采购基础知识与技巧（第三版）课件：采购管理

采购管理目录第一节采购控制第二节采购品质量管理第三节采购绩效评估第一节采购控制一、采购控制的目的采购控制作目的主要体现为：规范企业采购流程，保证企业采购活动有序进行；提高采购效率，降低采购成本，实现企业利润最大化；提高采购质量，为企业生产质量提供保障；保障企业生产物资供应，降低企业缺货风险；防止采购过程中腐败行为的发生，保障企业利益。二、采购控制的内容1.采购决策控制2.采购计划与预算控制3.采购管理控制4.采购方式控制5.采购合同控制采购合同控制的内容主要包括：(1)合同签订前的控制(2)合同执行过程中的控制1)密切跟踪供应商准备供货的详细过程。2)采购要与生产需求密切同步。3)慎重控制库存。4)控制好货物验收环节。(3)合同执行后的控制6.采购账款结算控制采购账款结算控制的主要内容是：建立采购账款结算的内部控制制度，核实采购账款结算的实有数，确保采购账款结算业务的真实性和合法性。7.采购质量管理系统控制8.供应商控制供应商控制的主要内容包括供应商选择的条件、原则、方法和程序，评价供应商的指标体系，开发和考核供应商的标准等。9.采购费用控制10.采购舞弊行为控制采购舞弊控制主要是对采购人员的控制。采购舞弊行为控制的主要措施包括对采购人员所购物资进行事前询价制度，对物资采购计划的审批程序加强监管，加强物资采购审计，加强对采购人员的日常管理等。三、采购控制的方法1.采购合同的控制方法(1)调查评估供应商信誉及履约能力(2)审核分析采购合同的经济性与效益性对采购合同经济性与效益性的控制主要是从采购价格水平、采购批次、经济合理性等方面进行审核分析，防止各种不合理的采购合同出现，维护企业的经济利益。(3)审核采购合同条款的规范性和严密性(4)加强对采购合同履约执行的控制2.采购付款结算的控制方法(1)审核采购付款结算内部控制制度(2)审核采购付款结算流程1)审核采购付款结算流程的科学性。2)审核各项付款结算凭证的完整性。3.供应商的控制方法(1)严格确定选择供应商的条件、原则和方法(2)严格确定供应商的选择程序(3)严格确定供应商评价指标体系(4)控制供应商欺诈行为4.采购人员的控制方法一般来说，对采购人员的控制可分成两个阶段来执行，分别为采购合同签订之前和签订之后，前者为有效防范，后者为严格稽查。(1)从控制价格开始防范企业应建立起涨价之前必须先打呈批件的制度，只要对涨价严格控制，就能从根本上防止采购人员的腐败。(2)加强对供应商的控制(3)加强对采购人员的绩效考核企业应依靠业务指标体系和个人素质指标体系加强对采购人员的考核。(4)加强对采购人员的稽核5.采购费用的控制方法(1)控制请购手续成本(2)控制采购成本(3)控制采购验收成本(4)控制采购物流成本(5)控制采购财务成本第二节采购品质量管理采购品质量管理涉及设计、制造与物流三大环节，在每一环节都有不同的具体内容。一、采购品质量概述采购品是一种产品，不仅包括有形产品，还包括无形产品。一般可以把产品划分为硬件、软件、流程性材料和服务4种类型。每一类产品的质量特性不止一种，常有数种或几十种。每种质量特性对产品质量都有贡献，但其重要性不同，而且会由于用途不同而发生变化。同时，不同类别的产品即具有不同的质量特性。二、采购品质量控制的内容采购品质量控制必须涵盖采购品质量的所有方面，它在设计、制造与物流环节有不同的内容。其中，设计、制造环节的采购品质量控制主要由供应商实施完成，物流环节的质量控制主要由采购部门实施完成。物流环节的质量控制主要包括以下内容：1.分销配送环节的质量控制2.客户服务环节的质量控制三、产品质量认证的概念和方式采购品质量检验在实际操作中通常是指产品质量认证。1.产品质量认证的概念根据《中华人民共和国产品质量认证管理条例》，产品质量认证是依据产品标准和相应的技术要求，经认证机构确认并通过颁发认证证书和认证标识来证明某一产品符合相应标准和相应技术要求的活动。