办公自动化系统综述

办公自动化系统综述

3.1企业信息化管理的现状

随着企业竞争的日趋猛烈，传统模式下的外延式与规模

化的进展越来越受到挑战，企业的规模化进展已经遇到了瓶

颈，而企业信息化建设的目的便是通过数字神经系统对企业

运作的各个环节进行操纵与反馈，达到知识的积存更新与技

术的创新，从而实现企业的内涵式与创新式进展。

企业已经在信息化的道路上走了很K的时间，各类软

件已经在普遍的使用。但是，这些资源之间仍未被集成起来,

每一个信息系统都是孤立的，信息的流淌速度不够快，信息

的共享程度相当低。这样就使企业的信息化出现了很多新的

问题，比较集中的表现在下列几个方面：

3.1.1、信息的膨胀

大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12-18

个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多

人员感到无所适从。

3.1.2、信息的孤岛

企业使用各类相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高

了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理

设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信

息渠道，数据通常都被封存在企业的不一致数据库、主机、

文件服务器上，数据之间缺少应有的关联性。

3.1.3、信息的非结构化

信息的结构化就是需要让系统内的信息按照的一定的方式

能方便的被呈现给需要查询信息的人员手中。对大多数企业

来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，

其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而关于

企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些“死角”

里会隐藏了非常重要的信息资源。

3.1.4.信息的非个性化

董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等

等，这些都是企业信息的提供者与需求者，他们所切入的角

度与关注重点是不一样的，这种“个性化”表达在各个方面，

如：信息内容、访问权限、访问频次、门户差别等等。而现

在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“假如你肯

找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供

方式，而没有实现个性化的信息存取。

3.2企业面临的问题

信息的膨胀，信息的孤岛，信息的非结构化，信息的非个性

化

将会给我们带来明显的问题：

•整体效率低下

高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信

息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管

理延误等；

任务、工作无法及时、准确进行跟踪与掌握；

传统事务处理方式手续烦杂，效率低下；

•工作运转不畅

为执行某个任务，但山于信息的不流畅，导致各方在等

待中浪费资源。企业机构分布广泛，传统的联络、运转

方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低

成本的耍求；推脱问题，避免责任，埋怨对方导致的结

果是整个工作链的断缺。

•信息流通不畅

人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等

之间无法保持紧密联系，信息流通不畅；合适的信息，

不能在合适的时候到达合适的人手中，造成很多信息的

延误。

更多问题的提出：

•如何实现企业全面地、持续性的进展与提高？

•如何赢得市场？

•如何使企业内部的知识得到积存，共享与创新？

•如何保持良好的客户关系？

•如何有效地进行成本操纵？

•如何动态地支持企业机构与流程的变化？

