合同归档补充协议

合同归档补充协议甲方（全称）：__________________法定代表人：__________________地址：__________________联系方式：__________________乙方（全称）：__________________法定代表人：__________________地址：__________________联系方式：__________________鉴于甲乙双方于[原合同签订日期]签订了[原合同名称]（以下简称"原合同"），为进一步规范原合同相关资料的归档管理，明确双方权利义务，经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方就原合同归档事宜达成如下补充协议：一、标的物或服务具体描述（一）归档范围1.原合同履行过程中产生的各类文件，包括但不限于合同签订前的洽谈记录、意向书、合同文本及附件、补充协议、变更协议、解除协议、履行过程中的各类通知、函件、会议纪要、验收报告、结算凭证、发票等。2.与原合同相关的财务资料，如付款凭证、收款记录、费用明细、预算与决算报告等。3.涉及原合同的技术资料，如技术方案、设计图纸、技术规格书、技术交底记录、技术变更文件等。4.其他与原合同履行相关的资料，包括但不限于质量检验报告、售后服务记录、客户反馈意见等。（二）归档要求1.所有归档资料应真实、完整、准确，能够反映原合同履行的全过程。2.资料应按照时间顺序、类别进行分类整理，建立清晰的索引目录，便于查找和查阅。3.归档资料应采用纸质和电子两种形式保存。纸质资料应使用A4纸张打印或复印，并装订成册；电子资料应存储在可移动存储设备或专用服务器上，格式应便于长期保存和查阅，如PDF、DOCX等。4.对于重要资料，应进行备份存储，以防止数据丢失。备份存储地点应与原始存储地点分离，如分别存储在不同的物理位置或存储在不同的服务器上。二、权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权要求乙方按照本协议约定及时、准确地完成原合同归档工作。有权对乙方归档的资料进行检查和审核，如发现问题有权要求乙方限期整改。有权查阅和使用乙方归档的与原合同相关的资料，但应遵守本协议约定的查阅范围和程序。2.义务负责向乙方提供与原合同履行相关的各类资料，并确保所提供资料的真实性、完整性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付归档费用（如有）。协助乙方办理与原合同归档相关的手续，如提供必要的办公场地、设备等。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定及时提供与原合同履行相关的资料。有权按照本协议约定收取归档费用（如有）。有权对甲方提供的资料进行整理、分类和归档，并在归档过程中发现问题时及时向甲方反馈。2.义务按照本协议约定的时间和要求完成原合同归档工作，确保归档资料的质量符合要求。对归档资料进行妥善保管，防止资料丢失、损坏或泄露。如因乙方原因导致资料丢失、损坏或泄露，乙方应承担相应的赔偿责任。按照甲方要求提供与原合同归档相关的报告和统计数据，如归档进度报告、资料清单等。未经甲方书面同意，不得将归档资料提供给任何第三方或用于本协议约定以外的其他目的。三、归档费用及支付方式（一）费用金额经双方协商一致，甲方应向乙方支付原合同归档费用共计人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）支付方式甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付归档费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）；在乙方完成原合同归档工作并经甲方验收合格后的[X]个工作日内，甲方向乙方支付剩余归档费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到甲方支付的每笔款项后的[X]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。四、归档时间及验收（一）归档时间乙方应在本协议签订之日起[X]个工作日内开始原合同归档工作，并在[X]个工作日内完成全部归档工作。（二）验收标准1.归档资料应符合本协议约定的归档范围和要求，资料齐全、完整、准确。2.纸质资料装订整齐，目录清晰，电子资料存储规范，易于查阅。3.资料分类合理，索引目录准确，能够方便快捷地查找所需资料。（三）验收程序1.乙方完成原合同归档工作后，应提前[X]个工作日通知甲方进行验收。2.甲方应在收到乙方通知后的[X]个工作日内组织相关人员对归档资料进行验收。验收合格后，甲方向乙方出具验收报告；如验收不合格，甲方应向乙方提出书面整改意见，乙方应在接到整改意见后的[X]个工作日内完成整改，并重新提交甲方验收，直至验收合格为止。五、保密条款（一）保密范围双方应对在原合同归档过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、业务信息等予以保密，保密范围包括但不限于：1.甲方提供的与原合同履行相关的各类资料，如客户信息、业务数据、技术方案、财务状况等。2.乙方在归档过程中形成的工作成果，如归档资料的整理方法、索引目录、存储方式等。3.双方在合作过程中交流的其他涉及商业秘密、技术秘密或业务信息的内容。（二）保密期限双方的保密义务自本协议生效之日起至本协议终止后[X]年内持续有效。（三）保密措施1.双方应采取合理的保密措施，防止其知悉的对方商业秘密、技术秘密、业务信息等被泄露给任何第三方。2.未经对方书面同意，任何一方不得将其知悉的对方商业秘密、技术秘密、业务信息等用于本协议约定以外的其他目的。3.双方应要求其员工遵守保密义务，并对违反保密义务的员工采取相应的处罚措施。（四）违约责任如一方违反本协议保密条款的约定，应向对方支付违约金人民币[X]元（大写：[大写金额]）；如因违约行为给对方造成损失的，违约方还应承担相应的赔偿责任。六、违约责任（一）甲方违约责任1.如甲方未按照本协议约定向乙方支付归档费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金；逾期超过[X]日的，乙方有权暂停归档工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.如甲方未按照本协议约定及时向乙方提供与原合同履行相关的资料，导致乙方无法按时完成归档工作的，甲方应承担相应的责任，并赔偿乙方因此遭受的全部损失。3.如甲方违反本协议约定的保密条款，应按照本协议约定承担违约责任，并赔偿乙方因此遭受的全部损失。（二）乙方违约责任1.如乙方未按照本协议约定的时间和要求完成原合同归档工作，每逾期一日，应按照归档费用的[X]%向甲方支付违约金；逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的归档费用，同时乙方应按照归档费用的[X]%向甲方支付违约金，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。2.如乙方归档的资料不符合本协议约定的验收标准，乙方应在甲方要求的期限内进行整改，直至验收合格为止；如因乙方原因导致甲方无法按时使用归档资料或给甲方造成其他损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。3.如乙方违反本协议约定的保密条款，应按照本协议约定承担违约责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。七、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。甲乙双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款（一）本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。（二）本协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。如本协议与原合同有冲突之处，以本协议为准。（三）本协议未尽事宜，可由双方另行签订补充