总裁办职能工作流程操作规范汇编

第一部分总裁办职能

一、印信管理职能

1、法人印鉴、协议印鉴、有关部门印鉴日勺制作、登记、立案

2.法人印鉴、协议印鉴的保管

3.开具企业对外证明

二、4.用印登记

三、办公行政管理职能

（一）会务管理

包括：总裁办公、中心办公会和专题会议

2、1.助总裁做好会议汉题确实定工作

3、有关会议材料H勺准备

4、会议日程的安排

5、编发会议纪要

6、会后督办工作

（二）档案管理

1、搜集、整顿、鉴定、保管、记录企业经营活动中形成的重要文献、重要历史

资料。包括：协议文本、文献汇编、会议纪要、记录数据分析、科技成果档

案汇编、单位发展史志等；

2、档案的借阅登记

（三）接待工作

根据总裁、副总裁的规定做好企业外来人员日勺接待和服务工作。

（四）企业用期刊、报纸的订阅

于每年终负责征订企业用各级各类期刊；

四、文书管理职能

1、负责总裁、副总裁所需文书的起草，成文

2、归口企业内部管理制度H勺发文、印制工作

五、法律事务管理职能

1、企业证照口勺申办

2、协议条款口勺准备和审查

3、协助企业法律顾问处理有关法律事务

六、企业文化的建立

1、企业企业文化日勺总结、归纳

2、内部期刊日勺编辑出版

七、项目申报管理

1、根据企业日勺运行需要和企业总裁的规定，完毕详细项目的申报、评审、

认证工作；

2、有关项目材料的组织、编写及其有关的联络工作。

八、平常办公事务

1、协助总裁、副总裁安排工作日程；

2、做好各部门的协调工作；

3、及时精确地搜集、整顿与企业业务发展有关口勺政策讯息，为领导决策提

供服务；

4、根据总裁、副总裁。勺规定对各部门工作进行督促、检查和推进；

5、完毕总裁、副总裁交办H勺其他工作。

第二部分总裁办工作流程及操作规范

♦一印信制作流程和操作规范：

♦印信制作流程

二会议管理流程及操作规范

♦会议管理工作流程

A:总裁办公会及中心办公会工作流程

1、总裁办公会及中心办公会操作规范:

2、在总裁办公会和中心办公会召开前，会议主管秘书根据授权到各部门积极搜

集议题内容;

3、各部门将需议事项填入企业局域网内口勺待议议题申请表内，同步准备会议材

料；

4、会议主管秘书协助总裁筛选确定议题，并确定有关部门会议材料日勺准备状况,

填制会议议程表；

5、严格按照会议议程口勺安排召开会议；

6、总裁办公会需编制会议纪要，中心办公会根据需要可编制会议简报；

总裁办根据授权对所决策事项进行督查，并将督查成果及时反馈给总裁或副总

裁。

B：专题会议工作流程:

1、专题会议操作规范：

2、根据总裁H勺授意确定议题有关部门、议题负责人、并搜集待议议题材料:

3、有关部门准备会议材料；

4、主管秘书确定会议时间，填制会议议秽表；

5、严格按照会议安排进行会议；

6、编制会议纪要；

7、就会议决定事项进行必要的督办；

8、将督办成果反馈给总裁辅助决策。

三刊订阅流程及操作规范

♦公用期刊定阅流程:

♦期刊定阅操作规范

1.订购时间：上六个月下六个月

2.订购手续：不管单位和个人，均需先到前台查阅报刊目录，再将需要订购时

报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清晰交总裁办主管秘书

查对算价，确认无误后，当面缴款开票。

3、公费订购报刊由总裁办主管秘书根据主管副总裁的指示持订单到财务部门办

理付款托罢手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述规定填写预订单外，尚

须填写报刊分发清单，详细写明多种报刊分发到哪些领导。

四文书管理工作流程及操作规范

1、♦文书管理工作操作规范：

2、调研和搜集各部门工作信息，同步将调研成果和立案提议上报总裁：

3、根据总裁日勺授意拟写有关条文或由有关部门进行草拟，总裁办协助进行把关

审核；

4、会同有关部门对条文实行后也许出现。勺正面或负面效果进行讨论，并进行必

要修正；

5、在条文。勺试行阶段汇总总结出所反应口勺问题，并将整顿后口勺成果报总裁核

批；

6、总裁签字确认同意颁发。勺公文;