•如何与客户、供应商、合作伙伴形成紧密的价值链？

•如何在企业内部形成紧密的协同工作关系？

•如何使信息共享化、结构化与个性化？

•如何将准确的信息第一时间传递给准确的人？

•如何获得商业智能与准确决策？

如何提升企业的核心竞争力，从而在高度竞争的全球化经济

体系里获得成功？

3.30A系统简述

浪潮办公自动化系统(0A系统)是以公文流转与知识管

理平台为核心的企业协同管理全面解决方案。系统使用

Internet/Intranet技术，客户端全部使用浏览器(IE),包

含内部各类信息的交流、公文的自动流转、内部的电子邮件

系统与工作流程的制定集成等功能。为企业的内部管理提供

一整套稳固安全的解决途径。另外，浪潮0A系统为用户提

供了标准的数据接口，方便用户的功能扩充，集成用户现有

的各类业务管理系统，充分利用用户的各类资源信息，达到

数据共享、信息共享的目的。因此，浪潮0A系统既是一套

办公自动化应用软件，也是一个企业信息协作的基础平台。

3.4浪潮0A系统特点

3.4.1,跨平台运行

实现真正意义上的跨平台运行，即：同一套程序编码

能够在多种硬件平台与操作系统上运行，以便企业能够根

据业务需要与投资能力选择最佳平台，同时帮助企业顺利

实现不一致应用水平阶段的平滑过渡。

3.4.2支持多种应用系统资料交换

适用于企业已经建立了各自的应用系统。在电子商务

时代，企业将会要求新系统也能与原有系统进行资料交流

与集成，从而有效利用已有投资。比如，已经使用财务软

件的用户，希望整个业务管理系统也能与目前的财务系统

资料共享。

3.4.3系统高度集成

进入系统的资料要能根据事先的设定与管理工作的

内在规律与内在联系，传递到有关的功能模块中，达到资

料高度共享与系统的高度集成。

3.4.4高度模块化

软件系统在设计与开发过程中要保证各子系统、子系

统中的各项功能，甚至每一个应用程序的高度模块化。只

有这样才能够实现对系统的自由剪裁与重新配置。对系统

的剪裁不仅是对子系统的取舍，还包含对子系统内部各项

功能的剪裁，这样能够达到根据大、中、小型用户的不一

致需求配置系统的目的。而浪潮管理系统正是以此为开发

根据，保证了能满足兰生公司的个性化需求。

3.4.5分布式应用系统

新一代的管理软件系统是超大规模的，它将不再是集

中在同一局域网络服务器上的系统，因此支持分布式应用

与分布式数据库是未来管理软件的一个特征。

3.4.6真正面向电子商务应用

随着电子商务技术的进展，企业各类对外的业务活

动，包含通常行政性工作，也已经延伸到了Internet上。

客户方的人力资源管理信息系统支持这样的拓展功能：在

Internet上以多种方式实现招聘活动，进行远程的网络化

的人力资源管理，等等。我们将从企业的实际出发来设计

电子商务工作模式。

3.4.7高可靠性与安全性

大规模的系统、分布式应用、广泛的网络连接需耍系

统具有更高的可靠性与更强的安全操纵。远程通信线路故

障、多用户操作冲突、共享资料的大量分发与传递，需要

管理系统有超强的稳固性，并能够对出现的各类意外情况

做出正确处理。黑客入侵、越权操作等现象需要管理系

统有健全的安全防线。对系统内部资料记录的存取及删改

权限的管理，系统操作日志的建立都是必不可少的安全措

施。

3.4.8支持企业的工作流程定义与企业重组

猛烈竞争的市场环境，需要企业不断地改变自己以习

惯外部环境的变化。企业兼并、内部重组、工作流程改变

是经常发生的情况。企业间甚至能够为了一个共同的目

标，临时构成跨越国家与地域限制的虚拟企业集团。浪潮

的MS系统能够支持小到某项业务流程重新定义，大到企

业的合并、分离、重组与虚拟企业的重组操作。

3.4.9面向个性化的设计

管理软件所面对的是一个充满个性化的世界，不能要

求所有企业都按同一模式运做。因此，浪潮的WIS系统有

非常灵活的设计。在输出接口、运算公式、业务逻辑、业

务关联等诸多方面都能留给用户足够的自由空间，同意用

户通过设置建立符合自己需求的应用系统。

3.4.10支持智能化的信息处理功能

电子商务时代所带来的巨大信息量是人力处理所不

能完成的，管理系统中务必加入一定的智能化处理功能，

才能协助人们有效地完成各项管理工作。WIS系统中的BI

(BusinessIntelligence)