2.产品质量认证的方式(1)形式试验(2)形式试验加市场抽样检验(3)形式试验加供方抽样检验(4)形式试验加市场抽样和供方检验(5)形式试验加对供方质量管理体系的评估以及分别对供方和市场抽样检验(6)只对供方管理体系进行评定和认可(7)批量检验(8)百分之百检验3.实验室认证对产品进行质量认证时，一般是由认证管理部门直辖的检测机构进行产品质量检验，也可以委托其他实验室承担这项任务，如科研单位、大专院校，以及企业的实验室等。实验室认证也称为实验室认可，主要包括检测实验室认可、检验人员(检查人员或审核人员)及评审人员认可。四、产品质量认证的程序1.制定认证用的产品标准通常是采用国际标准或国家标准。2.申请由制造商、批发商按认证机构的规定填写申请书，正式向认证机构提出申请。3.现场检查现场检查的具体内容包括：检查和评价企业的质量管理体系，按照规定标准的全部要求，对样品进行形式试验。4.颁发证书5.例行监督在认证标识使用有效期内，认证机构可随时在工厂、市场或用户处抽取样品进行监督检验。五、采购品质量检验的常用方法1.感官检验法感官检验又称感官分析、感官检查或感官评价，它是以人的感觉器官作为检验工具，在一定条件下对产品的色、香、味、形、手感、音色等外在质量作出判定或评价的检验方法。(1)视觉检验视觉检验是用视觉来检查产品的外形、结构、颜色、光泽，以及表面状态、疵点等质量特性。(2)嗅觉检验嗅觉检验是通过嗅觉检查产品的气味，进而评价其质量。(3)味觉检验味觉检验是利用人的味觉来检查有一定滋味要求的产品(如食品、药品等)。(4)触觉检验触觉检验是利用人的触觉感官对被检物轻轻作用的反应———触觉来评价产品质量。(5)听觉检验2.物理检验法(1)一般物理检验法(2)光学检验法这是一种利用光学仪器(如光学显微镜、折光仪、旋光仪等)来检验产品的方法。(3)热学检验法这是一种使用热学仪器测定产品热学特性的方法。这些特性包括熔点、凝固点、沸点、耐热性等。(4)力学检验法这是一种通过各种力学仪器测定产品力学性能的检验方法。这些性能包括抗拉强度、抗压强度、抗剪强度、抗弯强度、抗冲击强度、抗疲劳强度、耐磨强度、硬度、弹(塑)性等。(5)电学检验法这是一种利用电学仪器测定产品的电学特性(如电阻、电容、介电常数、电导率、静电压半衰期等)的方法。3.化学检验法化学检验法是用化学试剂和仪器对产品的化学成分及其含量进行测定，进而判定产品是否合格的方法。(1)化学分析法1)重量分析法。2)容量分析法。3)气体分析法。(2)仪器分析法1)光学分析法。2)电化学分析法。4.生物检验法(1)微生物学检验法微生物学检验法利用显微镜观察法、培养法、分离法和形态观察法等，对产品中有害微生物存在与否及存在数量进行检验，并判定其是否超过允许限度。(2)生理学检验法生理学检验法用于检验食品的可消化率、发热量，维生素和矿物质对机体的作用，以及食品中某些成分的毒性等。六、采购品质量管理的注意事项1.培养现代质量管理理念，强化采购质量意识(1)强化采购人员质量意识(2)强化领导层的质量意识2.加强采购的全过程质量管理(1)明确各部门的质量职责，建立相应的质量控制程序采购质量不仅涉及采购部门，还与设计技术、质量管理、检验部门以及企业高层管理部门有关。因此，应结合企业实际情况，商讨、分析、明确质量职责，在此基础上进行分工。(2)建立健全采购质量管理制度1)实施“三统一分”制度。2)实施“五到位一到底”制度。3)建立起较完善的供应商质量管理制度。4)建立采购品质量档案制度。5)建立全过程、全方位的质量管理制度。(3)加强对供应商的动态管理(4)严格把好质量检验关质量检验人员应熟知质量采购标准、试验方法、质量评定规程，对于新标准，应认真宣传贯彻，弄清其技术原理。3.努力做好采购品质量管理的基础工作(1)对采购品进行重要性分级采购品质量重要性分级由产品的规格、性能、结构和产品的适用性决定。