公司邮箱使用管理制度

公司邮箱使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司邮箱的使用，确保公司信息的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：公司邮箱的使用应遵守国家法律法规及相关政策的规定。2.安全性原则：确保公司邮箱系统的安全稳定运行，保护公司机密信息不被泄露、篡改或丢失。3.规范性原则：员工应按照规定的流程和要求使用公司邮箱，保证邮件内容的规范、准确、清晰。4.高效性原则：充分发挥公司邮箱在沟通协作中的作用，提高工作效率，促进业务发展。二、邮箱账号管理（一）账号申请1.新员工入职时，由人力资源部门负责为其申请公司邮箱账号。账号命名规则为：员工姓名全拼（小写）@公司域名。2.员工需向人力资源部门提供准确的个人信息，包括姓名、部门、岗位等，以便顺利开通邮箱账号。（二）账号权限1.公司邮箱账号仅用于员工工作相关的沟通与协作，不得用于私人事务。2.员工应妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将账号转借他人使用。如因特殊原因需要他人代为处理邮件，应提前向直属上级申请，并确保信息安全。3.根据员工的工作职责和权限，公司将为其分配相应的邮箱使用权限，如发送、接收、转发、删除等权限。员工应严格按照权限使用邮箱，不得擅自更改。（三）账号停用与删除1.员工离职或岗位调动时，人力资源部门应及时通知信息部门停用其邮箱账号，并删除相关邮件数据。2.如员工因违反公司规定或其他原因需要停用邮箱账号，由相关部门提出申请，经公司领导批准后，信息部门执行停用操作。3.邮箱账号停用后，员工将无法再使用该账号登录邮箱系统。如因工作需要，员工可在离职前申请将重要邮件进行备份或转移。三、邮件使用规范（一）邮件主题1.邮件主题应简洁明了，准确概括邮件的主要内容，避免使用模糊、冗长或无意义的主题。2.对于重要事项或紧急事项，应在主题中注明“重要”“紧急”等字样，以便收件人能够及时关注。（二）邮件正文1.邮件正文应结构清晰，逻辑连贯，语言表达准确、规范、简洁。避免使用生僻字、错别字和网络用语。2.开头应简要说明邮件的目的和主要内容，结尾应明确提出需要收件人采取的行动或期望得到的回复。3.对于内容较多的邮件，应进行分段阐述，并适当使用小标题，以便阅读。4.涉及公司机密信息、商业秘密或敏感信息的邮件，应按照公司相关保密规定进行加密处理，并在邮件正文中注明“机密”字样。（三）邮件附件1.如邮件需要附带附件，应在正文中明确说明附件的内容和用途，并确保附件大小符合公司邮箱系统的限制要求。2.附件应命名规范，与邮件主题相关，便于收件人识别和查找。避免使用过长、复杂或难以理解的文件名。3.对于多个附件，应进行压缩打包处理，并在邮件正文中注明解压密码（如有）。4.严禁发送包含病毒、恶意软件或其他有害程序的附件，以免给公司信息系统和其他员工带来安全风险。（四）邮件发送1.员工在发送邮件前，应仔细检查邮件内容，确保信息准确无误。如有错误或遗漏，应及时修改后再发送。2.发送邮件时，应选择合适的收件人，避免误发或滥发邮件。对于重要邮件，应进行必要的审核和审批流程后再发送。3.如需要同时发送给多个收件人，应使用抄送（CC）或密送（BCC）功能，并明确说明抄送和密送的目的和范围。抄送的收件人应是与邮件内容相关且需要知晓邮件信息的人员，密送的收件人应是因特殊原因需要了解邮件内容但不希望其他收件人知晓的人员。4.严禁发送垃圾邮件、广告邮件或其他与工作无关的邮件，以免影响公司邮箱系统的正常运行和其他员工的工作效率。（五）邮件接收与回复1.员工应定期查看公司邮箱，及时接收和处理邮件。对于重要邮件和紧急邮件，应在收到后的一个工作日内进行回复或处理。2.回复邮件时，应针对原邮件的内容进行答复，避免遗漏重要信息。如需要对原邮件进行补充或修改，应在回复邮件中明确说明。3.对于需要多个部门或人员协同处理的邮件，相关人员应及时沟通协作，确保问题得到妥善解决。回复邮件时，应抄送给相关的协同人员，以便他们了解处理进度和结果。4.如因特殊原因无法及时回复邮件，应向发件人说明原因，并告知预计回复时间，以免给发件人造成误解。四、邮箱安全管理（一）密码安全1.员工应定期修改邮箱密码，密码应设置为包含字母、数字和特殊字符的强密码，长度不少于[X]位。2.避免使用与个人信息相关的简单密码，如生日、电话号码、身份证号码等，以防密码被盗用。3.不要在公共场所或不安全的网络环境中使用公司邮箱，如网吧、咖啡馆等。如需在外部网络环境中使用邮箱，应确保网络安全可靠，并采取必要的安全措施，如使用VPN等。（二）病毒防范1.安装正版杀毒软件和防火墙，并定期更新病毒库和系统补丁，以防范病毒、木马等恶意软件的攻击。2.不要随意打开来历不明的邮件附件或点击邮件中的链接，以免感染病毒或遭受网络诈骗。如对邮件内容有疑问，应先向发件人核实后再进行操作。3.如发现电脑感染病毒或出现异常情况，应立即断开网络连接，并使用杀毒软件进行查杀处理。如问题无法解决，应及时联系公司信息部门寻求帮助。（三）数据备份1.员工应定期对重要邮件进行备份，可采用本地硬盘备份、外部存储设备备份或云存储备份等方式，确保邮件数据的安全性和完整性。2.备份周期可根据邮件的重要程度和使用频率进行设定，建议每周至少备份一次重要邮件。3.如因邮箱系统故障、数据丢失或其他原因导致邮件无法正常访问，员工可使用备份数据进行恢复，以减少工作损失。（四）安全审计1.公司信息部门将定期对公司邮箱系统进行安全审计，检查邮箱使用情况、账号权限设置、邮件内容安全等方面是否符合公司规定。2.对于发现的安全问题和违规行为，信息部门将及时通知相关人员进行整改，并记录在案。如情节严重，将按照公司相关规定进行处理。3.员工应积极配合公司的安全审计工作，如实提供相关信息和资料，不得隐瞒或拒绝审计。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立邮箱使用监督小组，由人力资源部门、信息部门和相关业务部门的人员组成，负责对公司邮箱的使用情况进行监督检查。2.监督小组将定期对公司邮箱系统进行巡查，查看员工的邮箱使用记录、邮件内容等，发现问题及时督促整改。3.员工如发现其他员工存在违规使用公司邮箱的行为，应及时向监督小组报告，公司将对举报人给予适当的奖励和保护。（二）考核办法1.将员工邮箱使用情况纳入绩效考核体系，考核内容包括邮件回复及时性、邮件内容规范性、邮箱安全管理等方面。2.对于在邮箱使用过程中表现优秀的员工，公司将给予表彰和奖励；对于违反邮箱使用管理制度的员工，公司将视情节轻重给予警告