——商业智能功能要紧有下列几种：

(1)智能化业务过滤与处理功能

(2)智能化计划优化功能

（3）智能化资料分析功能

3.4.11备可扩展的业务框架，有标准的对外接口

管理思想的进展、用户需求的变化与多样性，使得任何的应

用系统都无法覆盖所有用户的所有实际需求，因此WIS系统

有一个易于扩展的框架结构。这种框架结构使得开发商今后

对软件的保护与扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化

与二次开发变得简单。

3.5系统构架

单位按照其内部公文处理流程的需要自行配置流程，并可随

时修改与增加业务流程。

系统提供文件列表显示当前用户需处理的文件、已处理

未归档的文件与所有的文件，并按照事先配置好的查询规则

执行查询。

在公文流转的每一步都有严格的权限检验，如：文件传

递权、拟办权、收文登记权、归档权、编辑权等。

每个文件都生成流程跟踪表，清晰地反映该文件的处理

过程，责任明确，处理时间精确到秒，便于催办、督办。

关于有实际困难而不能利用计算机办公的用户能够制

定他人代为办理有关事宜，同时系统将有授权代理记录。

浪潮OA系统公文处理系统的功能

3.6.1.1收文管理

完成单位的外来公文（比如：外经委、海关、税务等等）

的分类、登记、批阅、办理、归档、销毁、查询等全过程的

处理。

3.6・1.2.发文管理

完成单位内部与对外的公文（协同）起草、审批、签发、

公布、归档、销毁、查询等处理。

3.6.1.3.档案管理

对系统中办理过的所有文档进行归档，以备日后查询、借阅。

3.6.1.4.案卷管理

由档案管理员按照用户的实际应用建立案卷的基础信

息（包含根据案卷的机密性或者者同意阅览的范围对案卷

进行机密级别的规定），并完成对案卷基础信息的管理工

作。

3.6.1.5.文档管理

对提交归档的文件资料进行组卷、移卷、拆卷、分卷、

销毁等管理，并提供强大的搜索查询处理，实现完整的档

案计算机化管理。

•提供多重权限框架，能够根据自身需要有效定制访问

操纵体系。在文件库、文件夹或者文件级的权限均分

成管理者、编辑者、作者、读者4类。

•三类文件库模板。文件库数量可根据需要创建，基本

分下列三种类型：

＞只读库。库中文件不可编辑，通常用于各类审批文

件或者共享文档。

＞可编辑库。具有编辑者以上权限的人员可编辑文件,

通常用于储存各类日常工作文件。

＞启用签出-签入库。对库中文件的任何编辑（新建）

等操作按：“签出（新建）-审批-编辑-签入”的管理

模式进行，规范义件的保护过程，提供义件的版本

操纵。通常用于管理重要文件。

•实现与工作流程相结合，对需要进行审批的文件可直

接按流程设置完成审批过程，其审批流程可自定义。

•文件格式可完全自定义。不一致文件所需表单格式可

自由定制，文件中可存储文本、Office文档、扫描件与

声音图像等任意类型的文档。支持各类图片、Office

报表文档等格式附件文件的引入、附加、扫描，支持

一次附加多个附件的需要，支持附件间的排序，支持

Word文档在系统内的编辑与痕迹保留功能。

•文件管理工具。提供加锁、解锁、库内移动、库内拷

贝、库间移动、库间拷贝等文件管理工具。

•查询与检索。具有组合查询与全文检索功能。

3.6.1.6.借阅管理

实现用户的网上目录查询、借阅、网上阅览处理，实现

网上图书馆的功能。

3.6.1.7.媒体资料

登记各类媒体资料，对资料进行分类组织、查询、检索。

3.6.1.8.函件管理

登记各类函件资料，对函件进行分类组织、查询、检索。

3.6.1.9,合同管理

通过浪潮0A与浪潮其他模块的集成，将所有与文档有关的

实体集成起来。比如，能够在产品销售信息文档与客户记录

之间建立链接。同样，也能够把项目合同、项目方案书等资

料与有关的客户、项目、人力资源、产品等进行链接，这样

在读取一篇文档时就能够全面的熟悉与之有关的信息。

3.6.2个人办公系统

个人办公系统包含待办工作、文件夹、名片夹、日程安

排、电话记录、电子邮件、信访专栏等多个系统。

■:2…

3.6.2.1.待办工作

在待办工作栏目中，系统能够根据员工的职务属性自动

定义该名员工能够完成的工作事项，具备工作提醒的功能，

并自动与各个系统建立链接，使得该名员工能够集中处理他

的所有的日常待办工作，如，对通常员工而言，他能够接收

所有需要他处理的各项工作，能够上传工作计划、阶段工作

报告、填写工作督办表的回执；对部门主管而言，在此之外

还能够完成部门级的行政管理工作，公布部门工作计划与实

施的进程，公布部门的重要活动安排，发送工作督办表等等。

拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流

程来创建与发起一项新工作，提交后文档自动按

流程设置流向开始流转。

待办工作：显示、查询、签收未办工作文档。

在办工作：办理人根据流程设置的办理方式、办理权限

对文档进行办理，可实时获得在线帮助。

转发工作：办理人可查询文档是否已发送至下一办理

人，也可撤回重办。

流转监控：指定的管理者、分管领导可监控流程中所有

文档的办理状态，进行有效监控，同意文档的特

送、催办、删除等操作。经授权的已办人也可跟

踪查询已办文档后续的办理状态。

委托办理：个人在无法参与办理流程工作文档时，可通

过委托关系，授权他人代为处理指定流程的文

档。

3.6.2.2督办管理

督办功能是为了保证上级指示、交办事宜与会议精神等迅速

传达到执行者，并得到贯彻执行。上级领导能通过本模块对

督办事宜进展状况进行实时跟踪，及时掌握进展情况与出现

的问题，部门领导能够通过建立分办的方式，把领导交办的

工作转交给部门内的工作人员并进行督促。

假如接收方不在线，能够在用户下次登录的时候收到未

在线时别人发来的消息。

3.6.2.3.文件夹

完成对个人的各类电子文档的录入、分类操作，并能够

根据工作需要由员工自由定义文档的共享级别：私人文档、

部门文档、公司文档。

例*租客户卡-上海腾飞科技股份有限公司

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福修改记录]|06联系僭况|色&地址信息]筋件发送]