7、将正式下发口勺条文存档立案；

8、对下发公文口勺执行状况进行督查，并将督查成果及时精确地反馈给总裁：

条文颁布后，根据工作状况日勺变化提出修正或废止案。

第三部分中教育星办公管理制度

一中教育星印信管理制度

第一条印信的种类

（一）印鉴：企业向主管机关登记的企业印章或指定业务专用的企业印章。

（二）职章：刻有企业董事长或总裁职衔口勺印章。

（三）部门章:刻有企业部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注”对内专

用”。

（四）职衔签字章：刻有总裁及总裁职衔及签名的印信。

第二条印信的使用规定

（一）对企业经营权有重大关连、波及政策性问题或以企业名义对政府行政、税务、

金融等机构以企业名义的行文，盖总裁职章和企业法人章。

（二）以企业名义对国营机关团体、企业核发日勺证明文献、协议文本，及各类规章

典范口勺核决等由总裁签名，盖总裁取借章和企业法人章或协议专用章。

（三）以部门名义于授权范围内对厂商、客户日勺协议文本及内部规章典范日勺核决行

文由部门总经理签名者，盖总经理职衔签字章。

（四）各部门于经办业务H勺权责范围内及对于民营事业、民间机构、个人日勺行文以

及收发文献时，盖部门章。

第三条印信的监印

（一）总裁职章及特定业务专用章由总裁核定我司口勺监印人员。

（二）协议专用章得由总裁核定我司的监印人员。

（三）部门经理职衔签字章及部门章得由部门经理指定监印人员，并报总裁办立

案。

第四条印信盖用

（一）文献需用印时，应先填写”用印登记表单”（附表3）,经有关主管人员核准

后，连同经审核日勺文献文稿等交监印人用印。

（二）监印人除于文献、文稿上用印外，并应于“用印登记表”上枷盖使用H勺印信存

档。

（三）企业一般不容许开具空白简介信，证明如因工作需要或其他特殊状况确需

开具时，必须经主管副总裁签字指示后方可开出，持空白简介信外出工作回来

后必须向企业汇报其简介信的用途，并进行登记签字确认，未使用的必须交回。

第五条多种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负

责O

第六条监印人对未经判行文献，不得私自用印，违者受处。

第七条印信遗失时除立即向上级报备外，子应依法公名作废。

第八条本措施经呈总裁核准后施行，修改时亦同。

二会议室管理措施

企业既有大、小会议室两间，为合理安排企业会议室日勺使用，减少各部门间使用

的时间冲突，现制定如下管理措施：

1、各部门或个人因工作需要需使用企业会议室时，应提前一天到“总裁办”办

理会议室使用登记手续(见附表9)。临时决定使用口勺，也需到总裁办提出申

请，由总裁办主管秘书协调处理；

2.“总裁办”根据各部门登记的会议室使用时间、先后次序、与会人员数量等状

况合理安排会议室使用的先后次序。并及时将安排成果告知有关部门或个人。

4.企业领导因重要工作需临时使用会议室时，根据状况日勺紧急程度主管秘书可

优先安排使用，并及时告知有关部门调整会议室使用时间；

5.凡未办理使用登记申请的部门或个人，无权使用会议室；

6、本措施自公布之日起开始施行，望各部门认真遵照执行。

三中教育星会议管理措施

经研究决定，现制定中教育星会议管理措施如下：

(1)1,会议形式

(2)总裁办公会：由企业总裁主持召开日勺协调工作布署会

(3)中心办公会：各管理中心主管副总裁主持召开口勺工作协调布署会

(4)专题工作会：根据工作需要召开日勺专题会议(机动)

