公司档案管理工作方案

公司档案管理工作方案一、工作背景随着公司业务的不断拓展和规模的日益扩大，档案作为公司重要的信息资源，对于支撑公司决策、规范业务流程、维护公司权益等方面发挥着越来越重要的作用。为了加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本工作方案。二、工作目标1.建立健全公司档案管理制度体系，明确档案管理职责和工作流程。2.加强档案收集、整理、归档工作，确保各类档案资料及时、完整、准确地纳入档案管理系统。3.推进档案数字化建设，提高档案检索、利用效率，实现档案信息资源的共享。4.强化档案安全管理，保障档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。5.提升档案管理人员业务素质，打造一支专业化、高素质的档案管理队伍。三、工作原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责统筹协调档案管理工作。2.完整性原则：确保公司各类业务活动中形成的档案资料全面、完整地收集归档。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映公司业务活动实际情况。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。四、档案分类及归档范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件资料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。公司内部管理制度、规定、办法、通知等文件。公司会议文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。公司领导重要讲话、报告、批示等。公司行政事务文件，如工作计划、总结、报告、请示、批复等。公司印章管理文件，包括印章使用登记表、印章保管制度等。公司办公自动化系统文件，如电子公文、邮件等。公司资质证书、荣誉证书等文件。公司大事记、年鉴等资料。2.人力资源管理类员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等相关文件资料，包括招聘启事、应聘登记表、面试评估表、培训记录、考核成绩、晋升审批表、调动通知、离职证明等。员工薪酬福利文件，如工资表、奖金分配方案、社保缴纳记录、福利发放记录等。员工劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。员工人事档案，包括个人简历、学历证书、学位证书、资格证书、培训证书、奖惩记录等。公司人力资源规划、人力资源统计报表等文件。3.财务管理类公司财务管理制度、会计核算制度、财务内部控制制度等文件。公司财务预算、决算报告、财务分析报告等。公司会计凭证、账簿、报表等会计资料。公司税务申报资料，如纳税申报表、税务审计报告等。公司资金管理文件，包括资金计划、资金审批表、银行对账单等。公司固定资产管理文件，如固定资产台账、固定资产购置审批表、固定资产折旧计算表等。公司财务审计报告、资产评估报告等。4.市场营销类市场调研报告、市场分析报告、市场预测报告等。公司产品宣传资料，如产品手册、宣传单页、海报、视频等。公司销售合同、订单、客户档案等。公司营销活动策划方案、执行记录、总结报告等。公司客户投诉处理记录、客户满意度调查资料等。公司市场推广费用预算、费用报销记录等。5.生产管理类公司生产管理制度、生产操作规程、质量控制制度等文件。公司生产计划、生产调度记录、生产统计报表等。公司原材料采购合同、供应商档案、原材料入库记录等。公司产品生产记录、产品检验报告、产品质量追溯记录等。公司设备管理文件，如设备台账、设备购置审批表、设备维护保养记录、设备维修记录等。公司安全生产文件，如安全生产管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。6.技术研发类公司技术研发管理制度、技术创新奖励制度等文件。公司技术研发项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划、项目总结报告等。公司技术研发成果文件，如专利证书、软件著作权证书、技术鉴定报告等。公司技术研发过程中的实验数据、技术图纸、技术方案、技术文档等。公司技术合作协议、技术转让合同等。7.合同管理类公司各类合同文本，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。合同评审记录、合同签订审批表、合同变更记录、合同终止记录等。合同履行情况跟踪记录、合同纠纷处理记录等。8.项目管理类公司各类项目立项文件，如项目申请书、项目可行性研究报告、项目批复文件等。项目管理计划、项目进度报告、项目质量报告、项目成本报告等。项目文档资料，如项目方案、项目文档、项目验收报告等。项目相关会议记录、项目沟通记录等。9.其他类公司与政府部门、合作伙伴、客户等往来的重要文件资料。