呼销量:

客户整型二色

名称上海唐飞科技股份有跟公司女八关驾浜客尸2002-06-11

简琳（英文）描述民营企业

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政编内,城市230120上海行业I施信业。通信及网络设备

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&部门市场销售部

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网站h:tD：〃www.Hiiil.com.6扇、客户的相关财务情况

联系人W/wWTOO

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尊计报告）—与客户相大的文档、合同、交易、项II和请求等累计合同金颔

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信用金颔修IFnnnm

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B实现者门）银行帐户

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备注交货方法

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日期时间提交人支付类型

IPAddress类型参考文档情等确认书

2002-06-1115:51:49叶文信用卡，到期日，

54缆簿空闱字段

no

2002-05-0611:01:32叶文

192.168.0,200瞬

no

2002-05-0610:46:46叶文

192.168.0,200

3.6.2.4.名片管理

用户能够将名片登记并进行管理查询与打印，同时可根

据需要将部分名片共享，供他人使用。查询分为匹配查询与

模糊查询，还能全文索引，每个人只能看到自己的名片及共

享的名片集，关于输入重复的名片还给予提示警告，所有由

个人分别收集的名片将汇编成整个单位的名片总集，能够轻

松地找出所有需要联系的名片主人，并方便地通知他们参加

公布会或者邮寄贺年卡等等。名片同时能分类，按行业分，

按需求分，按重要程度分等等，并能添加下次须联系的时间,

到时自动提醒。

建立员工的通讯录，能够进行录入、修改、删除、查

询等操作，并能够由员工自由定义名片的共享级别：私人名

片、部门名片、公司名片。

3.6・2.5.日程安排

能够称之为个人的工作台历，用于安排个人的工作、活

动、计划等事项，设置系统提醒，并能够由员工自己定义阅

读权限，使得公司能够掌握员工的动态。

项日程安排能够用于个人时间管理、结合日历的方式。

能够事先把自己的约会行程写在日程安排中，并自行定义提

醒时间，系统到时会自动提醒。系统并会自动把您的行程安

排显示到人员状态中去，能够让其他人熟悉您的工作壮况，

并给安排会议或者其他事项提供参考。

安排好的日程会自动的转入浪潮-HRM系统中，以便绩

效考核与培训安排等。

3・6・2.6.电话纪录

员工能够把重要的工作电话在本栏目中作备份纪录，能

够完成记录、分类、删除、查询等操作，其中电话纪录能够

按单位、按人、按项目、按时间进行分类、查询。

3.6・2.7.电子邮件（内部）

能够完成内部的电子邮件的起草、发送、回信、转发、

回执与跟踪等操作，设置草稿夹、收件夹、寄件夹与垃圾箱,

具备新邮件系统提示、新邮件转入待办工作栏目、邮件（按

时间、按单位、按人、按主题）查询等功能，方便员工对电

子邮件进行管理。

3・6・2.8.信访专栏

本栏目供企业员工向管理层提交建设性建议与反映各

类情况，加强企业管理层与员工之间的交互沟通。

3・6・2.9.商务谈判

纪录所有来访纪录（包含业务来访、接待、谈判，其他来

访），与业务系统做接口。若是业务来访、谈判则系统会把

数据传输到有关的业务系统。

3.6・2・10.常用信息

收集、查询诸如：常用电话、航班表、列车时刻表、地铁

时刻表、天气预报、地图册、地区信息等。

3.6.2.11.信息速递

实现内部信息快速传递，能够实时发送、接收内部的各

类信息，并以图像、声音等多媒体方式进行提示。系统各类

模块都已经集成该模块，对办公过程中的信息进行实时发

送信息通知有关人员。

消息管理：

提供消息发送功能，强大的即时提醒功能，使用户能够

随时同意各类通知、公示、催办等消息，极大的方便了兰生

人员的办公效率。

令用户与用户之间能够全双工发送实时消息、（接收

方「声音提示）

令假如接收方不在线，能够在用户下次登录的时候

收U未在线时别人发来的消息

令用户收到的所有消息能够方便地存贮与查看

令用户能够直接回复已收到的消息

。能够在发送消息的时候也能看到历史消息

令即时消息需要回复功能

群发消息功能

令用户能够向某一个组内的所有成员发送即时消

息

用户能够向一批用户（可能在多个组内）发

送即时消息

系统消息功能

令服务器端能够发送重要的会议、日程安排、留言

等内容到指定用户（声音提示）

令用户对指定系统消息的内容能够设置提醒（声音

提示）

令指定时间能够收到用户自定制的系统提醒消息

系统消息应该有历史记录

下图为用户同意会议提醒状态图:

O您有5条未处理消息

会议通知：

•会议主题

测试2（召开时间：

2002-04-1518:39:00）

•召集人或联系人

沈莹

查看下一条消息》

您有4封未读邮件

［发送人］ts型03

［邮件主题］市委办公厅

机关图书馆新书信息

［发送时间］

2002年3月27日11:14

EJ潸。E3滥国15:44

点击会议通知，便可查看全面内容:

同时你还可查看你所收到的消息日志，以便对

所受到的消息有一个准确的熟悉与掌握，用户能够

根据事务的紧急情况自己自定义设置提醒功能，

假如用户想发送通知或者消息给单位的其他

人员，可从办公系统进行发送。

□堂

.X2002-0472171402日理安建：・王JE44<6门（2002-475

□沈S

2002-04-121?1424外出国官：•皆言内容1lfc〃d、、d”d«

□沈S

□2002-01-12171455工作日圮：•记初中由2002-04-121714

，

0•♦日程安排：•王亚风格反对器(2D0A475

0日程安掉•WDtl008

消息生遇者：＜xs

曲口长送时回：2002-04-IS153753

由舄内容：白拶安捧：•主圾(2002-4-151730)•赛田人.植

“姗内容|主都脚除

自动回复功能

令用户不在电脑旁时能够设定自动回复功能，由程

序自己回复用户收到的消息

令用户能够添加、删除、修改自动回复列表

令用户能够从自动回复列表中选择当前使用的自

动回复文字

定时提醒功能

令用户自己能够定制重要日程提醒

令到达用户指定的提醒时间，可能通过弹出窗口或

者声音提醒用户

令用户提醒列表可编辑、增加、删除

(1)邮件检测：

令用户能够选择使用POP3方式或者MAPI方式进

行邮件的检测

令用户能够查看多个POP3帐号的邮件查看

令用户能够看到新邮件的发送者,、主题与发送时间

乂查看结果以动态窗口显示给用户，有声音提

不)

令用户能够设置由办公助理的打开的邮件查看程

序

令用户能够选择邮件查看的时间间隔

能够进行手动邮件检测

（2）提供消息发送功能

强大的即时提醒功能，使用户能够随时同意

各类通知、公不、催办等消息，极大的方便

了兰生人员的办公效率。

令用户与用户之间能够全双工发送实时消息（接收

方有声音提示）

令假如接收方不在线，能够在用户下次登录的时候

收到未在线时别人发来的消息

令用户收到的所有消息能够方便地存贮与查看

令用户能够直接回复己收到的消息

令能够在发送消息的时候也能看到历史消息

令即时消息需要回复功能

群发消息功能

令用户能够向某一个组内的所有成员发送即时消

息

用户能够向一批用户（可能在多个组内）发送即时消息

3・6・2・12.记事本

提供对个人文档的整理与安排,包含存放个人私有文

件，公文草稿，申请审批草稿，个人资料等，提供多种

查询方式，可按时间、文档名、关键字等进行索引，以

备总结与查询。提供文档备份，分为历史文档与当前文

档，这样便于高效管理。

提供个人工作汇报，利于即使向上级汇报工作情况:

电子办公信息系玩

工作检索

记一本I

帝助主一：

退出I

3.6.2.13.字典库

字典库包含数据字典、办公用语、流水号三个部分。

数据字典：提供创建、编辑各类数据字典、供公文流

转中调用。比如创建文档中的主题词等。

办公用语：提供给系统管理员或者职员设定个人办公

用语及公共办公用语，供签署意见调用。

流水号：提供0A系统各个模块、流程、文档的流水

号初始格式设置功能，同时管理多个不一致

的流水号，根据初始格式，系统自动产生并

计算最新的流水号，同时自动显示在指定的

文档中以代替手工录入或者计算。

3.6.3企业信息系统

企业信息系统包含公告板、企业新闻、站点导航、规章

制度、常用资料与焦点论坛等六个系统。

3.63.1.公告板

便于企业的各个部门向员工公布各类文件、纪要、通知、

公告、报表等信息与员工的反馈信息。

3.63.2.新闻频道

向员工公布企业的各类动态新闻，包含企业每日要闻、

党政工团的重要活动、党政工团的重要活动、行业内的重要

新闻等等。

3.63.3.站点导航

本系统旨在为用户建立良好的导航系统，克服B/S结构系

统固有的缺点，方便用户进行浏览：

a.页面导航信息：每一页面都告知用户目前所处的位置,

便于用户翻页切换；

b.站点导航图：用户能够在站点导航图上通过一次点击,

进入到本系统的任意栏目任意页面。

c.在线帮助：对系统中的各类操作都给出文字图形说明,

对重要的流程提供演示说明，能够最大程度地减轻培

训的工作量。

3.63.4.规章制度

向员工公布企业的各类规章制度，供员工查询。此外，

还提供对已公布的规章制度进行修改、删除等更新操作。

3.63.5.常用资料

向企业的各个部门的员工提供日常工作所需的各类常用

资料。

3.63.6,焦点论坛

焦点论坛是企业内部员工之间进行网上交流讨论的园

地。员工能够选择匿名/公开的方式，对企业的经营策略、

管理制度等各方面发表自己的观点，还能够将业务上的疑难

向其他同事求援；企业管理层能够有计划的组织论坛的讨论

主题，向广大员工征求建议、组织学习、进行员工满意度调

研等等。

本栏目的后台将建立监控系统，保证论坛对话的合理合

法性。

3.6.4辅助管理系统

辅助管理系统包含会议管理、活动安排、名片管理、车

辆管理、物品管理、请销假管理、请款管理等多个系统。

3.6.4.L会议管理

本系统实现对会议计划、准备、记录、查询等功

能。会议准备包含查询会议室、与会人员的空闲时

间，确认会议的参加人员、时间、场地、会议议题,

准备会议文件，以E-mail、公告板通知或者打印会

议通知单的方式发放会议通知等。对已经召开的会

议能够对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内

容做记录并整理会议记要。同时还对所有的会议室

规模、设施服务配置与使用时间安排进行管理。该

项功能是实现会议计•划、会议准备、会议记录、会

议查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备

内容包含合理地安排会议的参加人员、时间、场地、

内容议题，准备会议文件，制定审批流程。

・通知：可通过办公助理引擎迅速而及时的通过会

议提醒方式给与会者发送会议通知等。

•会议纪要：对已召开会议可对出席情况、议题讨

论结果、会议决议等内容作记录并整理会议记要。

•同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置与

使用时间安排进行管理。

分公助更系於

一周金安邦：2002年第4周<1■1>

日期驯时区开会时间顼开合地点召Q.

1月加日

会议查询

空

会谈告起1月3日星期一

下午151400sdf(dfa

看域a-

1月72B星即二三

下午16:02:00555555555

退出

1月73日星期三

二下午

1月“日£«□三

下午152600ddffSS黄制R

1月抬日星期五三

下午I

上午

1月第B星期六

下午

3・6・4・2.活动安排

完成对单位内部公共活动与外部接待工作的内容与组织

进行具体的安排、记录。在准备工作上能够查询参加活动的

员工的空闲时间，便于安排员工，分配任务。同时在活动结

束之后，登记活动开展的情况，在新闻频道栏目进行公布。

3.6.4.3.名片管理

本系统是在企业员工的名片夹的基础上建立企业级的通

讯录，达到信息资源共享。通讯录按查看权限可分企业公共

名片库、部门公共名片库、私人名片库；对名片库的查询能

够按地区、按行业、按人进行查询。此外，能够通过名片提

供的联系地址直接生成信封格式。

3.6・4・4.车辆管理

本系统完成车辆的登记、用车申请与用车审批的统计与

查询。其中，员工在申请车辆时，能够按照通过车辆查找空

闲时间、通过时间查找空闲车辆两种方式进行申请。

3.6.4.5.设备管理

关于兰生的各类固定资产、设备、房产等财产的管理系

统。固定资产等财产是单位日常管理非常重要的一部分，完

善的财产管理能够从很大程度上减少财产的缺失、浪费，提

高使用效率，延长使用寿命。非常直接的节约成本。本系统

对财产的目录、登记、增加、减损、报废、请购、领用、请

修、保管等数据非常细致的管理起来该项要紧是对兰生设备

的安排与管理，要紧包含下列功能：

（1）支持对新设备的采购申请与审批

（2）提供设备按一定标准进行分类，以便于管理

（3）支持对既有设备使用前的预约，使用中的占

用，使用后的归还等具体情况的记录与备注

（4）支持对设备使用情况的多方式查询

电子办公信息已筑

♦♦

「总类别名备注

□办公设备1

设品管理

r*燧话大家在使用时，J.SH侬登记领取

设话使用

□电脑矶§8）阿拉f以的法来得及水浮莲上地方拉萨大家《峭法

使用查询

可口可乐知道贝格法

帮助主题asdfasdasdfasdfasdf

退出sdfasdl）“士大夫似的法可怜见（蟠法

口集散地解放

Casdfasdfasdfasasdfasdfa

□计篁机办公设备

□光兆实在是太少了，??没有你的日子里，工作效率都下降了.

