超前采购管理制度规定

超前采购管理制度规定一、总则（一）目的为规范公司超前采购行为，加强超前采购管理，提高资金使用效率，降低采购成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及超前采购的所有活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.计划性原则：超前采购应基于公司生产经营计划和需求预测，确保采购物资与公司业务发展相匹配，避免盲目采购。2.效益性原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，充分考虑采购成本、资金占用成本等因素，追求采购效益的最大化。3.风险可控原则：对超前采购过程中可能面临的市场价格波动、供应商违约、物资积压等风险进行评估和控制，采取有效的防范措施。4.责任明确原则：明确各部门在超前采购中的职责和权限，确保采购活动各环节责任落实到人。二、超前采购的定义与范围（一）定义超前采购是指在公司实际生产经营需求时间之前进行的物资采购行为。（二）范围1.为应对市场价格波动可能上涨而提前采购的物资：如大宗商品价格出现明显上涨趋势，预计短期内价格将持续攀升，且公司生产经营有稳定需求的物资。2.基于生产经营计划提前储备的物资：根据公司年度、季度生产计划，预计未来一段时间内将大量使用的原材料、零部件等，为保证生产连续性而提前采购。3.因供应商生产周期较长需要提前预订的物资：某些关键设备、定制化零部件等，供应商生产周期较长，为确保按时到货满足生产需求，需提前签订采购合同进行预订。三、超前采购的流程（一）需求预测与计划制定1.各部门职责生产部门：根据公司年度生产经营计划，结合本部门生产任务安排，预测未来一段时间内所需原材料、零部件等物资的种类、数量和需求时间，并制定详细的生产用料计划。销售部门：根据市场销售预测和订单情况，预估未来市场需求变化，向采购部门提供有关产品销售趋势及可能影响采购需求的信息，协助采购部门进行超前采购需求分析。其他部门：如设备管理部门根据设备维护保养计划和设备更新需求，提出所需设备、备品备件等采购需求；行政部门根据公司办公需求，预测办公用品等物资的采购需求，并提交相应的采购计划。2.需求预测方法定量预测法：运用历史数据和统计分析方法，如时间序列分析、回归分析等，对物资需求进行预测。定性预测法：组织相关人员，如生产专家、销售人员、采购人员等，根据市场动态、行业趋势、经验判断等因素，对物资需求进行主观预测。综合预测法：结合定量预测法和定性预测法的结果，综合考虑各种因素，得出较为准确的物资需求预测值。3.超前采购计划制定采购部门根据各部门提交的需求预测和采购计划，汇总分析后，结合公司库存状况、资金状况等因素，制定超前采购计划。超前采购计划应明确采购物资的种类、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并提交公司管理层审批。（二）供应商选择与评估1.供应商筛选采购部门根据超前采购计划中物资的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如供应商名录、行业展会、网络搜索、供应商推荐等。对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本资质要求或信誉不佳的供应商，确定入围供应商名单。2.供应商评估资质评估：审核供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等相关资质文件，确保供应商具备合法经营资格和生产供应能力。业绩评估：查阅供应商过往的业绩记录，包括供应产品的质量、交货期、售后服务等方面的表现，了解其在行业内的口碑和信誉。生产能力评估：实地考察或通过供应商提供的资料，评估供应商的生产设备、生产工艺、生产规模等生产能力情况，确保其能够满足公司超前采购的数量和质量要求。价格评估：要求供应商提供报价，对比分析不同供应商的价格水平，在保证物资质量的前提下，选择价格合理的供应商。财务状况评估：了解供应商的财务状况，评估其资金实力和偿债能力，以降低因供应商财务问题导致的采购风险。3.供应商确定采购部门根据供应商评估结果，选定合适的供应商，并与其签订采购框架协议或合作意向书，明确双方的权利和义务、采购物资的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（三）采购合同签订1.合同起草采购部门根据与供应商确定的采购条款，起草采购合同。采购合同应符合国家法律法规的要求，明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、完整。合同内容应包括但不限于物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核采购合同起草完成后，提交公司法务部门和财务部门进行审核。法务部门主要审核合同的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险；财务部门主要审核合同的付款条款、价格条款等，确保合同符合公司财务政策和成本控制要求。审核部门应提出修改意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。3.