《秘书公关原理与实务》课件-第八章

目录1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动一、秘书在新闻发布会前的准备工作控制使用新闻发布会的字样说明发布会的主旨内容通常需要列出会议举办的时间、地点和主办单位有时可以选择具有象征意义的标题，一般采取主题加副题的方式

（一）标题的确定

（二）时间的选择

通常根据组织传播信息的需要和多数媒体新闻播出或刊出的时间而定，避开周末休息日。尽量不选择在上午较早或晚上一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布应把新闻发布的内容安排在最初的阶段避开重要的政治事件和社会事件好恼人啊！时间怎么选啊？

（三）地点的安排

一般选择在室内,也可以选择户外。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。选择酒店的风格要注意组织规模形象相匹配、与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。

（三）地点的安排

其他问题场地大小、投影设备、电源、布景、相关服务背景布置，注意美观大方，颜色可以企业VI为基准酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，酒店和当地市容主管部门是否有限制等

TE（泰科电子）中国区总部落成典礼

的花艺设计全部采用配合活动主办方logo颜色的橙蓝配襟花（四）席位的摆放

课桌式摆放主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式圆桌摆放式回字型会议桌注意席位的预留（五）其他道具和物品的准备

麦克风和音响设备、投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌提供媒体的资料：①会议议程；②新闻通稿；③演讲稿；④发言人背景资料；⑤组织宣传册和产品说明资料；⑥有关图片或影视材料；⑦组织新闻负责人名片；⑧空白信笺、笔；⑨纪念品或纪念品领用券媒体签到区的小瓶花指示牌（六）发言人的确定新闻发言人的条件：公司的头面人物之一良好的表达能力和仪表执行原定计划并加以灵活调整的能力现场调控能力（七）回答记者提问的准备

一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助发布会前秘书要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识不宜事先为媒体安排好提问的问题（八）对记者的邀请既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。邀请与自己联系比较紧密的领域记者参加。邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。适当制造悬念。在新闻发布会之前，重大的新闻内容不可以透漏出去。不能邀请媒体的广告业务部门人员。二、新闻发布会的误区

没有新闻的新闻发布会新闻发布的主题不清内容过多偏离主题谈到敏感话题就“环顾左右而言他”三、新闻发言的技巧技巧5、控制主动权1、了解和总结希望传递的核心信3、强调重点，表述清晰2、杜绝谎言，只讲真话4、真诚地表达目录1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动一、公益活动与赞助活动的联系公益活动是组织不计眼前利益，主动发起、实施有关社会公众的福祉和利益的专项活动，或者赞助、支持社会公益事业的公共关系实务活动。赞助活动是社会组织为其他组织或活动无偿地提供资金或物质支持等，以获得一定形象传播效益的公共关系专题活动。公共关系的赞助活动以公益事业居多；组织开展的公益活动除了通过赞助的形式开展以外，还包括由作为公关主体的社会组织发起和组织实施的公益活动。二、公益与赞助活动的基本作用

赢得良好声誉融洽社会关系扩大社会影响三、常见的公益和赞助活动项目体育活动项目文化生活项目教育事业项目社会福利和慈善项目自然环保项目四、公益项目或赞助对象的确定检验赞助对象的自身形象选择与组织形象相关联的公益与赞助项目抢占先机或独创项目坚持长期性和节奏性五、筹办公益与赞助活动的注意事项

做好专项调研和政策、规划的制定着眼于社会效益，真诚地做公益在赞助活动中争取一切有利的宣传机会目录1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动一、开放参观活动开放参观活动是指邀请外部公众或内部公众参观本组织的工作现场、设施等。除了平时可进行外，还可以结合一些特殊时机、配合其他公关活动进行，如组织在开幕式、周年庆典之后组织来宾参观。（一）开展开放参观活动的目的增加组织的透明度促进业务增强员工或家属的自豪感2006年，驻港部队五一期间开放军营（二）组织参观的操作方法

准备宣传小册子

放映视听材料

引导观看模型

引导观看实物

安排娱乐活动

中途休息

分发纪念品

征求意见二、展览活动

展览活动是社会组织将某一主题的文字材料、图片或实物等集中展示给公众的一种公关活动。形式：在组织内部长期设置展板、展台或展厅，宣传组织历史、文化等；配合新产品发布会、看样订货会、开放参观活动等进行的展示；产品展销会等。展览内容：本组织的信息，科普宣传等。（一）准备阶段的工作

协助组织确定展览会主题和基调策划活动内容和方式搜集实物和有关资料开展预展活动（二）展览会举办期间的工作

接待、陪同重要来宾观看展览会，介绍情况。收集各方面反馈信息，如参观人数、留言题词、各种意见、报界反应，便于测定展览会效果，并为撰写展览会结束后的总结报告作好准备。（三）与记者保持联系