「asdfasdasdfasdf

□台子豆腐干十分昱话成对

rasdfasdfasdfsasdfasdfasdfasdfasd

当前第1页滨1页，关12种类别

3・6・4.6.请销假管理

完成网上填写请假单、自动提交审批与网上销假等。

3.6.4.7.请款管理

实现用户网上填写请款申请单、根据请款额度选择审批

流程或者自定义流程与网上请款审批的全过程。

3・6・4.8.报表管理

实现公司有关报表的接口、从0A中直接调用报表数据。

3.6・4.9・印章管理

实现公司印章的管理。用户网上填写印章申请单、根据

申请类型选择审批流程或者自定义流程与网上审批的全过

程。

3.6.4.10.办公用品申请

用户网上填写申请单、根据申请类型选择审批流程或者

自定义流程与网上审批的全过程。

3.6.4.11..法律事务

实现公司法律有关的事务的纪录、案例查询。实现合同

（包含与业务系统做接口、从业务系统过来得业务合同）的

法律顾问得审批、修改意见。完成网上审批的全过程。

3.6.4.12.外事事务

实现公司与境外有关的事务的纪录、案例查询。包含组

团出国审批流程，外经贸委的有关流程。完成网上审批的全

过程。

3.6.4.13.签报管理

用户网上填写申报单、根据申请类型选择审批流程或者

自定义流程与网上审批的全过程。

3.7工作流应用系统

工作流应用系统是为0A系统产品各个模块的文档流转

提供流程自定义支持。使您的组织能够对基于文档的流转办

公提供业务流程自定义功能，对文档的流转过程进行跟踪、

监控与归档。

3.7.1工作流应用系统特点：

＞工作流程自定义:支持在浏览器界面进行工作流程自

定义，使所设计的工作流符合企业的要求。

＞完善的工作流机制：完善、成熟的工作流机制能够保

证工作的顺利进行与完成。

＞完善的工作流跟踪、归档：使用户及时掌握工作的进

展情况。

3.7.2工作流应用系统的优点

根据组织目标与工作类型的不一致，工作流应用系统的

优点表现在很多方面。下面是一些例子：

＞加快工作速度：假如组织的工作过程要紧基于书面文

件，那么使用工作流应用系统后能够显著地减少完

成任务所需的时间。事实上，通过电子手段自动执行

过程与传递文档减少了在组织中传递书面文件所需

的时间。另外，包含在过程定义中的说明与路由条件

能够确保及早发现问题，并自动执行重复的工作。

＞提高生产效率:假如您是工作流的参与者，工作流应

用系统能够帮助您有效的组织工作，保证办公高效、

顺利的完成。

＞增强过程操纵:假如工作程序与规则只是记在工作人

员的头脑中，将很难保证一致性与质量。工作流应用

系统是一个强大的工具，不仅能够使组织的工作过

程标准化，同时也能够很灵活地修改与改进工作过

程。

＞改善客户服务：当您组织的工作过程已经标准化，同

时能够更快地完成工作时，您的客户一一不管是内部

客户还是外部客户一一将是最大的受益者。您甚至能

够设计工作流，让客户来启动工作并跟踪其流程。工

作流应用系统是提高客户满意度的高效方法。您的组

织会从长期业务与固定顾客那里获益。

＞合作更加有效：随着时间的流逝，在工作流应用系统

中创建的过程定义会成为组织的“最佳实践”仓库，

同时能够在整个企业内部共享,进行业务流程优化。

工作流系统是浪潮0A系统的核心模块之一。从通用与有

用角度出发，工作流系统提供了大量的可自定义选项，流程

设置全面，有用性强，可调性好，适用领域广，管理员无需

编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各类各样的业务

流程，比如收文、发文、文件承办、文件阅办等公文处理流

程，报销、出差、项目、合同、请假、用车、工作请示、意

见上报等各类审批及申请流程。

［流程定义］:对每个流程的名称、类别、管理者、使用

人、流程结束后通知对象、归档方式与归档位置等基本

属性进行定义，其中，归档位置可自由选择文件库，可

同时归档多个文件库中的不一致文件夹。

［环节定义］:对流程中各个办理环节的名称、办理方式、

办理人员、办理权限与提示、催办等进行定义。办理方式

可选择：◎编辑式◎审批式◎分发式；办理人员：可选择

具体的岗位或者人员，也可设定成由上一环节指定或者由

文档中的某个域指定，并提供“只需其中一个办理人办理”