关键类(A类)采购品对产品质量有直接影响，对产品性能起决定作用；重要类(B类)采购品对产品质量有间接影响，对产品性能有一定影响；一般类(C类)采购品是除以上两类以外的采购品。(2)做好信息处理工作1)质量信息的搜集。质量信息搜集的具体内容包括质量方针政策、质量法律法规、质量标准、图样、技术规范、合同中的质量条款、检验规程、检验记录、产品合格证、化验单、试验报告、检验和试验设备的控制与标准程序、使用中发现产品质量问题的记录等。2)质量信息的加工与存储。3)质量信息的传递。(3)提高采购人员的素质采购人员不但要有高度的事业心和责任感，遵纪守法，坚持原则，秉公办事，而且要熟悉采购业务，掌握一定的商品学、材料学方面的知识，具有一定的“识货”技能。第三节采购绩效评估采购绩效是指采购产出与相应投入之间的对比关系，它反映了采购的效率。采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程度的过程。一、采购绩效评估的目的1.确保采购目标的实现2.提供改进绩效的依据3.作为个人或部门奖惩的参考4.协助人员甄选与训练5.促进部门合作6.提高人员的士气二、采购绩效评估小组的组成1.采购部门主管2.财务部门3.销售部门4.生产主管部门或工程部门5.供应商6.专家顾问三、采购绩效评估标准1.历史绩效2.预算或标准绩效(1)固定性(2)挑战性(3)可实现性3.同业绩效4.目标绩效四、采购绩效评估方式和方法1.采购绩效评估方式(1)定期评估定期评估主要是与企业年度人事考核同步进行的对采购人员工作情况的评估。一般而言，它以采购人员的工作表现为考核内容，包括工作态度、合作精神、工作学习能力、忠诚度、积极性等。(2)不定期评估不定期评估是指跟踪特定的采购项目，由项目执行人自己根据具体情况的变化而随时进行的评估。2.采购绩效评估方法(1)排序法(2)两两比较法(3)等级分配法五、采购绩效评估指标体系1.采购绩效评估指标体系的设定(1)采购绩效评估指标体系它包括三个方面的内容：一是要选择合适的具体指标，二是要充分考虑绩效指标的目标值，三是确定绩效指标要符合有关的原则。(2)采购绩效评估指标体系设定的原则设定采购绩效评估指标体系要满足企业内部的要求，即满足生产、品质管理等部门的需要。2.采购绩效评估指标体系的内容采购绩效评估指标体系(1)品质绩效指标采购品质绩效可用验收记录及生产记录来判断。进料验收指标=合格(或拒收)数量/检验数量在制品验收指标=可用(或拒用)数量/使用数量(2)数量绩效指标1)费用指标。2)呆料、废料处理损失指标。(3)时间绩效指标1)紧急采购费用指标。2)停工断料损失指标。(4)价格绩效指标价格绩效指标包括参考性指标和控制性指标。参考性指标主要有年采购额、各采购人员年采购额、供应商年平均采购额、各采购品年度采购基价、数年平均采购基价等。控制性指标是反映采购改进过程及其成果的指标，包括平均付款周期、采购降价幅度、本地化采购率等。主要的价格绩效指标有以下几项：1)年采购额。年采购额分为生产性物料与零部件采购总额、非生产性物料与零部件采购总额、物料采购总额占产品总成本的比例等。2)采购价格。3)付款方式。(5)采购效率指标新供应商开发个数指标的意义在于使供应来源充裕，对单一来源的物料，通常要求采购人员必须在一定期限内扩增供应商数量。采购完成率指标可衡量采购人员努力的程度，其计算公式为：采购完成率=本月累计完成件数÷本月累计请购件数×100%错误采购次数是指未依有关的请购或采购作业程序处理的采购业务。订单处理时间指标是指企业采购人员处理采购订单所需要的平均时间。六、采购绩效的改进1.营造改进采购绩效的工作氛围融洽、和谐的工作气氛是搞好各项工作的基础。采购组织的管理部门应定期统计采购人员和供应商的业绩，并进行排名，再配以相应的奖惩措施，使采购业务不断改善。2.使用标杆管理法(1)选择采用标杆管理的领域(2)选择基准点(3)获得信息(4)分析数