资料室管理制度及规定

资料室管理制度及规定一、总则（一）目的为了加强公司资料室的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部资料室的管理，包括资料的收集、整理、存储、借阅、归还等环节。（三）职责分工1.资料室管理人员负责资料室的日常管理工作，包括资料的分类、编号、上架、下架等。定期对资料进行盘点和清查，确保资料的数量和质量。办理资料的借阅、归还手续，对逾期未还的资料进行催还。维护资料室的环境整洁和安全，防止资料损坏、丢失和被盗。2.各部门资料员负责本部门资料的收集、整理和归档工作，并及时将整理好的资料移交资料室。根据工作需要，向资料室借阅相关资料，并在规定时间内归还。协助资料室管理人员做好资料的管理工作，提出改进资料管理的建议。二、资料的收集与整理（一）收集范围1.公司内部产生的各类文件、报告、合同、协议、会议记录、统计报表等。2.公司外部获取的与业务相关的政策法规、行业标准、市场调研报告、技术资料等。3.公司员工个人提交的具有参考价值的资料，如学术论文、工作经验总结等。（二）收集要求1.各部门资料员应及时收集本部门产生的资料，并进行初步整理，确保资料的完整性和准确性。2.对于外部获取的资料，应注明来源和获取时间，并进行必要的筛选和整理。3.员工个人提交的资料应经过部门负责人审核后，方可移交资料室。（三）整理方法1.资料室管理人员应对收集到的资料进行分类整理，按照资料的性质、用途、时间等因素进行划分，确定资料的类别和编号。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用"年份+部门代码+顺序号"的方式，例如"2023HR001"。3.建立资料目录索引，将资料的编号、名称、类别、存放位置等信息进行详细记录，方便查阅。4.对整理好的资料进行装订、归档，确保资料的整齐、美观和牢固。三、资料的存储与保管（一）存储环境1.资料室应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止资料受潮、发霉、变形等。2.资料室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施，如灭火器、防盗门、防虫剂、除湿机、吸尘器等，确保资料的安全存储。（二）存储方式1.资料应按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于重要资料和常用资料，应设置专门的存放区域，并进行标识。3.资料应分类存放，不同类别的资料之间应保持一定的间隔，以便于区分和查找。4.资料应垂直摆放，避免平放或斜放，以防止资料受损。（三）保管期限1.资料的保管期限应根据其重要性和使用价值进行确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期资料的保管期限为13年，中期资料的保管期限为35年，长期资料的保管期限为5年以上。3.对于超过保管期限的资料，应进行鉴定和清理，确无保存价值的资料可予以销毁。（四）盘点清查1.资料室管理人员应定期对资料进行盘点清查，确保资料的数量和质量与目录索引一致。2.盘点清查应至少每年进行一次，如发现资料丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.盘点清查结束后，应编制盘点报告，记录盘点结果，并将报告提交给公司领导。四、资料的借阅与归还（一）借阅权限1.公司员工因工作需要可借阅资料室的资料，但必须经过部门负责人批准。2.借阅重要资料和机密资料，需经公司分管领导批准。3.外部单位人员因工作需要借阅资料，需经公司相关部门负责人批准，并办理相关手续。（二）借阅手续1.借阅人应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，并签字确认。2.《资料借阅申请表》经部门负责人或公司分管领导批准后，交资料室管理人员办理借阅手续。3.资料室管理人员根据《资料借阅申请表》，为借阅人办理资料借阅登记手续，记录借阅资料的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，并将资料交给借阅人。（三）借阅期限1.一般资料的借阅期限为15天，如需延长借阅期限，应提前向资料室管理人员提出申请，并经批准后方可延期。2.重要资料和机密资料的借阅期限根据具体情况确定，一般不超过7天。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还资料，如逾期未还，资料室管理人员应及时催还。（四）归还手续1.借阅人归还资料时，应将资料完好无损地交给资料室管理人员。2.资料室管理人员应检查归还资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏或丢失，应及时查明原因，并要求借阅人进行赔偿。3.资料室管理人员在确认资料完好无损后，为借阅人办理资料归还登记手续，注销借阅记录。五、资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要可查阅资料室的资料，但必须经过部门负责人批准。2.查阅重要资料和机密资料，需经公司分管领导批准。3.外部单位人员因工作需要查阅资料，需经公司相关部门负责人批准，并办理相关手续。（二）查阅手续1.查阅人应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅时间、查阅目的等信息，并签字确认。2.《资料查阅申请表》经部门负责人或公司分管领导批准后，交资料室管理人员办理查阅手续。3.资料室管理人员根据《资料查阅申请表》，为查阅人提供所需资料，并指定查阅地点。4.查阅人应在资料室管理人员指定的地点查阅资料，不得擅自将资料带出资料室。如需复印或摘抄资料，应经资料室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）使用要求1.查阅人应爱护资料，不得在资料上涂改、乱画、折叠、裁剪等，如有违反，应承担相应的赔偿责任。2.查阅人应在规定的时间内查阅完资料，并将资料归还原处。如需继续查阅，应重新办理查阅手续。3.查阅人不得将查阅的资料泄露给无关人员，如有违反，应承担相应的法律责任。六、资料的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的资料。2.公司内部规定的属于保密范畴的其他资料。（二）保密措施1.资料室应设置专门的保密区域，存放保密资料，并配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁等。2.资料室管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将保密资料泄露给无关人员。3.借阅和查阅保密资料的人员应严格履行保密义务，不得将资料带出保密区域，不得擅自复制、摘抄、传播保密资料。4.对于涉及保密资料的文件、报告、会议等，应采取相应的保密措施，如限制参会人员、使用加密设备等。（三）保密教育1.公司应定期对员工进行保密教育，提高员工的保密意识和保密技能。2.资料室管理人员应加强对保密资料的管理，对发现的保密问题及时报告，并采取相应的措施进行处理。七、资料的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且确无保存价值的资料。2.因公司业务调整、机构合并等原因不再使用的资料。3.已损坏、丢失且无法修复或找回的资料。（二）销毁程序1.资料室管理人员应定期对需要销毁的资料进行清理和登记，编制《资料销毁清单》。2.《资料销毁清单》经部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.经批准后，资料室管理人员应组织专人对需要销毁的资料进行销毁，销毁方式可采用焚烧、粉碎等。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等，