或者“需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：

◎同意编辑文档◎同意填写意见◎同意查看意见汇总

◎同意跟踪后续办理过程等，并可用操纵变量操纵各个环

节能够看到或者编辑的正文部分；提示催办中可设定：新

工作到达时邮件提示与办理期限、逾期催办等。

［流向定义］:对流程中各个环节的流向进行定义，可定义

直线、分支、条件分支、协办、循环与进入新流程等功能,

满足各类类型的流程处理的需要。支持直流、分流、辅流、

循环，条件分支、自由流程与流程嵌套等设置，支持邮件

通知、修改痕迹与版本保留、支持公文印章加入、支持公

文文件套打（ED等功能。

［自由流程］:系统还提供了一种自由流程应用模式，在现

实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工

作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就能够在各

个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定

下一步流向。

3.8后台管理系统

后台管理系统包含机构设置与权限管理、系统及数据库

管理、内容公布管理、Mail系统管理、BBS后台监控系统、

系统日志等六个系统。

3.8.1.机构设置与权限管理

3.8.1.1部门设置

按照公司现行的组织架构，对各个部门在信息系统中进

行初始化工作，对已经成立的部门能够进行更名、撤销等操

作，并支持部门职能重组功能，既能够根据企业的持续进展

新建部门，也能够跨部门组建项目组之类的临时组织。为减

轻操作上的工作量，系统同意按照部门来统一规定部门下属

员工的操作权限。

3.8.1.2职务设置

系统提供相对自由的职务设计模式，从职能分析入手，

形成职务组，确定职务、职能、职级、职责、任职要求、岗

位编制、基本权限（此权限指的是职务的权限）等，形成职

能职务体系表，同时为减轻操作上的工作量，系统也同意用

职务角色来批处理员工在系统中的使用权限。

3.8.1.3人员设置

按照部门所属，来设置员工诸如姓名、职务、系统使用

权限等有关的属性。本系统关于员工的系统使用权限的设置

与以上两个系统中提供的权限设置功能并不矛盾，上两个系

统是解决员工权限的通常性问题，而本系统中的权限设置是

在这个基础上实现解决员工权限的特殊性问题。

3.8.1.4系统权限管理

1）.数据库级：关于本软件的每个系统所对应的所有数据

库，首先在操作权限上可细分为七个级别，由系统管理员

设置。

O系统管理员：具有最高的权限（文档级权限除外）！可

分配其他人的权限

o管理员：能够在数据库上执行所有操作，读、写与编

辑文档、表、视图与数据库图表。

O通常用户：能够在数据库中读、写，与编辑所有文档,

但不能修改表、视图，或者者ACL。

2).用户级：关于通常用户灯进行的超作

O读者：能够读文档，但不能增加新文档或者者编辑现

有文档。

◊无存取权限：被分配该权限的用户不可访问数据库，

他们不能打开数据库，这个级别无对应的符号表示。

3).文档级：其次，在访问数据库文档的权限方面又可细

分为四个级别(可视具体情况有所改变)，由系统管理员

设置。

◊绝密权限：能够访问所有具有绝密、机密、秘密与平

件密级的已授权文档。

◊机密权限：能够访问所有具有机密、秘密与平件密级

的已授权文档。

O秘密权限：能够访问所有具有秘密与平件密级的已授

权文档。

◊平件权限：能够访问所有具有平件密级的已授权文档。

◊操作权限级：此外用户还能够根据自己办公的实际情

况，通过设置不一致的角色来实现自定义运作模式，

确保每一步的操作权限，各司其职从而进一步提高系

统的可靠性与安全性。

4）.系统（页面）级:

O管理员：可分配其他人的权限，但不一定能够看其他

系统!

◊通常用户：只能够有权查看管理员分配的系统信息，

而对该系统的具体权限（比如是完全操纵访问，还是

只能访问不能操纵）视数据库级、用户级、文档级权

限的分配而定!