公司参加各类会议、活动的相关文件资料，如会议邀请函、活动方案、活动照片、活动总结等。公司对外宣传报道资料，如新闻稿件、媒体报道等。公司认为有保存价值的其他文件资料。五、工作步骤1.准备阶段（[具体时间区间1]）成立公司档案管理工作领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员，负责统筹协调档案管理工作。开展档案管理现状调研，全面了解公司档案管理工作的基本情况，包括档案数量、种类、保管状况、利用情况等，找出存在的问题和不足。制定档案管理工作方案，明确工作目标、任务、步骤、措施和责任分工。组织档案管理培训，提高档案管理人员和全体员工的档案管理意识和业务水平。准备档案管理所需的设施设备和办公用品，如档案柜、档案盒、装订机、扫描仪、计算机等。2.制度建设阶段（[具体时间区间2]）修订和完善公司档案管理制度，明确档案管理机构和人员职责、档案收集范围和要求、档案整理和归档标准、档案保管和保护措施、档案检索和利用规定、档案鉴定和销毁程序等内容。制定各类档案管理细则，如行政管理类档案管理细则、人力资源管理类档案管理细则、财务管理类档案管理细则等，进一步细化档案管理工作流程和操作规范。建立档案管理工作流程，包括档案收集、整理、归档、保管、检索、利用、鉴定、销毁等环节的工作流程和操作要求，确保档案管理工作有序进行。完善档案管理工作表单，如档案收集登记表、档案整理目录表、档案借阅登记表、档案销毁审批表等，规范档案管理工作记录。3.档案收集与整理阶段（[具体时间区间3]）明确档案收集责任部门和责任人，各部门按照档案归档范围和要求，负责收集本部门形成的各类档案资料，并及时移交综合管理部门。综合管理部门对各部门移交的档案资料进行集中统一接收，认真核对档案资料的完整性和准确性，对不符合要求的档案资料及时退回相关部门补充完善。按照档案分类标准和整理规范，对接收的档案资料进行分类整理，包括文件材料的装订、编目、编号、装盒等工作，确保档案资料整齐、规范、有序。建立档案目录数据库，将整理好的档案资料录入档案管理系统，形成电子目录，方便档案检索和利用。4.档案数字化阶段（[具体时间区间4]）制定档案数字化工作计划，明确数字化工作目标、任务、步骤、技术要求和质量标准等内容。确定档案数字化加工单位，按照相关标准和要求，对档案资料进行数字化扫描、图像处理、数据挂接、存储等工作，确保数字化档案与纸质档案内容一致。建立数字化档案管理系统，实现数字化档案的存储、检索、利用、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。对数字化档案进行备份，确保档案数据安全。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。5.档案保管与利用阶段（长期）按照档案保管要求，建立专门的档案库房，配备必要的保管设施设备，如温湿度控制设备、防火防盗设备、防虫防鼠设备等，确保档案实体安全。制定档案库房管理制度，明确档案库房管理人员职责、档案出入库登记手续、档案库房环境管理要求、档案安全检查制度等内容，加强档案库房日常管理。建立档案利用制度，规范档案查阅、借阅、复印等利用流程，严格履行审批手续，确保档案信息安全。积极开展档案利用服务工作，为公司领导决策、业务部门工作、员工查阅资料等提供及时、准确、有效的档案信息支持。定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案资料的完整性和安全性。6.档案鉴定与销毁阶段（定期）制定档案鉴定工作方案，明确档案鉴定的组织领导、鉴定标准、鉴定方法、鉴定程序等内容。成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门牵头，会同相关业务部门人员组成，对到期档案进行鉴定。档案鉴定工作小组按照档案鉴定标准，对档案资料的保存价值进行评估，确定需要继续保存的档案和可以销毁的档案。对拟销毁的档案编制销毁清册，经公司领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。对已销毁的档案进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，以备查询。六、工作要求1.提高认识，加强领导。各部门要充分认识档案管理工作的重要性，切实加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入本部门工作计划，明确专人负责，确保档案管理工作顺利开展。2.明确职责，协同配合。档案管理工作领导小组要加强统筹协调，定期召开会议，研究解决档案管理工作中存在的问题。综合管理部门要认真履行档案管理职责，加强对各部门档案管理工作的指导和监督。各部门要积极配合综合管理部门做好档案收集、整理、归档等工作，形成工作合力。3.严格标准，确保质量。档案管理人员要严格按照档案管理相关标准和规范，认真做好档案收集、整理、归档、保管、利用等各项工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利