平阳印章使用管理制度

平阳印章使用管理制度一、总则1.目的为加强平阳印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于平阳公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有使用公司印章的单位和个人。3.印章种类本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、业务专用章、部门章等各类具有法律效力或代表公司对外行使职权的印章。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出印章刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息。申请经公司法定代表人或授权负责人批准后，由行政部门按照国家有关规定选择具有资质的印章制作单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章实物、印模样本等资料进行登记备案，并将印章移交指定的保管人员。2.印章启用新印章启用前，行政部门应发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管要求等事项。印章保管人员应在收到印章后，对印章的外观、规格、材质等进行仔细核对，确认无误后在《印章保管登记表》上签字确认，并注明接收日期。印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁处理。三、印章的保管1.保管原则公司印章实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用规定，不得擅自将印章交予他人使用。2.保管职责公司公章、法定代表人章等重要印章由行政部门负责人指定专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；业务专用章、部门章等由各相关部门负责人指定专人保管。印章保管人员应建立印章保管台账，详细记录印章的名称、规格、启用时间、保管人、使用情况等信息，并定期进行核对和更新。印章保管人员应妥善保管印章存放设施，确保印章存放环境安全、整洁，防止印章受潮、生锈或损坏。3.保管要求印章保管人员应将印章存放在专门的保险柜或安全箱内，并设置密码或钥匙进行加密保管。密码或钥匙应严格保密，不得告知他人。印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，详细记录印章交接的时间、名称、数量、规格等信息，并由交接双方及监交人签字确认。交接完成后，原保管人员应将印章存放设施的密码或钥匙等相关信息告知新保管人员，并协助新保管人员熟悉印章保管要求和使用流程。四、印章的使用1.使用原则公司印章的使用应遵循合法、合规、谨慎、审批的原则，严格按照规定的使用范围和审批程序进行使用，确保印章使用的真实性、有效性和合法性。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。如因工作需要确需在空白纸张上加盖印章的，必须经公司法定代表人或授权负责人批准，并在使用后及时收回留存联进行核对和备案。2.使用范围公司公章主要用于以公司名义对外发布的各类公文、函件、证明、合同协议、授权委托书等重要文件；法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的各类经济业务事项的签字确认；合同专用章主要用于签订各类合同协议；财务专用章主要用于公司财务收支、税务申报、银行结算等相关财务业务；业务专用章主要用于公司特定业务领域的文件签署、业务往来等；部门章主要用于本部门内部的文件流转、工作联系等。3.使用流程申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明印章名称、使用日期、使用事项、文件名称及编号、份数、拟用印位置等信息，并由申请部门负责人或申请人签字确认。审批：《印章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行逐级审批。一般事项由申请部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项需经公司分管领导审批；重大事项或涉及公司核心利益的事项必须经公司法定代表人或授权负责人审批。审批人应认真审核申请事项的真实性、合法性和必要性，签署明确的审批意见。用印：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应对申请事项及审批意见进行再次核对，确认无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录印章使用的日期、事项、文件名称及编号、份数、用印人等信息。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在错误位置。登记备案：印章使用完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》、相关文件资料等进行整理归档，并定期将印章使用情况进行汇总统计，报行政部门备案。五、印章的停用与销毁1.停用情形因公司名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，原印章不再使用的；印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的；根据公司规定或工作需要，其他应当停用印章的情形。2.停用程序印章保管人员在发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并报行政部门审核。行政部门审核通过后，发布印章停用通知，明确印章停用日期，并要求各部门及时清理涉及该印章的文件资料和业务往来。印章保管人员应在收到印章停用通知后，将停用印章及时收回，并妥善保管。3.销毁程序对于停用的印章，行政部门应定期进行清理盘点，根据印章的性质和重要程度，确定销毁方式。一般情况下，公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应采用粉碎、熔毁等物理方式进行销毁；业务专用章、部门章等可采用焚烧等方式进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、数量、销毁方式等信息，并报公司法定代表人或授权负责人批准。销毁过程应进行全程录像或拍照记录，确保销毁过程可追溯。销毁完成后，由行政部门负责人、印章保管人员及监销人员在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁记录存档备案。六、印章使用的监督与检查1.监督职责行政部门负责对公司印章的使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合本制度规定。财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，确保财务收支等业务的印章使用规范、安全。审计部门负责对公司印章的使用情况进行不定期审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.检查内容印章保管情况，包括印章存放设施是否安全、印章保管人员是否符合规定等；印章使用审批情况，包括《印章使用申请表》的填写是否完整、审批流程是否合规等；印章使用登记情况，包括《印章使用登记表》的记录是否准确、完整等；印章停用与销毁情况，包括印章停用通知的发布、销毁程序的执行等是否符合规定。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则1.本制度自发布之日起生效实