展览前：对规模大或影响大的展览会，预定广告版面，争取在展览会开幕前几天刊出或播出；预展时：邀请记者采访，使他们有所了解、准备；开幕式时：邀请记者，并提供一份特写之类的新闻稿，提供采访必须的资料、设备、交通工具等；展览过程中：随时提供具有新闻价值的信息，及时举行记者招待会。目录1。新闻发布会2。公益活动与赞助活动3。开放参观与展览活动4。签约与庆典活动一、签约活动签约活动又称签字仪式，是政府、部门、企业之间通过谈判，就某一领域缔结关系协议、条约时举行的仪式。签字仪式是双方正式合作开始的象征，有时甚至是历史转折的一个里程碑，因此大多遵循比较严格的程序及礼节规范。（一）准备工作

1.参加签字仪式的人员确定签字人助签人出席签字仪式的人员人数、级别需注意

2.签字文本和物品的准备主方会同有关各方，共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印工作。为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本，必要时还可再向各方提供一份副本。签署涉外商务合同时，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。待签的合同文本以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料作为其封面。签字的物品主要是签字用的文具（签字笔、吸墨器等）、国旗、酒及酒具等。

3.签字场地的布置和人员位置安排根据参加仪式人员规格、人数多少及协议中的内容重要程度确定场地。一般在客人所住的宾馆或东道主组织的会客厅、洽谈室。签字场地布置：通常在签字厅内设置长方桌作为签字桌。台呢色彩的选择要考虑对对方的习惯与忌讳。桌后放两把椅子，座前桌上摆放各方保存的文本，文本前方分别放置签字用的用具，中间摆放一个旗架和双方旗帜，客右主左。如签署多边行协议，各方国旗则应依一定的礼宾顺序插在各方签字者的身后。面对正门主左右客作为双方签字人的座位。双方助签人员分立于各方签字的外侧。其他参加签字仪式的人员分主方、客方按身份顺序站立于后排，客方人员按身份由高到低从中向右边排，主方人员按身份高低由中向左边排。当一行站不完时，可以按照以上顺序及前高后低的惯例排成多行。（二）签字仪式的程序

参加签约仪式的双方代表、特约嘉宾及助签人员按时步入签字仪式现场，站立或坐在各自的位置；入场签字人正式签署合同文本交换文本

饮酒庆贺

结束活动参加签约仪式的双方代表、特约嘉宾及助签人员按时步入签字仪式现场，站立或坐在各自的位置；入场交换文本

饮酒庆贺

结束活动签字人正式签署合同文本签约仪式开始后，助签人员翻开文本，指明具体的签字处，由签字人签上自己的姓名，并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员，交换对方的文本再签字。通常的作法是先签署己方保存的合同文本，名列首位，再由助签人交换，签署他方保存的合同文本。签字人正式签署合同文本入场签字人正式签署合同文本交换文本

饮酒庆贺

结束活动签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。各方签字人热烈握手，互致祝贺，并可相互交换各自方才使用过的签字笔，以示纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。交换文本入场签字人正式签署合同文本交换文本

饮酒庆贺

结束活动饮酒庆贺协议文本交换后，服务人员用托盘端上香槟酒，双方签约人员举杯同庆，以增添合作愉快的气氛。入场签字人正式签署合同文本交换文本

饮酒庆贺

结束活动结束活动在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，才正式生效。签约仪式结束后，双方可共同接受媒体采访。退场时，可安排客方人员先走，主方送客后自己再离开。二、庆典庆典是社会组织举行的各种庆祝礼仪式的统称（一）庆典的分类内容分类本单位成立周年庆典本单位荣获某项荣誉的庆典本单位取得重大业绩的庆典本单位取得显著发展的庆典形式分类开幕式节日庆典（二）庆典的筹办1.准备工作拟出邀请宾客的名单，呈领导审定后，印制成精美的请柬，提前三天左右寄送给宾客；拟定开幕式的程序表，如有必要，印制出来，程序表中应选定致贺词宾客的人选，并提前通知他们作好准备；为组织领导拟好开幕词、答谢词；布置场地，设置主席台或第一排站立的主客方姓名牌，铺设红色地毯，准备音响、照明设备、花篮。2.开幕活动签到，签到薄以红色封面、装饰美观的宣纸簿为宜，请宾客用毛笔签名；由接待人员引导至备有茶水、饮料的接待室休息；由专人接待记者，大规模活动最好设立新闻中心；开幕式开始前约5分钟，引导主、宾进入场地，按事先确定的位置入座或站立；开幕式开始，由主方最高领导和重要来宾一起剪