公司燃油卡管理制度

公司燃油卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司燃油卡的管理，规范燃油卡的使用行为，降低公司运营成本，提高燃油使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备燃油卡的车辆及相关使用人员。（三）基本原则1.严格审批原则：燃油卡的申请、充值、使用等环节必须经过严格的审批流程，确保每一笔费用支出合理合规。2.专款专用原则：燃油卡仅限于公司车辆加油使用，不得挪作他用。3.节约高效原则：鼓励员工合理使用燃油，降低油耗，提高燃油使用效率。二、管理职责（一）行政管理部门1.负责公司燃油卡的统一申请、办理、领取、保管和注销等工作。2.定期对燃油卡的使用情况进行统计和分析，为公司成本控制提供数据支持。3.监督检查燃油卡的使用情况，对违规使用行为进行调查和处理。（二）财务部门1.负责燃油卡充值费用的审核和报销工作，确保费用支出符合公司财务制度。2.对燃油卡的资金流向进行监控，定期与行政管理部门核对账目。（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆燃油卡的日常使用管理，指定专人负责燃油卡的保管和使用。2.按照公司规定的流程申请燃油卡的充值和使用，确保车辆正常运行。3.配合行政管理部门和财务部门做好燃油卡的相关管理工作，及时提供车辆使用信息和燃油消耗情况。三、燃油卡的申请与办理（一）申请1.车辆使用部门根据工作需要，填写《燃油卡申请表》，注明申请燃油卡的车辆车牌号、使用人姓名、预计月用油量等信息。2.《燃油卡申请表》经部门负责人审核签字后，报行政管理部门审批。（二）办理1.行政管理部门根据审批后的《燃油卡申请表》，统一向指定的加油站申请办理燃油卡。2.办理燃油卡时，需提供公司营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份证复印件等相关资料，并按照加油站的要求填写申请表。3.行政管理部门领取燃油卡后，应及时登记造册，记录燃油卡卡号、密码、领取时间、领取人等信息，并将燃油卡发放给车辆使用部门指定的保管人员。四、燃油卡的充值（一）充值申请1.车辆使用部门根据车辆燃油消耗情况，定期填写《燃油卡充值申请表》，注明申请充值的燃油卡卡号、预计充值金额、充值原因等信息。2.《燃油卡充值申请表》经部门负责人审核签字后，报行政管理部门审批。（二）充值审批1.行政管理部门对《燃油卡充值申请表》进行审核，核实车辆近期燃油消耗情况及预计用油量，确保充值金额合理。2.审核通过后，行政管理部门将《燃油卡充值申请表》报财务部门审批。（三）充值操作1.财务部门根据审批后的《燃油卡充值申请表》，安排资金进行充值。2.财务部门可通过银行转账、网上支付等方式将充值资金转入加油站指定账户，并留存相关支付凭证。3.充值完成后，财务部门应及时通知行政管理部门，行政管理部门更新燃油卡充值记录。五、燃油卡的使用（一）使用规定1.燃油卡仅限于公司车辆在指定的加油站加油使用，不得用于其他消费。2.使用燃油卡加油时，应要求加油站工作人员提供加油明细清单，并妥善保管。3.严禁使用燃油卡为非公司车辆加油，严禁将燃油卡转借他人使用。4.车辆使用人员应严格按照车辆实际耗油量使用燃油卡，不得虚增油耗或浪费燃油。（二）加油流程1.车辆到达加油站后，驾驶员应将燃油卡交给加油站工作人员，告知加油金额或加油升数。2.加油站工作人员刷卡加油后，驾驶员应仔细核对加油明细清单，确认加油信息无误后签字确认。3.加油完成后，驾驶员应妥善保管加油明细清单，作为报销凭证。（三）异常情况处理1.如发现燃油卡丢失、被盗或密码泄露等异常情况，车辆使用人员应立即报告行政管理部门。2.行政管理部门接到报告后，应及时采取挂失、冻结等措施，防止燃油卡被非法使用。3.对于因燃油卡异常情况导致的经济损失，应查明原因，追究相关人员的责任。六、燃油卡的保管（一）保管要求1.燃油卡由车辆使用部门指定专人负责保管，保管人员应妥善保管燃油卡，防止丢失、损坏或被盗。2.燃油卡应存放在安全、保密的地方，不得随意放置或与其他物品混放。3.保管人员应定期检查燃油卡的使用情况，确保燃油卡的安全使用。（二）密码管理1.燃油卡密码由保管人员负责设置和保管，不得将密码告知他人。2.为确保密码安全，保管人员应定期更换燃油卡密码。（三）交接手续1.如因工作需要，燃油卡保管人员发生变动时，应办理交接手续。2.交接时，应填写《燃油卡交接清单》，注明燃油卡卡号、密码、余额等信息，并由交接双方签字确认。七、燃油卡的结算与报销（一）结算周期1.公司燃油卡的结算周期为每月[x]日，行政管理部门应在结算周期结束后[x]个工作日内完成燃油卡使用情况的统计工作。2.统计内容包括各车辆的加油日期、加油金额、加油升数、行驶里程等信息。（二）报销流程1.车辆使用人员应在每月[x]日前，将上月的加油明细清单整理好，并填写《燃油卡报销申请表》，注明车辆车牌号、使用人姓名、加油日期、加油金额等信息。2.《燃油卡报销申请表》经部门负责人审核签字后，报行政管理部门审核。3.行政管理部门审核通过后，将《燃油卡报销申请表》及加油明细清单报财务部门报销。4.财务部门根据公司财务制度对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。（三）账目核对1.财务部门应定期与行政管理部门核对燃油卡账目，确保账目一致。2.如发现账目不符，应及时查明原因，进行调整。八、燃油卡的盘点与清查（一）盘点周期1.公司定期对燃油卡进行盘点，盘点周期为每季度一次。2.盘点时间为每季度最后一个月的[x]日。（二）盘点内容1.核对燃油卡的实际数量与账面记录是否一致。2.检查燃油卡的使用情况是否符合规定，有无违规使用行为。3.核实燃油卡的余额是否与账面记录相符。（三）清查处理1.盘点结束后，行政管理部门应编制《燃油卡盘点报告》，如实反映燃油卡的盘点情况。2.如发现燃油卡数量短缺、余额不符或存在违规使用行为等问题，应及时查明原因，追究相关人员的责任，并采取相应的处理措施。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用燃油卡的。2.将燃油卡转借他人使用的。3.使用燃油卡为非公司车辆加油的。4.虚增油耗或浪费燃油的。5.其他违反本管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于多次发现违规行为或违规情节严重的，除责令其退还违规使用的燃油卡金额外，还将视情节轻重给予相应的经济处罚，直至解除劳动合同。3.因违规行为给