街道广告物料管理制度

街道广告物料管理制度一、总则（一）目的为加强街道广告物料的管理，规范广告物料的使用、制作、维护及报废等流程，确保广告物料的合理使用和有效管理，提升公司形象和宣传效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在街道开展的各类广告宣传活动所涉及的物料管理，包括但不限于海报、展架、灯箱、横幅、旗帜等。（三）管理原则1.统一管理原则：广告物料的管理由公司指定的部门统一负责，确保管理的规范性和一致性。2.合理规划原则：根据宣传活动的需求和目标，合理规划广告物料的种类、数量和投放位置，避免资源浪费。3.安全高效原则：确保广告物料的制作、安装、维护和拆除过程安全，同时提高工作效率，保证宣传活动顺利进行。4.成本控制原则：在保证宣传效果的前提下，严格控制广告物料的制作和使用成本。二、职责分工（一）市场部门1.根据宣传活动计划，提出广告物料的需求申请，明确物料的种类、规格、数量、投放位置和时间要求等。2.负责与广告制作供应商沟通协调，审核制作方案和报价，签订制作合同。3.对广告物料的制作进度进行跟踪，确保按时交付。4.负责广告物料的验收工作，检查物料的质量、规格和数量等是否符合要求。（二）设计部门1.根据市场部门的需求，进行广告物料的设计工作，确保设计内容符合公司品牌形象和宣传主题。2.配合市场部门与广告制作供应商沟通，提供设计文件和相关技术要求，协助解决制作过程中的设计问题。（三）行政部门1.负责广告物料的采购工作，按照公司采购流程选择合格的供应商，签订采购合同。2.建立广告物料库存管理制度，对物料进行分类存放、登记入账，定期盘点，确保物料的安全和完整。3.根据市场部门的需求，及时发放广告物料，并做好发放记录。4.负责广告物料的安装、维护和拆除工作，或协调专业人员进行相关操作，确保物料的正常使用和安全。（四）财务部门1.负责审核广告物料的费用预算，控制成本支出。2.对广告物料的采购、制作、安装等费用进行核算和报销，确保费用支出符合公司财务制度。（五）使用部门1.负责本部门使用的广告物料的日常管理，确保物料的正确使用和妥善保管。2.在使用过程中发现物料损坏或异常情况，及时向行政部门报告。3.按照规定的时间和要求归还或报废广告物料。三、广告物料的需求与计划（一）需求申请1.各部门根据宣传活动计划和工作需要，提前[x]个工作日填写《广告物料需求申请表》，详细说明物料的种类、规格、数量、投放位置、使用时间等信息，并提交市场部门审核。2.市场部门对需求申请进行审核，重点审核需求的合理性、必要性以及与宣传活动目标的一致性。如需求不合理或不必要，市场部门应与申请部门沟通协商，提出修改意见。（二）计划制定1.市场部门根据审核通过的需求申请，结合公司宣传计划和资源情况，制定广告物料的制作和投放计划。2.广告物料制作计划应明确物料的名称、规格、数量、制作要求、交付时间等；投放计划应明确物料的投放位置、投放时间、维护责任人等。3.广告物料计划经市场部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，市场部门将计划下达给行政部门和设计部门执行。四、广告物料的制作（一）供应商选择1.行政部门根据广告物料的制作需求，通过招标、询价、比价等方式选择合格的供应商。供应商应具备相应的资质和制作能力，信誉良好，价格合理。2.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、服务态度等进行评估，对于不合格的供应商及时淘汰。（二）制作合同签订1.市场部门与选定的供应商签订制作合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物料的规格、数量、价格、制作要求、交付时间、验收标准、付款方式等。2.制作合同经公司法律部门审核后，由市场部门负责人和供应商签字盖章生效。（三）设计文件审核1.设计部门完成广告物料的设计后，提交设计文件给市场部门审核。市场部门应从设计内容是否符合公司品牌形象、宣传主题、法律法规要求等方面进行审核。2.如设计文件存在问题，市场部门应及时反馈给设计部门进行修改，直至审核通过。（四）制作过程跟踪1.市场部门负责对广告物料的制作进度进行跟踪，定期与供应商沟通，了解制作进展情况，确保按时交付。2.如发现制作过程中出现延误或质量问题，市场部门应及时与供应商协商解决，必要时采取相应的措施，如调整制作计划、更换供应商等。（五）验收1.广告物料制作完成后，供应商应提前通知市场部门进行验收。市场部门组织相关人员按照制作合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括物料的质量、规格、数量、颜色、图案、文字等是否符合要求。如验收不合格，市场部门应要求供应商限期整改或重新制作，直至验收合格为止。3.验收合格后，市场部门填写《广告物料验收单》，参与验收的人员签字确认。验收单应作为支付制作费用的依据之一。五、广告物料的采购（一）采购申请1.行政部门根据广告物料的库存情况和需求计划，填写《广告物料采购申请表》，注明物料的名称、规格、数量、预算金额等信息，提交部门负责人审核。