合同签订采购合同经审核无误后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订后的采购合同应加盖公司合同专用章，并妥善保管合同副本。（四）采购执行与跟踪1.采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并确保订单内容与采购合同一致。2.采购进度跟踪采购部门安排专人负责采购进度跟踪，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。定期与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。如发现供应商存在可能影响交货期的问题，应及时采取措施，要求供应商采取补救措施或调整交货计划，并向公司相关部门汇报。3.到货验收采购物资到货前，采购部门应通知质量检验部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，检验合格后方可办理入库手续；如检验不合格，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取换货、补货、退货等处理措施，并做好相关记录。（五）付款管理1.付款申请采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同约定的付款方式和付款时间，填写付款申请单，附上采购合同、发票、验收报告等相关凭证，提交财务部门审核。2.付款审核财务部门对采购部门提交的付款申请单及相关凭证进行审核，主要审核付款金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、发票是否合规等。审核无误后，提交公司管理层审批。3.付款执行公司管理层审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。付款方式可根据合同约定选择银行转账、支票、汇票等方式进行支付。财务部门应及时记录付款情况，并定期与供应商核对账目，确保付款准确无误。四、超前采购的风险管理（一）市场价格波动风险1.风险评估采购部门定期对市场价格波动情况进行监测和分析，评估超前采购物资价格波动的可能性和幅度。关注市场动态、行业信息、政策变化等因素对物资价格的影响，及时发现价格波动风险。2.风险应对措施价格锁定：与供应商协商签订价格锁定条款，在一定期限内固定采购价格，避免价格上涨带来的成本增加。套期保值：对于部分价格波动较大的大宗商品，可通过期货市场等金融工具进行套期保值操作，降低价格波动风险。采购时机选择：根据市场价格走势分析，合理选择超前采购的时机，尽量在价格低谷期进行采购。（二）供应商违约风险1.风险评估对供应商的信誉、生产经营状况、财务状况等进行持续跟踪评估，及时发现供应商可能存在的违约风险。关注供应商的合同履行情况，如交货期是否按时、产品质量是否符合要求等。2.风险应对措施供应商管理：加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行考核评价，确保供应商严格履行合同义务。合同约束：在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的惩罚力度，提高供应商的违约成本。备用供应商选择：对于关键物资的供应商，选择至少两家备用供应商，在主供应商出现违约情况时，能够及时切换到备用供应商，保证物资供应的连续性。（三）物资积压风险1.风险评估根据公司生产经营计划和需求预测的准确性，以及超前采购物资的数量和时间安排，评估物资积压的可能性。关注市场需求变化、产品更新换代等因素对物资使用的影响。2.风险应对措施需求预测优化：加强各部门之间的沟通协作，提高需求预测的准确性，避免因需求预测偏差导致物资积压。库存管理：建立科学合理的库存管理制度，定期对库存物资进行盘点和清理，及时处理积压物资。合理控制超前采购物资的库存水平，确保库存数量与实际需求相匹配。采购计划调整：根据市场需求变化和公司实际生产经营情况，及时调整超前采购计划，避免过度采购导致物资积压。五、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对超前采购业务进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门负责对超前采购资金的使用情况进行监督，确保资金支付合规、准确。审核采购发票的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的发票不予报销付款。定期对超前采购的财务数据进行分析，为公司管理层提供决策支持。3.采购部门自查采购部门应建立内部自查机制，定期对超前采购业务进行自查自纠。检查采购过程中的各个环节是否符合公司制度和流程要求，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核办法1.考核指标设定采购成本控制：考核超前采购物资的实际采购成本与预算成本的差异率，评估采购部门在控制成本方面的工作成效。交货期准确率：统计超前采购物资按时交货的订单数量占总订单数量的比例，考核供应商交货期的执行情况以及采购部门的跟踪协调能力。物资质量合格率：计算超前采购物资检验合格的数量占总采购数量的比例，考核采购物资的质量状况。库存周转率：衡量超前采购物资库存的周转速度，通过库存周转率指标考核库存管理水平和物资积压情况。2.考核周期与方式考