部门采购流程管理制度

部门采购流程管理制度一、总则（一）目的为规范公司部门采购流程，加强采购管理，提高采购效率，确保采购活动的公开、公平、公正，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门的采购活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督。4.公平性原则：对所有供应商一视同仁，公平竞争，择优选取。5.诚实信用原则：采购活动中各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据工作需要和业务发展规划，提前制定年度采购计划。年度采购计划应包括采购项目、数量、规格、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。3.在采购执行过程中，如因业务变化需要调整采购计划，应提前填写《采购计划变更申请表》，说明变更原因、变更内容等，经部门负责人审核、公司分管领导审批后执行。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划进行编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应充分考虑市场价格波动、业务发展需求等因素，确保预算的合理性和准确性。2.采购预算编制完成后，应提交公司财务部门进行审核。财务部门应从公司整体财务状况出发，对采购预算的合理性、资金安排等进行审核，并提出审核意见。3.经财务部门审核通过后的采购预算报公司管理层审批。审批通过后的采购预算作为控制采购成本的依据。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。对于新的采购项目，应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。3.对潜在供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。实地考察或资质审核可邀请相关部门人员共同参与。4.根据考察或审核结果，选择确定合格供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利义务、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估周期可根据实际情况设定，一般为每季度或每半年进行一次。2.建立供应商评估与考核指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。通过对供应商的各项指标进行评分，计算出综合得分，对供应商进行排名。3.根据评估与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，如仍未改善，可暂停或终止合作。（三）供应商信息维护1.采购部门应及时更新供应商信息库中的供应商信息，确保信息的准确性和完整性。2.对于供应商的重大变动，如公司名称变更、经营范围调整、法定代表人更换等，应及时进行记录和更新，并通知相关部门。四、采购流程（一）采购申请1.各部门需要采购物品或服务时，应填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购原因、预计到货时间等内容。2.《采购申请表》应由部门负责人审核签字后提交采购部门。如采购项目涉及多个部门，应经相关部门会签后提交。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，应根据采购预算和相关规定进行初审。初审内容包括采购项目是否在预算范围内、采购申请的合理性等。2.初审通过后，将《采购申请表》提交公司分管领导审批。对于金额较大或重要的采购项目，还需提交公司管理层审批。3.审批通过后的《采购申请表》返回采购部门作为采购执行的依据。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的《采购申请表》，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和相关规定选择。2.对于招标采购，采购部门应编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。3.对于竞争性谈判采购、询价采购等方式，采购部门应向多家供应商发出谈判文件或询价单，邀请其报价。组织谈判或询价活动，比较各供应商的报价和条件，确定成交供应商。4.对于单一来源采购，采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经公司审批后与唯一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。5.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和质量情况。如发现问题，应及时协商解决。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律部门进行审核。法律部门应对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出审核意见。3.根据法律部门的审核意见，对采购合同进行修改完善后，由采购部门负责人、供应商法定代表人或授权代表签字盖章生效。（五）验收付款1.采购产品或服务到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收部门应按照采购合同和相关标准对采购产品或服务的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格后，验收部门应填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。3.采购部门根据《采购验收单》和采购合同，办理付款手续。付款申请应经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，按照公司财务制度进行付款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于市场价格波动风险，可通过签订价格调整条款、套期保值等方式进行应对；对于供应商违约风险，可在合同中明确违约责任、增加担保措施等。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，提前采取措施进行防范和控制。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改落实。（二）投诉处理1.公司设立采购投诉渠道，接受员工对采购活动的投诉和举报。投诉渠道包括电话、邮箱、意见箱等。2.收到投诉后，