2.部门负责人审核采购申请的合理性和必要性，如申请合理，签字后报公司分管领导审批。（二）采购实施1.经审批通过的采购申请，行政部门按照公司采购流程进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，应根据物料的性质和采购金额选择合适的采购方式。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确采购的物料名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（三）到货验收1.广告物料到货前，采购人员应通知行政部门和使用部门做好验收准备。2.物料到货后，行政部门组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括物料的外观、数量、规格、质量等是否符合要求。3.如验收合格，行政部门填写《广告物料验收单》，参与验收的人员签字确认；如验收不合格，行政部门应及时与供应商联系，要求其采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。（四）入库管理1.验收合格的广告物料，行政部门办理入库手续，按照物料的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账，记录物料的入库时间、数量、规格、存放位置等信息。2.库存物料应妥善保管，做好防潮、防火、防盗等工作，确保物料的质量不受影响。六、广告物料的发放与使用（一）发放流程1.使用部门根据工作需要，填写《广告物料领用申请表》，注明物料的名称、规格、数量、用途等信息，提交部门负责人审核。2.部门负责人审核领用申请的合理性和必要性，如申请合理，签字后报行政部门审批。3.行政部门根据审批通过的领用申请，办理物料发放手续，填写《广告物料发放登记表》，记录物料的发放时间、领取部门、领取人、物料名称、规格、数量等信息，并由领取人签字确认。（二）使用规范1.使用部门应按照规定的用途和要求正确使用广告物料，不得擅自更改物料的内容、规格、用途等。2.在使用过程中，应注意保护广告物料，避免损坏、丢失。如发现物料损坏或丢失，应及时向行政部门报告，并说明原因。3.对于临时性的广告宣传活动，使用部门应在活动结束后及时归还剩余的广告物料；对于长期使用的广告物料，应定期进行检查和维护，确保其正常使用。（三）现场管理1.在街道广告宣传活动现场，使用部门应安排专人负责广告物料的管理，确保物料的安装、摆放符合要求，整齐美观。2.广告物料安装过程中，应注意安全，遵守相关操作规程，避免发生安全事故。3.活动现场应保持整洁卫生，及时清理广告物料周围的垃圾和杂物。七、广告物料的维护与保养（一）定期检查1.行政部门定期对库存广告物料进行检查，查看物料是否有损坏、变形、褪色等情况。对于发现的问题，及时记录并采取相应的措施，如修复、更换等。2.使用部门负责对本部门使用的广告物料进行定期检查，发现问题及时向行政部门报告。（二）日常维护1.广告物料在使用过程中，使用部门应做好日常维护工作，如清洁海报、擦拭展架、检查灯箱灯泡等，确保物料的正常使用和良好外观。2.对于需要防水、防晒、防潮的广告物料，应采取相应的防护措施，避免物料受到损坏。（三）维修与更换1.当广告物料出现损坏或故障时，使用部门应及时向行政部门报告。行政部门根据物料的损坏情况，安排维修或更换。2.对于可维修的物料，行政部门联系专业维修人员进行维修；对于无法维修或维修成本过高的物料，行政部门根据实际情况进行更换。八、广告物料的报废（一）报废条件1.广告物料因使用年限到期、损坏严重无法修复、失去使用价值等原因，可申请报废。2.因公司宣传策略调整、活动结束等原因不再使用的广告物料，也可申请报废。（二）报废申请1.使用部门或行政部门填写《广告物料报废申请表》，详细说明报废物料的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核报废申请的合理性，如申请合理，签字后报公司分管领导审批。（三）报废处理1.经审批通过的报废申请，行政部门组织相关人员对报废物料进行清理和处置。报废物料可采取变卖、捐赠、回收等方式进行处理，但应确保处置过程符合公司规定和相关法律法规要求。2.行政部门对报废物料的处置情况进行记录，填写《广告物料报废处置登记表》，包括处置时间、处置方式、处置收入等信息。九、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的监督小组，定期对广告物料的管理情况进行监督检查，包括物料的需求计划、制作、采购、发放、使用、维护、报废等环节。2.监督检查可采取现场检查、资料查阅、人员访谈等方式进行，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立广告物料管理考核评价机制，对各部门在广告物料管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括物料需求合理性、制作质量、采购成本控制、发放及时性、使用