际出差天数计算，标准为每人每天[X]元。补贴已包含在出差费用中，不再另行报销餐饮发票。业务招待费1.招待范围：主要用于招待客户、合作伙伴等与业务相关的人员。包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等费用支出。2.审批流程：业务招待费报销前需填写《业务招待费申请表》，详细注明招待对象、事由、预计金额等信息，经门店经理审核后报公司上级领导审批。审批通过后方可进行招待并报销相关费用。3.报销标准：单次招待费用在[X]元以下的，由门店经理审批。单次招待费用在[X]元以上至[X]元的，需报公司部门负责人审批。单次招待费用在[X]元以上的，需报公司总经理审批。招待费用应合理控制，避免铺张浪费。严禁以业务招待为名进行私人消费。办公用品及设备采购1.采购范围：包括办公桌椅、电脑、打印机、复印机、文具、纸张、耗材等与办公相关的用品和设备。2.审批流程：员工根据工作需要填写《办公用品及设备采购申请表》，注明采购物品名称、规格、数量、预算金额等信息，经门店经理审核后报公司行政部门审批。行政部门根据库存情况和实际需求进行审批，审批通过后方可采购。3.报销标准：采购发票需注明采购物品明细、数量、金额等信息，并加盖供应商公章。办公用品及设备采购报销时，需附上《办公用品及设备采购申请表》和采购清单。员工培训费用1.培训范围：包括内部培训课程、外部培训课程、研讨会、讲座等与员工职业发展相关的培训活动。2.审批流程：员工参加培训前需填写《员工培训申请表》，详细注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用预算等信息，经门店经理审核后报公司人力资源部门审批。人力资源部门根据公司培训计划和员工发展需求进行审批，审批通过后方可参加培训。3.报销标准：培训费用报销需提供培训发票、培训证书、培训签到表等相关证明材料。报销金额不得超过审批预算金额。如因特殊情况超过预算，需另行提交书面说明并经上级领导批准。通讯费用1.补贴标准：公司根据员工职级给予相应的通讯补贴，具体标准如下：门店经理及以上职级：每月补贴[X]元。主管职级：每月补贴[X]元。普通员工职级：每月补贴[X]元。2.报销方式：员工凭通讯费发票在补贴标准范围内报销，发票抬头需为员工本人姓名。报销流程费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应首先填写相应的费用申请表，如《差旅费申请表》、《业务招待费申请表》、《办公用品及设备采购申请表》、《员工培训申请表》等。2.费用申请表应详细注明费用发生的事由、预计金额、时间、地点等信息，并按照审批流程依次提交审批。费用发生1.员工在费用发生过程中，应严格按照公司规定和审批后的申请内容执行，确保费用支出的真实性、合理性和合规性。2.取得的报销凭证应符合国家法律法规要求，发票内容应清晰、完整，加盖发票专用章。报销审批1.初审：员工将填写完整并粘贴好报销凭证的报销单提交至门店财务人员进行初审。财务人员审核报销凭证的真实性、完整性、合法性以及与费用申请表的一致性，对不符合要求的报销单予以退回，并注明原因。2.部门审核：初审通过后，报销单流转至员工所在部门负责人进行审核。部门负责人重点审核费用发生的合理性、必要性以及是否符合公司相关制度规定，签署审核意见。3.门店经理审批：部门审核通过后，报销单提交至门店经理进行审批。门店经理根据费用金额大小和实际情况进行审批，签署审批意见。4.上级领导审批（如有需要）：对于超出门店经理审批权限的费用报销，需报公司上级领导审批。上级领导根据审批流程和相关规定进行审批，签署审批意见。报销支付1.报销单经各级审批通过后，由门店财务人员进行报销支付。财务人员根据报销金额大小选择合适的支付方式，如现金支付、银行转账等。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款账号信息准确无误。报销款项一般在审批通过后的[X]个工作日内支付到员工指定账户。报销凭证要求发票1.所有报销凭证必须是合法有效的发票。发票应加盖发票专用章，发票内容应包括开票日期、购买方名称、销售方名称、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息。2.发票应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票或使用虚假发票报销。如发现发票存在问题，财务人员有权拒绝报销，并追究相关人员责任。3.对于增值税专用发票，报销时需提供发票联和抵扣联，并确保发票信息准确无误，以便进行认证抵扣。其他凭证1.除发票外，其他报销凭证如火车票、飞机票、汽车票、住宿发票、过路费发票等也应真实、有效。凭证上应注明日期、出发地、目的地、金额等信息。2.对于需要提供明细清单的费用报销，如办公用品采购、餐饮发票等，应附上详细的清单，清单上应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖供应商公章或发票专用章。3.报销凭证应按照费用类别和时间顺序整齐粘贴在报销单上，不得随意折叠或粘贴不规范。粘贴时应确保凭证内容清晰可见，便于审核。特殊情况处理预付款项1.因业务需要提前支付款项的，如采购大额办公用品、设备等，员工应填写《预付款申请表》，注明预付款金额、事由、支付对象等信息，按照审批流程进行审批。2.预付款项支付后，员工应及时取得相关发票并办理报销手续。报销时应在报销单上注明预付款金额及支付日期，并附上相关发票和采购合同等证明材料。3.如预付款项后因各种原因未能取得发票或无需支付剩余款项的，员工应及时向财务部门说明情况，并办理相关退款手续。事后补报销1.因特殊原因未能在费用发生后及时办理报销手续的，员工应在事后[X]个工作日内填写报销单，并注明原因。2.事后补报销的费用申请和审批流程与正常报销相同，财务人员应重点审核费用发生的真实性和合理性，并对延迟报销的原因进行核实。3.如因不可抗力等特殊原因导致无法及时取得报销凭证的，员工应提供相关证明材料，并经上级领导批准后，可适当延长报销期限。报销金额差异1.实际报销金额与审批通过的申请金额存在差异的，如因价格变动、数量调整等原因导致，员工应在报销时详细说明差异原因，并提供相关证明材料。2.对于差异金额较小（不超过审批金额的[X]%）且合理的情况，经财务人员审核和上级领导批准后，可按照实际报销金额进行报销。3.对于差异金额较大或不合理的情况，财务人员有权拒绝报销，并要求员工重新核实费用情况或提供合理的解释。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对餐饮门店的报销情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合理性以及审批流程的执行情况。2.审计部门可采取抽查报销凭证、访谈相关人员、核对账目等方式进行审计，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务监督1.门店财务人员负责对日常报销业务进行审核监督，确保报销行为符合公司制度规定。对不符合要求的报销申请及时予以纠正，并向相关人员说明原因。2.财务人员应定期对报销数据进行统计分析，关注费用支出的合理性和趋势变化，及时发现异常情况并向上级汇报。员工监督1.全体员工有权对报销过程中的违规行为进行监督和举报。如发现有员工通过虚假报销等手段骗取公司资金的，可向门店经理、财务部门或公司上级领导举报。2.对于举报属实的情况，公司将给予举报人一定的奖励，并对违规人员按照公司规定进行严肃处理。违规处理违规行为界定1.以下行为属于报销违规行为：虚开发票或使用虚假发票报销。伪造、篡改报销凭证。报销内容与实际业务不符。未经审批擅自报销费用。故意拆分费用以逃避审批。其他违反公司报销管理制度的行为。处理措施1.对于发现的报销违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施：对于初次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其立即整改，退回违规报销款项。对于多次违规或情节严重的员工，除退回违规报销款项外，还将给予罚款、降职、降薪等处罚，直至解除劳动合同