部门例会：各部门的工作总结、计划会

(1)2.会议召开时间

(2)总裁办公会：每半个月召开一次，时间为月初、月中的第一种星期一

上午11：00—12：00

(3)中心办公会：每周召开一次，时间为每周五下午16：30-17：30；

(4)专题工作会：根据工作需要机动安排会议时间

部门例会：每周召开一次，时间为每周五上午。详细时间由各部门根据工作需要

确定

(1)3.参会规定

(2)根据会议主题认真准备会议材料，不可取用不对日勺的材料；

(3)严格遵守会汉开始时间，不得无端迟到；

(4)因工作需要不能准时到会H勺，应在会议开始前告知主管秘书；

(5)严格按照确定的发言时间进行陈说。(原则上以3分钟为限)；

(5)严禁发言内容偏离会议主题；

(6)不可打断他人的发言；

(7)无特殊理由不得中途离席；

四档案管理制度

文献的归档范围：

1.凡下列文献统一由总裁办负责归档：

(1)上级机关来文，包括上级对企业汇报、申请的批复；

(2)以企业名义对外发出日勺汇报、指示、决定、决策、通报、纪要、重要告知、

工作总结、领导发言和生产经营工作H勺各类计划记录、季度、年度报表、项

目方案、协议、协议、委任书等；

⑶董事会会议、总裁办公会、专题会议、企业管理委员会、中层干部会以及

多种专题例会记录；

(6)参与上级召开H勺多种会议带回日勺重要文献、资料及我司在会上汇报日勺发言

材料等；

(7)上级有关领导来企业检查视察工作H勺汇报、指示记录，以及企业向上级进

行汇报日勺提纲和材料；

(8)反应我司生产、泾营活动、先进人物事迹及企业领导工作等日勺音、像摄制

品；

(9)企业日志和大事记；

(10)企业向上级请示批复日勺文献及上报H勺为关材料。

2.各业务部门平常工作中形成日勺活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

第二条立卷规定

1.文献立卷应按照内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整顿归档。

2.立卷时，规定把文献的批笈、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文献、

材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合□勺原则。重要工作、重要会议形成的文

献材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文献材料，规定在下年度5月份此前整顿完。6月份正式向息裁

办主管秘书移交，清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。

第三条档案文献时借阅

1.各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文献，需经本部门负责人在文书

档案借阅登记表上签字确认，并经总裁办公室主任同意后方可借阅；对有密级

的文献需经主管副总裁及总裁办主任同意后方可借阅。

2.借阅文献应严格履行借阅登记手续，重要文献就地阅看，准时偿还。任何人

不得将重要文献带走或全文抄录，不容许拆卷和在文献上勾划等。

3.各部门应指定一位责任心强的同志负责文献收交、保管、保密、催办检查工

作。

第四条对于多出、反复、过时和无保留价值的文献，档案管理人员应定期清理

造册，并按企业有关规定，办理申请销毁手续。若按规定需要销毁时，凡属密级

档案须经主管总裁同意后方可销毁，一般内部档案，须经总裁办公室主任同意

后方可销毁。

第五条经审核同意销毁日勺文献，档案管理人员应认真填写、编制销毁清单，并

应由总裁办公室主任监督销毁。

五中教育星文书管理制度

（一）总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充足发挥文献在各项工

作中口勺指导作用，根据文书处理口勺有关规定，结合我企业口勺实际状况，特制定

本制度。

第二条文献管理内容重要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，我司

上报下发口勺多种文献、资料。

第三条企业各类文献由总裁办公室归口管理。

（二）收文的管理

第四条公文日勺签收

1.凡来企业的公启文献（除企业领导订启的外）均由前台文秘登记签收，并在文

献签收登记表上登记（见附表：8）（直送总裁办公室的机要文献除外）后交总裁

办主管秘书拆封。在签收和拆封时，前台文秘和主管秘书均需注意检查封口和邮

戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝

签收。

第五条文献H勺传阅与催办。

1.传阅文献应严格遵守传阅范围和保密规定，不潺将有密级日勺文献带回家、宿舍

和公共场所，也不得将文献转借其他人阅看。对尚未传达的文献不得向外泄露内

容。

2.阅读文献应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文献交还总裁办，阅批文献

一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“指示“、“拟办意见”的总裁

办应责成有关部门和人员按文献所提规定和领导指示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文献夹内任何文献及附件，如确系工作

需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文献阅完后，应送总裁办主管秘书处，切忌横传。

5.总裁办公室秘书对文献负有催办检查督促的责任，承接部门接到文献、函电

应立即指定专人办理。不得将文献压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，

并征得总裁办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

(三)发文的管理

第八条发文的规定

1.企业上报下发正式文献。勺权力集中在总裁办公室，各部门一律不得自行向上、

向下发送正式文献。

2.各部门需要向上反应汇报重要状况或向下安排布置重要工作规定发文口勺应向

总裁办提出发文申请，并将文献底稿分别交总裁办审核。总裁办同意发文，则按

企业机构设置与业务分工统一归口以中教育星X字发文。

3.对企业影响较大，波及两个以上企业领导分管范围。勺文献，须由企业董事长

和企业总裁同意签发。其他文献均由主管副总裁同意签发。

第九条发文的范围：

1.但凡以总裁办公室名义发出的文献、通告、决定、决策、请示、汇报、编写时

会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.总裁办公室下发文献重要用于：

(1)公布企业规章制度；

(3)公布企业体制机构变动或干部任免事项；

⑷公布企业。勺重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作口勺决定;

(5)公布有关奖惩决定和通报；

(6)其他有关全企业口勺重大事项；

3.总裁办上行文、外发文重要用于：

(1)对董事会呈报工作计划、请示汇报、处理决定；

(2)同兄弟单位联络有关企业重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、

基建、经营管理等事宜。

4.在企业平常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文献、工艺修改、审批

工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，报经主管领导同意

后，由主管部门书面或口头告知执行，一般不用忌裁办发文。

5•凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可

以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务部门与外单位发生的一般业务联络，可用部门的名义对外发函(应各

