改善档案销毁法制的思索

改善档案销毁法制的思索

作者：崔文俊

随着时间的推移，原本有保存价值的档案，可能变得小冉有保存

的价值，继续保管只会造成人力、物力、财力的浪费，因而有必要予

以销毁；若档案尚有保存价值，将其销毁则会使社会各方面无法利用，

因而有必要继续保管。永久保管的档案，被认为具有永久的保存价值,

故不得予以销毁；定期保管的档案，在一定的保管期限内，被视为具

有保存价值，亦不得予以销毁；至于已超过保管期限的定期档案，并

不能当然地被视为已无保存价值，其是否还有保存价值尚需进一步审

视：若其还有保存价值，则应当继续保管，不得予以销毁，若其已无

保存价值，则应该予以销毁。因此，基于继续保管的现实必要性的考

量，已逾法定保管期限，且无继续保存价值的定期档案，可予以销毁。

基于继续保管的预期可能性的考量国家在对公民、法人或者其他组织

设定义务或者负担忖，必须符合预期可能性原则。根据预期可能性原

则，在事实上或者法律上继续保管档案不可能时，国家不能要求档案

保管单位履行继续保管档案的义务。继续保管档案事实上不可能的，

主要指档案因天灾或事故被严重毁损，并且无法修复的情形。档案的

保管，以档案的存在为前提。在前述情形下,档案实际上已不复存在，

自然也就不能继续保管。继续保管档案在法律上不可能的，主要指遭

遇战争、等紧急情况，继续保管档案可能危害国家安全和利益的情形。

于此情形下，继续保管档案体现的利益与维护国家安全的利益相比,

显然后者更重要，自然不能牺牲后者而强行要求继续保管档案。因此,

基于继续保管的预期可能性考量，档案在事实上或者法律上不可能继

续保管时，亦可予以销毁。

档案销毁的程序

档案销毁的程序，是指档案工作人员在办理档案销毁时所应遵守

的工作顺序和步骤。对于没有继续保管必要性的档案的销毁，应根据

《档案法》和国家档案局的相关规定及其体现的精神设置销毁程序,

主要包括以下几个方面：1.编制档案销毁计划和拟销毁档案目录档

案保管单位销毁档案，应当先制定档案销毁计划和拟销毁档案目录。

在档案销毁计划中，档案工作人员应当列明下列事项：拟销毁档案的

年度、种类、数量；拟销毁档案的存放场所；销毁档案的时间、地点

以及销毁方法：其它需要注意的事项。在档案销毁目录中，档案工作

人员应当记载拟销毁档案的档号、案卷（文件）名称、卷（件）数、

形成日期、保管期限、内容摘要、形成单位或者移交单位以及其它必

要的事项。要求档案销毁履行这一程序，对于推动档案销毁工作的顺

利进行，提高档案销毁工作的质量与效率，具有十分重要的意义。目

前，国家档案局并未要求档案销毁必须履行该程序，尚有待将来通过

立法确定相关条款。2.鉴定档案的保存价值档案保存价值的鉴定是

确定档案存毁的前提和基础。根据国家档案局的有关规定，档案的保

存价值由档案保管单位的档案管理人员和业务部门人员共同组成的

鉴定小组进行鉴定；只有经鉴定确实没有保存价值的档案，才能进一

步办理销毁手续。至于鉴定小组的工作方式是实行组长负责制，还是

实行少数服从多数制，目前尚无明确的规定。考虑到档案保存价值的

鉴定具有高度的专业技术性及政策性，为确保鉴定结论的科学正确性,

应交由相对独立的专家组成的（或有相对独立的专家参与的）鉴定小

组进行，以少数服从多数的原则达成鉴定意见。我国目前的档案保存

价值鉴定机制并不科学，难以确保鉴定结论的科学正确性，应适时予

以修正。3.征求有关单位或个人的意见在批准销毁档案之前，征求

有关单位或个人的意见，可以最大限度地避免发生错误销毁档案的情

况。如果有关单位或个人认为拟销毁的档案还有保存价值，应当延长

保存年限或者变更为永久保存，可以提出具体的建议并说明理由，供

审批机关参考。这里的“有关单位”主要指档案的形成单位、移交单

位，“有关个人”主要指档案内容涉及到的研究领域的专家、学者。

根据《档案馆工作通则》第条的规定，档案馆在办理销毁档案事项时，

必须征求有关单位的意见。考虑到征求有关单位或者个人意见的程序

所具有的重要意义，我们在办理销毁档案事项时，应自觉地履行这一

程序，以确保档案销毁工作的审慎性4.档案销毁的报批档案必须经

过法定审查批准才能予以销毁。根据《档案馆工作通则》第条和《机

关档案工作条例》第条的规定，档案馆保管的档案的销毁，由主管的

领导机关批准；各级党、政、军机关和人民团体保管的档案的销毁，

由该组织的领导批准。由于档案的保管单位与所保管档案的存毁有一

定的利害关系，故由保管单位领导决定本单位所管档案的存毁的做法,

难以确保档案销毁工作的客观公正性。根据我国档案管理体制的特点

和档案按专业分类管理的需要，把国家机关、社会团体、企事业单位

和其它组织保管的档案的销毁，交由相应的主管部门及其授权的组织

批准，应为较为适宜的做法。5.档案销毁的实施拟销毁档案经批准后，

即进入实施销毁阶段。档案保管单位应当指定专人负责销毁工作，并

派人全程监督档案的销毁过程。在必要的时候，档案工作人员在销毁

前可以先将待销毁的档案以微缩、电子或者其它较为便捷、经济的方

式存储，以便做到有备无患。在销毁档案时，负责销毁档案的人员应

当填写档案销毁清册，载明销毁档案的时间、地点、种类、数量、方

法等事项，并由负责销毁的人员和监督销毁的人员在销毁清册上签名,

以示负责。销毁的档案已以微缩、电子或者其它方式存储的，应在销

毁清册上附注其查找的途径。档案销毁完毕后，销毁档案清册、己销

毁档案的目录、批准销毁档案的文件等，应当永久保存备查。对于没

有继续保管可能性的档案的销毁程序，国家档案局尚未作出明确规定。

由于导致档案失去继续保管可能性情形的发生，往往非事先可以预料,

因此，前述事前编制档案销毁计划和档案销毁目录的程序对此并不适

用。此外，由于此类档案的销毁原因不是其已无保存价值，故前述围

绕档案的保存价值展开的鉴定及征求意见程序，也就没有必要。对于

缺乏继续保管可能性的档案的销毁程序，大体上可以简化如下：提出

销毁档案的申请。在导致档案失去继续保管可能性的情形发生后，档

案管理人员应当提出销毁档案的申请，说明档案销毁的原因、拟销毁

档案的基本情况并附具相关证明材料，直接报请有关主管机关领导批

准。档案销毁的审批。有关机关或者领导在接到档案销毁申请后，应

指派两名以上的工作人员对档案销毁的原因事实进行核查，经核查属

实的，方可批准销毁。实施档案销毁。在履行上述手续后，应指派专

人实施档案销毁。

档案销毁的方法

关于档案销毁的方法，我国目前尚尢统一的规定，也很少有人关

注这一问题。《电子公文归档管理暂行办法》第条中，对电子档案销

毁的方法作了专门的规定，但该规定显然并不适用于其它类型的档案。

一般来说，纸质档案的销毁可以采用粉碎、焚化、送造纸厂化为纸浆

等足以完全毁灭或消除档案内容的方法。其中，焚化的销毁方法