宝马公司采购管理制度

宝马公司采购管理制度总则目的本采购管理制度旨在规范宝马公司（以下简称“公司”）的采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营所需物资和服务的及时供应，同时控制采购成本，保证采购质量，防范采购风险，维护公司利益。适用范围本制度适用于公司内所有涉及物资采购、服务采购的部门和人员，包括但不限于生产部门、研发部门、行政部门等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。采购组织与职责采购部门设置公司设立独立的采购部门，负责公司各类物资和服务的采购工作。采购部门根据业务需要，可下设不同的采购小组，分别负责不同品类物资的采购。采购部门职责1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商数据库。3.根据公司需求，编制采购计划，下达采购订单。4.组织采购谈判，签订采购合同。5.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。6.负责采购物资和服务的验收工作。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。其他部门职责1.需求部门：负责提出物资和服务的采购需求，提供详细的技术规格和质量要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和监督，参与采购合同中质量条款的制定和验收标准的确定。采购流程采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划、项目进度等，提前制定物资和服务需求计划，并提交给采购部门。2.需求计划应明确物资和服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。采购计划编制1.采购部门收到需求计划后，进行汇总和分析，结合库存情况，编制采购计划。2.采购计划应包括采购物资和服务的种类、数量、预算金额、采购时间等内容，并报相关领导审批。供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门根据采购计划，通过市场调研、供应商推荐、网络搜索等方式，寻找潜在供应商，并对其进行初步筛选。2.供应商评估：采购部门组织相关部门对初步筛选的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。3.供应商选择：根据评估结果，采购部门选择合适的供应商，并与其签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务、采购物资和服务的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。4.供应商管理：采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等内容。对于表现优秀的供应商，给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、终止合作等措施。采购订单下达1.采购部门根据采购计划和供应商选择结果，向选定的供应商下达采购订单。2.采购订单应明确采购物资和服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等内容，并要求供应商签字确认。采购合同签订1.对于金额较大、采购周期较长或涉及重要物资和服务的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的要求签订，明确双方的权利和义务、采购物资和服务的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。采购订单执行与跟踪1.供应商收到采购订单后，应按照订单要求组织生产和供应。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量状况、交货情况等信息。2.如发现供应商存在问题或可能影响交货的情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，确保按时、按质、按量交货。采购验收1.采购物资和服务到货后，采购部门应及时通知质量部门、需求部门等相关部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同、订单要求及相关质量标准对采购物资和服务进行检验和验收，填写验收报告。3.对于验收合格的物资和服务，验收人员应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的物资和服务，应及时通知供应商进行处理，并记录处理情况。采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交财务部门审核。2.财务部门审核付款申请单的真实性、合法性、准确性后，按照公司财务管理制度的规定办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在签订采购合同后，按照合同约定的比例和时间申请支付预付款；对于货到付款项，应在物资和服务验收合格后，按照合同约定的时间申请支付货款；对于分期付款项，应按照合同约定的分期时间和金额申请支付款项。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.对于识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。风险应对措施1.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择资质良好、信誉可靠的供应商；与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，防范供应商违约风险；定期对供应商进行监督和检查，及时发现和解决问题。2.市场风险应对：加强市场调研，及时了解市场动态和价格变化，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加；与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购价格和条款；采用套期保值等金融工具，降低市场价格波动风险。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件；加强采购物资和服务的检验和验收工作，确保质量符合要求；对于质量不合格的物资和服务，及时要求供应商进行更换或处理，如给公司造成损失的，依法追究供应商的责任。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格按照法律法规和公司制度签订采购合同；在合同签订前，组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理；建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决；加强合同档案管理，妥善保管采购合同及相关资料。5.付款风险应对：严格按照采购合同和公司财务管理制度办理付款手续，确保付款的真实性、合法性、准确性；加强对供应商付款情况的跟踪和管理，及时掌握供应商的财务状况和信用情况，防范付款风险；对于逾期付款的供应商，按照合同约定采取相应的措施，如收取逾期利息、暂停合作等。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订和履行情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督和检查。外部监督1.公司应积极配合政府有关部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料和信息。2.对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，公司可邀请外部专业机构进行审计和监督，确保采购活动的公开、公平、公正。采购绩效评估评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：评估采购物资和服务的质量是否符合要求，是否满足公司生产经营需要。3.采购效率：包括采购周期、订单处理时间、交货及时性等，评估采购工作的效率和响应速度。4.供应商管理：评估供应商的选择、评估、考核等管理工作是否有效，供应商的合作满意度。5.合规性：评估采购活动是否符合国家法律法规和公司制度要求。评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购金额、采购数量、质量检验报告、交货记录等。2.采用定量分析和定性分析相结合的方法，对评估指标进行计算和分析。3.组织相关部门和人员对采购绩效进行评价，听取各方意见和建议。评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于绩效优秀的部门和人员，给予表彰和奖励；对于绩效不佳的部门和人员，进行批评教育和整改，情节严重的，给予相应的处罚。2.将采购绩效评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据，