财务内部印章管理制度

财务内部印章管理制度总则目的为加强公司财务内部印章管理，规范印章使用流程，防范财务风险，确保公司资金安全和财务工作的正常运转，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的财务部门所涉及的各类印章管理，包括但不限于财务专用章、发票专用章、法人章、财务负责人章等。基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：采取有效措施确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.严肃性原则：严格印章使用审批程序，明确使用范围和责任，确保印章使用的严肃性和规范性。4.不相容岗位分离原则：印章保管、使用与印章审批等岗位相互分离，形成相互制约机制。印章的刻制与启用印章的刻制1.申请：因工作需要刻制财务印章时，由财务部门填写《财务印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经财务负责人审核、公司分管领导审批后，提交至公司行政管理部门。2.刻制：行政管理部门根据审批后的申请表，选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中要严格监督，确保印章质量和样式符合要求。3.备案：印章刻制完成后，行政管理部门负责将印章的样式、规格等信息备案，并留存印模。同时，财务部门应将印章的启用时间、保管人等信息进行登记。印章的启用1.启用通知：印章刻制完成并备案后，财务部门应发布印章启用通知，明确印章启用日期、使用范围、保管要求等事项。通知应发送至公司内部各相关部门及分支机构。2.启用流程：在印章启用前，由财务负责人或其授权人对印章进行检查，确认印章完好无损后，在《财务印章使用登记簿》上进行首次登记，并注明启用日期。印章的保管保管人员职责1.专人专管：各类财务印章应指定专人负责保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。2.安全存放：印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙进行保管。严禁将印章随意放置或交予他人代管。3.日常检查：保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告财务负责人，并采取相应措施进行处理。保管要求1.财务专用章：由财务部门负责人或其授权的专人保管。保管人员应严格按照财务制度规定使用财务专用章，确保印章使用的准确性和安全性。2.发票专用章：由负责发票管理的人员保管。保管人员应在开具发票时正确使用发票专用章，并对印章的使用情况进行登记。3.法人章：一般由法定代表人或其授权的专人保管。法人章的使用应严格按照公司授权范围进行，确保印章使用符合法律法规和公司规定。4.财务负责人章：由财务负责人本人或其授权的专人保管。保管人员应在涉及财务审批等相关业务时，按照规定使用财务负责人章。印章交接1.交接原因：因工作调动、离职等原因，印章保管人员发生变更时，必须办理印章交接手续。2.交接流程：交接双方应填写《财务印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、启用时间、保管期限等信息，并签字确认。交接过程中，应由财务负责人或其指定的监交人在场监督，确保交接工作的顺利进行。交接完成后，交接清单应一式三份，交接双方各执一份，财务部门留存一份。印章的使用使用范围1.财务专用章：用于公司各类财务票据、文件、报表等的盖章确认，如支票、汇票、本票、财务报表、税务申报资料等。2.发票专用章：用于公司对外开具的各类发票上的盖章。3.法人章：用于公司重大财务事项的决策、授权委托书、合同协议等文件上的盖章确认，以及法定代表人授权范围内的其他事项。4.财务负责人章：用于财务审批文件、财务报表审核、财务相关证明等文件上的盖章确认。使用流程1.申请：使用财务印章时，应填写《财务印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途等信息，并经相关负责人审批。2.审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，小额用印事项由财务部门负责人审批；较大金额或重要事项的用印，需经公司分管领导或总经理审批。3.用印：审批通过后，印章保管人员应按照申请表上的要求，在指定位置加盖印章，并对用印情况进行登记。登记内容包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人等信息。4.盖章要求：印章应清晰、端正地加盖在文件规定的位置上，不得模糊、歪斜或遗漏。盖章后，应对印章进行检查，确保印章清晰、完整。特殊情况处理1.紧急用印：如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批时，印章保管人员应及时与财务负责人或相关领导沟通，在取得同意后先行用印，并在事后补办审批手续。2.异地用印：因业务需要在异地使用财务印章时，应提前将用印文件、申请表等资料通过传真、邮件等方式发送至公司总部或相关审批人员进行审批。审批通过后，可委托当地分支机构或相关人员代为用印，并要求其按照规定进行登记和保管。印章的停用与销毁停用原因1.机构调整：因公司机构调整、部门撤并等原因，导致印章不再使用。2.印章损坏：印章因磨损、损坏等原因无法正常使用。3.其他原因：因法律法规变更、公司制度调整等其他原因，需要停用印章。停用流程1.申请：由财务部门填写《财务印章停用申请表》，详细说明停用印章的名称、原因、停用日期等信息，并经财务负责人审核、公司分管领导审批后，提交至公司行政管理部门。2.通知：行政管理部门根据审批后的申请表，发布印章停用通知，明确停用印章的名称、停用日期等事项。通知应发送至公司内部各相关部门及分支机构。3.登记：印章保管人员在收到停用通知后，应在《财务印章使用登记簿》上注明印章停用日期，并将印章妥善保管。销毁1.销毁申请：对于需要销毁的印章，由财务部门填写《财务印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、启用时间、保管期限等信息，并经财务负责人审核、公司分管领导审批后，提交至公司行政管理部门。2.销毁方式：行政管理部门应选择具有资质的销毁机构对印章进行销毁。销毁过程中，应安排专人进行监督，确保印章被彻底销毁。3.销毁记录：销毁完成后，销毁机构应出具销毁证明，并由监督人员签字确认。财务部门应将销毁证明及销毁申请表等资料存档保管。监督与检查内部审计公司内部审计部门应定期对财务印章管理情况进行审计，检查印章的保管、使用、交接等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。日常检查财务部门负责人应定期对印章保管情况进行检查，确保印章安全存放、使用规范。同时，应对印章使用申请表、使用登记簿等资料进行审核，发现问题及时纠正。违规处理对于违反本制度规定使用、保管财务印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令