公司报销预支管理制度

公司报销预支管理制度总则1.目的为了加强公司财务管理，规范报销及预支流程，确保公司资金的合理使用与安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销及预支的费用必须真实发生，相关凭证合法有效。合理性原则：费用支出应符合公司业务需求和财务规定，杜绝不合理开支。审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行操作，确保各项费用支出得到有效管控。及时性原则：员工应及时办理报销及预支手续，财务部门及时审核支付，提高资金使用效率。报销管理1.报销凭证要求所有费用报销必须提供合法有效的发票或收据。发票应具备税务监制章、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等完整信息，且发票内容应与实际业务相符。对于无法取得发票的特殊情况，需提供相关说明及有效证明材料，经审批后方可报销。报销凭证应整洁、清晰，不得涂改、挖补。如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。2.报销流程费用发生：员工在完成业务活动后，应及时取得相应的报销凭证。填写报销单：员工按照公司规定的报销单格式，详细填写报销日期、部门、姓名、报销事由、金额等信息，并将报销凭证粘贴在报销单背面。部门负责人审批：部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，确认费用支出的真实性、合理性及与业务的相关性，签署审批意见。财务审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正相关材料。总经理审批：根据公司规定的审批权限，超过一定金额的报销申请需经总经理审批。总经理对报销事项进行最终审核，签署审批意见。报销支付：经各级审批通过后，财务部门按照公司财务规定及时办理报销支付手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户。3.报销时间规定员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。对于业务周期较长或有特殊情况的，需提前向财务部门说明原因。财务部门应在收到完整报销申请后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销申请，应在[X]个工作日内安排支付。4.报销费用分类及标准差旅费交通费用：根据员工职级和出差地区的不同，规定乘坐交通工具的标准。如飞机经济舱、高铁二等座、火车硬卧等，特殊情况需乘坐更高等级交通工具的，需提前经上级领导审批。住宿费用：按照出差地区的经济水平划分不同的住宿标准，如一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚等。员工应选择符合公司规定标准的酒店住宿，并取得相应发票。餐饮补贴：根据出差天数给予一定标准的餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。业务招待费业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待费用支出。招待费用报销时，需注明招待对象、事由、时间等信息，并附上相关招待活动的证明材料（如招待清单、照片等）。业务招待费的报销标准根据招待对象和业务性质设定不同额度，单次招待费用超过[X]元的，需提前经总经理审批。办公用品及设备购置办公用品由行政部门统一采购、管理和发放，员工因工作需要领用办公用品时，应填写领用登记表。办公设备购置需提前提交申请，经审批通过后由行政部门负责采购。购置金额较大的办公设备，应按照公司固定资产管理规定进行登记和入账。办公用品及设备购置的报销凭证应包括发票、采购清单、验收单等。通讯费根据员工工作岗位和职级，设定不同的通讯费补贴标准，补贴方式可选择实报实销或定额补贴。采用实报实销方式的，员工需提供正规的通讯费发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名。采用定额补贴方式的，补贴金额直接计入员工工资，不再另行报销通讯费发票。预支管理1.预支范围员工因业务需要，在费用发生前可申请预支款项。预支范围主要包括差旅费、业务招待费、采购备用金等。对于临时性、紧急性的业务活动，经上级领导批准后，可给予适当的预支。2.预支申请流程填写预支申请表：员工详细填写预支日期、部门、姓名、预支事由、预支金额等信息，并说明预支款项的用途和预计还款时间。部门负责人审批：部门负责人对预支申请进行审核，确认预支事项的必要性和合理性，签署审批意见。财务审核：财务部门对预支申请进行审核，重点审核预支金额是否合理、还款计划是否明确等。如审核通过，办理预支款项支付手续。总经理审批：根据公司规定的审批权限，超过一定金额的预支申请需经总经理审批。总经理对预支事项进行最终审核，签署审批意见。3.预支额度及期限预支额度根据员工职级、业务需求等因素综合确定。一般情况下，预支额度最高不超过预计费用总额的[X]%。预支款项应在业务完成后的[X]个工作日内办理报销冲账手续。如有特殊情况无法按时报销的，需提前向财务部门说明原因并申请延期还款。延期最长不得超过[X]个工作日。4.预支款项的使用及监督员工应严格按照预支申请用途使用预支款项，不得挪作他用。财务部门定期对预支款项的使用情况进行监督检查，如发现违规使用预支款项的行为，将责令限期整改，并按照公司相关规定进行处理。审批权限1.各级审批人员职责部门负责人：负责对本部门员工的报销及预支申请进行初审，确保费用支出与业务相关，真实合理。财务人员：对报销及预支凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，提出审核意见，控制公司财务风险。总经理：根据公司规定的审批权限，对重大或金额较大的报销及预支申请进行最终审批。2.审批权限划分报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批后，财务审核通过即可报销。报销金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审批、财务审核后，报总经理审批。报销金额超过[X]元的，需依次经过部门负责人、财务、总经理审批。预支款项的审批权限与报销金额审批权限相同。财务审核要点1.凭证审核检查报销凭证是否真实、合法、有效，发票内容是否与报销事项相符。审核报销凭证的填写是否完整、规范，签字盖章是否齐全。2.费用合理性审核根据公司费用报销标准，判断报销费用是否合理。对于超出标准的费用，需审核是否有特殊审批手续。分析费用支出与业务活动的相关性，杜绝不合理的费用支出。3.审批流程审核检查报销及预支申请是否按照规定的审批流程进行，各级审批意见是否齐全、合规。对于越级审批或审批手续不全的报销及预支申请，不予审核通过。违规处理1.违规行为界定提供虚假报销凭证，虚报、多报费用的。擅自更改报销凭证内容，伪造报销事项的。未按照规定用途使用预支款项，挪作他用的。违反审批流程，未经批准擅自报销或预支款项的。2.处理措施对于发现的违规行为，财务部门有权拒绝报销或追回已支付的款项。视情节轻重，对违规员工给予警告、罚款、降职、辞退