财务票据存放管理制度

财务票据存放管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务票据的存放管理，规范财务票据的使用、保管和核销流程，确保财务票据的安全与完整，维护公司正常的财务秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及财务票据的各部门及相关人员，包括但不限于财务部门、销售部门、采购部门、行政部门等。所涉及的财务票据包括但不限于发票（增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等）、收据、支票、汇票、本票、财政票据等各类有价证券。（三）基本原则1.合法性原则：财务票据的存放管理必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.安全性原则：确保财务票据在存放过程中的安全，防止票据丢失、被盗、损毁等情况发生。3.准确性原则：财务票据的记录和管理应准确无误，保证票据信息与业务实际相符。4.及时性原则：及时处理财务票据的领用、使用、核销等业务，不得拖延积压。二、财务票据的种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税一般纳税人客户，客户可凭此发票抵扣进项税额。2.增值税普通发票：用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税小规模纳税人客户以及其他不需要抵扣进项税额的客户。3.机动车销售统一发票：专门用于公司销售机动车时开具给购买方。（二）收据1.内部收据：用于公司内部各部门之间的往来款项结算，如员工借款、押金收取等。2.外部收据：用于收取客户的非应税款项，如预收货款、定金等。（三）支票1.现金支票：用于支取现金，仅限公司内部使用，如支付员工工资、备用金等。2.转账支票：用于同城交易的款项支付，通过银行转账将款项从公司账户支付给收款方。（四）汇票1.银行汇票：由出票银行签发，由其在见票时按照实际结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。适用于同城或异地结算。2.商业汇票：由出票人签发，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。商业汇票又分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。（五）本票银行本票是申请人将款项交存银行，由银行签发的承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。适用于同城范围内的商品交易、劳务供应及其他款项的结算。（六）财政票据财政票据是指由财政部门监（印）制、发放、管理，国家机关、事业单位、具有公共管理或者公共服务职能的社会团体及其他组织依法收取政府非税收入或者从事非营利性活动收取财物时，向公民、法人和其他组织开具的凭证。三、财务票据的购买与印制（一）购买1.财务部门指定专人负责财务票据的购买工作。购买前，应根据公司业务需求，确定所需票据的种类、数量，并填写"财务票据购买申请表"，经财务负责人审核、公司领导批准后，方可前往相关部门购买。2.购买发票时，需携带税务登记证副本、经办人身份证明、发票专用章等资料，按照税务机关规定的程序和要求进行购买。购买其他财务票据时，应按照相关管理部门的规定办理手续，提供必要的证明文件。3.购买回来的财务票据，应及时办理验收入库手续。验收人员应对票据的种类、数量、号码等进行仔细核对，确保与购买申请表一致，并在"财务票据验收入库单"上签字确认。（二）印制1.对于有特殊要求需要自行印制财务票据的情况，由财务部门提出申请，说明印制原因、票据内容、格式等详细信息，经财务负责人审核、公司领导批准后，报相关管理部门备案。2.选择具备合法资质的印刷企业进行印制。与印刷企业签订印制合同，明确双方的权利和义务，包括票据的规格、质量要求、印制数量、交货时间、保密条款等。3.印制过程中，财务部门应安排专人进行监督，确保印制的财务票据符合公司要求和相关规定。印制完成后，按照验收入库程序进行验收，合格后方可入库使用。四、财务票据的存放管理（一）存放地点1.设立专门的财务票据存放保险柜，保险柜应放置在财务部门的专用房间内，房间应具备防盗、防火、防潮、防虫等安全条件。2.保险柜应配备两把不同钥匙的锁具，分别由财务负责人和票据保管人员保管。开启保险柜时，必须两人同时在场。（二）存放方式1.财务票据应按照种类、号码顺序进行分类存放。每类票据应分开存放，并在存放处标明票据名称、起止号码等信息。2.已开具的票据存根联应按照开票日期顺序装订成册，在封面上注明票据种类、起止号码、开票日期、开票金额等信息，并妥善保管。3.作废的财务票据应加盖"作废"戳记，全联次留存，并与已开具票据存根联一同装订保管，不得随意销毁。（三）安全措施1.安装监控设备，对财务票据存放区域进行24小时监控，确保票据存放环境的安全。监控录像资料应至少保存[x]年。2.配备必要的消防器材，如灭火器、灭火器具等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.对存放财务票据的保险柜定期进行检查，确保锁具、密码等安全设施正常运行。如有异常情况，应及时报告并采取相应措施。4.加强财务部门的安全保卫工作，限制无关人员进入财务票据存放区域。如因工作需要进入，必须经过财务负责人批准，并由票据保管人员陪同。五、财务票据的领用管理（一）领用申请1.公司内部各部门因业务需要领用财务票据时，应填写"财务票据领用申请表"，详细注明领用票据的种类、数量、用途等信息。2."财务票据领用申请表"经部门负责人签字确认后，提交至财务部门。财务部门对领用申请进行审核，重点审核领用用途是否合理、领用数量是否与业务需求相符等。审核通过后，报财务负责人批准。（二）领用登记1.