机关单位档案管理制度

机关单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关单位的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映机关工作活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，为机关工作人员和社会利用档案提供便利条件。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门机关单位应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责本单位档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁机关工作中形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.对各部门档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.参与机关重大活动和重要文件材料的形成过程，对文件材料的收集、整理进行指导和把关。7.做好档案的开发利用工作，为机关决策、工作查考、历史研究等提供档案信息服务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保文件材料齐全完整、分类准确、排列有序。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案整理、鉴定、统计等工作，提供有关本部门档案的利用信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围机关单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，均应纳入档案收集范围，具体包括：1.上级机关下发的与本单位工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类公文，如请示、报告、批复、决定、决议、通知、通报、会议纪要等。3.机关内部的工作计划、总结、统计报表、规章制度、会议记录、大事记等。4.本机关开展业务活动形成的各类文件材料，如业务报表、合同协议、调研材料、技术资料、项目文件等。5.本机关召开会议形成的会议文件、会议记录、会议纪要、会议照片等。6.本机关组织的各类活动形成的文件材料，如活动方案、活动总结、活动照片、音像资料等。7.本机关工作人员在工作中形成的个人业务档案，如培训记录、考核材料、获奖证书等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.立卷。将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组合，组成保管单位，即案卷。立卷应遵循一事一卷、一卷内文件材料数量适度、文件材料排列有序等原则。3.编号。对整理好的案卷进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。4.编目。编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，详细记录档案的内容和存放位置，方便档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架。应选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架，用于存放档案案卷。2.温湿度调节设备。配备温湿度计、空调、除湿机等设备，确保库房内温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.防火设备。安装火灾自动报警系统、灭火设备等，确保档案库房的消防安全。4.防虫设备。配备防虫药品、防虫网等，防止档案遭受虫害。5.防盗设备。安装防盗门窗、监控系统等，加强档案库房的安全防范。6.其他设备。根据档案管理需要，配备档案整理工作台、装订机、复印机、计算机等设备。（三）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐有序，便于查找和利用。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案。凡是反映机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案。凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案。凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（五）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.检查周期为每年至少一次，对于重要档案和易损档案应增加检查次数。3.检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药品、调整库房温湿度等。4.对检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对机关工作的查考利用价值、历史研究价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值和保管期限。2.分析比较法。将档案与同类档案进行比较分析，判断档案的独特性和重要性，确定其保存价值。3.专家咨询法。对于专业性较强的档案，可咨询相关领域的专家，听取专家意见，确定档案的保存价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经机关负责人审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应对档案销毁清册进行妥善保管，保存期限不少于5年。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围机关工作人员因工作需要，可查阅本机关保管的档案。外单位查阅本机关档案，应按照国家有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.机关工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅本机关档案，应提前向本机关档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并加盖查阅单位公章。档案管理部门审核同意后，通知查阅单位前来查阅。查阅单位应派专人前来查阅，并填写档案查阅登记表。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出档案库房。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。对于重要档案或不宜提供原件的档案，应提供复印件，并注明出处。2.档案管理部门可根据需要，为查阅人员提供档案整理、编目、检索等方面的咨询服务，帮助查阅人员更好地利用档案。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，确保档案信息安全。（四）利用登记档案管理部门应对档案查阅和利用情况进行详细登记，记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息。利用登记应及时、准确、完整，并存档备查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标推进档案管理信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，建立档案数字化副本，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设。开发或选用适合本机关的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用等业务流程的信息化管理。3.档案数据库建设。建立档案数据库，存储档案的基本信息、文件内容、目录索引等数据，方便档案信息的查询和利用。4.档案信息安全保障体系建设。采取安全防护措施，确保档案信息在存储、传输和利用过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、网络设备、存储设备等信息化硬件设施，确保信息化管理工作的正常开展。2.档案管理人员