自编号备查)不用企业名义发文。

(四)发文程序与规定

第十条发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先向总裁办提出申请；

2.总裁办同意发文时，主办单位应企业的主体工作精神及上级指示或实际工作

需要草拟文献草稿；

3.草拟文稿必须从企业角度出发，做到状况确实、观点鲜明、条理清晰、层次分

明、文字简炼、标点符号对H勺、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩

笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文献标题、发送范围、印

制份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.总裁办应根据企业日勺规定和上级有关指示精神、有关文献日勺规定，对文稿进行

审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符日勺文稿应退回拟

稿单位重新拟稿；

6.经审查修改后日勺文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7.需经会签日勺文稿，应在交付打印前送会釜部门会签；

8.文稿审核会签后，按同意权限日勺规定分别呈送主管领导审定同意签发；

10.经领导同意签发后口勺文稿交总裁办主管秘书统一编号打印；

11.文献打印清样，应由拟稿入校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文献打字后，由总裁办派专人按数印刷，再由主管秘书分发并检查贯彻状

况，对印刷质量不好的文献，机要秘书应拒绝盖印分发。

（一）13、总裁办秘书对承接H勺公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥日勺企

业文献和上级规定限期清退H勺文献，进行收缴清退工作。（一般为月底一

小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文献丢失，必须及时查明原因

和责任者，并如实向领导汇报。

（二）附：中教育星软件股份有限企业行文规范

（三）发文种类

2、中教育星字[2023]**号：中教育星字文献是企业对内制定制度、管

理措施，对外公布企业重要决策、决定、规章制度等时使用；

3、中教育星办字[2023]**号：总裁办公布文献时使用

4、中教育星人字[2023]**号：企业决定企业内部经理级以上人员及各

分企业总经理人事任免时使用

5、中教育星行字[2023]**号：行政部公布文献时使用

6、中教育星财字[2023]**号：财务部公布文献时使用

7、中教育星便字[2023]**号企业对外商洽工作、对内进行调整时使用

8、函：企业对外荀洽工作，问询和答复问题时使用

告知：告知文献是对总企业内部、各分企业及代理商非制度、决定、决策类

文献时使用。例如：放假告知、代理会告知等。

10、请示：各部门向企业领导或上一级单位请示指示时使用。

11.各部门向企业领导汇报工作、反应状况、答复问询时使用。

12.通报：企业对重要事宜公布通告时使用

（四）13.纪要：记录企业多种会议时使用

1、14.协议：企业对外签订多种协议步使用

2、文献格式：

3、文献一律采用A4纸。

4、文献标题使用宋体2号字，文献正文使用宋体4号字。

5、发文字号包括白教育星x字，年份[xxxx],序号xx。

6、文献标题应简要概括文献内容。文献标题除规章制度名称加书名号外,

一般不用标点符号。

7、文献应在右下角标明x页号。

8、行文层次序数，第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1.”，第

四层为“⑴

9、成文日期以签发人签发日期为准。

文献如有附件应当在正文之后，成文日期之前注明附件次序和名称。

10、某页文献中没有详细内容时应注明“（此页无正文）

11.中教育星*字类文献应标注命主题词。一份文献的主题词不得超过6个。

12.修改和签批文献应使用钢笔和签字笔

第四部分附表单样本

血山中教育星制印申请表

申请日期：

申请日期：

申请部门印鉴名号印鉴类型

制印用途：

部门负责人签字公司总经理签字

附表1:制印申请表

附表2：印信存档登记表

匚du5kif中教育星

印信存档登记表

填表日期:

印鉴留存部门保存人

鉴印留存：

附表3:用印登记表

匚duskif中教育星

用印登记表

年度:

年度:

用印部门鉴印存档

用印人

事由

份数

部门经理签字

鉴印人：年月

总经理签字日

鉴印人：年月日

用印部门鉴印存档

用印人

事由

份数

部门经理签字

鉴印人：年月

总经理签字日

鉴印人：年月日

用印部门鉴印存档

用印人

事由

份数

部门经理签字

鉴印人：年月

总经理签字日

鉴印人：年月日

用印部门鉴印存档

用印人

事由

份数

部门经理签字

鉴印人：年月

总经理签字日

鉴印人：年月日

附表4.会议议程表

Eduskiti

会议议程表

年月日

部门负责人待议事项陈说时间相关会议材料提交

阳表5:母汉议登中清衣

匚duskif"我育星

待议议题申请表

年月日

部门待议事项所提交会议材料摘要

舟表6:全宗案卷分类索引登记表

匚duski仙教育星

全宗案卷分类索引登记表

年度：

年度：

类别类别餐别