票据保管人员根据批准后的"财务票据领用申请表"，办理财务票据的领用手续。在"财务票据领用登记簿"上详细记录领用日期、领用部门、领用人姓名、票据种类、号码、数量等信息，并由领用人签字确认。2.领用人应在领用的财务票据上加盖公司财务专用章或发票专用章（根据票据类型而定），并按照规定的格式和要求正确填写相关内容。（三）领用期限1.财务部门应根据业务实际情况，合理确定财务票据的领用期限。一般情况下，发票的领用期限不得超过[x]个月，其他票据的领用期限由财务部门根据具体情况确定。2.领用人应在规定的领用期限内使用完毕财务票据，并及时办理核销手续。如因特殊原因需要延长领用期限的，应提前向财务部门提出申请，经批准后方可延长。六、财务票据的使用管理（一）开具要求1.财务人员应严格按照国家税收法律法规及相关财务制度的规定开具财务票据。发票开具时，应确保项目齐全、内容真实、字迹清楚、全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。2.开具财务票据时，应按照顺序号依次开具，不得跳号、空号。如发生填开错误的情况，应在全部联次上注明"作废"字样，并妥善保管，不得撕毁。3.对于销售货物、提供劳务等业务，在开具发票时应详细注明货物或劳务的名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，确保发票内容与实际交易相符。（二）交付与签收1.财务票据开具后，应及时交付给客户或相关部门。交付方式可根据实际情况选择邮寄、专人送达等。2.客户或相关部门收到财务票据后，应在"财务票据签收登记簿"上签字确认。如客户采用邮寄方式接收发票的，应要求客户在收到发票后及时反馈签收情况，可通过邮件、短信等方式进行确认。（三）使用监督1.财务部门应定期对财务票据的使用情况进行检查，检查内容包括票据的开具是否规范、交付是否及时、签收手续是否齐全等。2.对于发现的问题，应及时要求相关责任人进行整改。如因使用不当导致财务风险或税务问题的，将追究相关责任人的责任。七、财务票据的核销管理（一）核销申请1.财务票据使用完毕后，领用人应及时办理核销手续。填写"财务票据核销申请表"，详细注明已使用票据的种类、号码、开具日期、金额、用途等信息，并附上相关业务证明材料，如发票对应的合同、送货单、验收单等。2."财务票据核销申请表"经部门负责人签字确认后，提交至财务部门。（二）核销审核1.财务部门对提交的"财务票据核销申请表"及相关证明材料进行审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性，业务的真实性、合理性，以及票据与业务的匹配性等。2.如审核发现问题，应及时与领用人沟通核实，并要求其补充或更正相关材料。审核通过后，报财务负责人批准。（三）核销处理1.票据保管人员根据批准后的"财务票据核销申请表"，对已使用的财务票据进行核销处理。在"财务票据领用登记簿"上注明核销日期、核销情况等信息，并将已使用的票据存根联与相关证明材料一同装订成册，妥善保管。2.对于已核销的财务票据，应在票据上加盖"已核销"戳记，防止重复使用。八、财务票据的盘点与清查（一）定期盘点1.财务部门应定期对财务票据进行盘点，盘点周期为[x]月/季/年（根据实际情况确定）。盘点工作由财务负责人组织，票据保管人员和其他相关人员参与。2.盘点时，应对财务票据的实际数量、种类、号码等进行逐一核对，与"财务票据领用登记簿"及相关账册记录进行比对，确保账实相符。3.编制"财务票据盘点表"，详细记录盘点情况，包括盘点日期、票据名称、起止号码、账面数量、实际数量、盘盈盘亏情况及原因等。盘点结束后，盘点人员应在"财务票据盘点表"上签字确认。（二）不定期清查1.在发生重大财务事项、人员变动、机构调整等情况下，应及时对财务票据进行不定期清查，确保财务票据的安全与完整。2.不定期清查的程序和方法与定期盘点相同。清查结果应形成书面报告，报送公司领导和相关部门。（三）盘盈盘亏处理1.如在盘点或清查过程中发现财务票据盘盈或盘亏的情况，应及时查明原因，并编制"财务票据盘盈盘亏报告表"。2.对于盘盈的财务票据，应核实其来源和真实性，经批准后进行相应的账务处理。对于盘亏的财务票据，应区分责任，属于保管不善等人为原因造成的，应追究相关责任人的责任；属于自然灾害等不可抗力因素造成的，应及时采取措施进行补救，并按照规定进行账务处理。九、财务票据的交接管理（一）人员交接1.财务票据保管人员因工作调动、离职等原因需要办理交接手续时，应提前[x]天向财务部门提出申请。2.交接时，由财务负责人监交，原票据保管人员应将所保管的财务票据、"财务票据领用登记簿"、保险柜钥匙等相关资料全部移交给新的票据保管人员。双方应在"财务票据交接清单"上详细注明交接的票据种类、号码、数量、交接时间等信息，并签字确认。3.交接过程中，如发现财务票据存在问题或账实不符的情况，原票据保管人员应负责查明原因并处理完毕后方可办理交接手续。（二）部门交接1.公司内部涉及财务票据流转的部门之间进行交接时，应填写"财务票据部门交接清单"，详细记录交接的票据种类、号码、数量、交接时间、交接双方部门及人员等信息。2.交接双方应在"财务票据部门交接清单"上签字确认。交接过程中，如发现财务票据存在问题，应及时协商解决，并做好记录。十、财务票据的销毁管理（一）销毁条件1.财务票据存根联等已到保管期限，且按照规定不需要继续保存的，可以进行销毁。2.因公司合并、分立、改制等原因，导致财务票据不再使用或失去效力的，可以进行销毁。（二）销毁申请1.由财务部门提出财务票据销毁申请，填写"财务票据销毁申请表"，详细注明拟销毁票据的种类、号码、数量、保管期限、销毁原因等信息。2."财务票据销毁申请表"经财务负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁处理。（三）销毁程序1.销毁财务票据时，应选择具有保密资质和良好信誉的销毁机构进行处理。与销毁机构签订销毁合同，明确双方的责任和义务。2.在销毁现场，应由