非项目采购管理制度

非项目采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司非项目采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司除项目采购以外的所有采购活动，包括办公用品、办公设备、劳保用品、低值易耗品、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门职责，加强协作配合。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购策略、供应商选择等，确保采购决策符合公司整体利益。（二）采购执行部门1.采购部负责制定采购计划，组织实施采购活动，包括供应商开发、询价、比价、议价、合同签订、订单跟踪等。建立和维护供应商档案，评估供应商绩效，定期与供应商沟通，确保供应商提供优质产品和服务。收集市场信息，分析采购价格走势，为公司采购决策提供参考依据。2.需求部门根据工作需要，提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程，协助采购部进行供应商选择、样品检验、到货验收等工作。负责对采购物品或服务的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进建议。（三）其他相关部门1.财务部负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保采购资金的安全和合理使用。参与采购合同的审核，负责采购付款的审核和支付。2.质量部负责制定采购物品的质量标准，参与供应商的评估和选择，对采购物品进行质量检验和验收。对采购物品的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部。（二）采购审批1.采购部收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，核实采购物品或服务是否在采购预算范围内，是否符合公司相关规定。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），采购部可直接进行采购；对于金额较大的采购申请，采购部应提交采购决策委员会审批。3.采购决策委员会对采购申请进行审议，根据公司整体利益和实际需求，做出审批决定。（三）采购实施1.制定采购计划采购部根据采购审批结果，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等内容。采购计划应合理安排采购进度，确保采购物品或服务按时到货，满足公司工作需要。2.供应商选择与管理采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。3.采购询价与比价采购部向选定的供应商发送询价单，要求供应商提供产品报价、交货期、付款方式等信息。采购部收集至少三家供应商的报价，并进行比价分析，选择性价比最优的供应商。4.采购议价采购部与选定的供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。议价过程中，采购部应充分了解市场行情，掌握供应商的成本结构，合理运用谈判技巧，确保公司利益最大化。5.合同签订采购部与供应商达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交财务部、法务部等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。6.订单跟踪采购部根据采购合同，下达采购订单，并跟踪订单执行情况。定期与供应商沟通，了解订单生产进度、发货情况等，及时协调解决订单执行过程中出现的问题。如遇供应商无法按时交货或产品质量问题等情况，采购部应及时采取措施，减少对公司工作的影响。（四）到货验收1.采购物品或服务到货前，采购部应提前通知需求部门和质量部做好验收准备。2.需求部门和质量部按照采购合同和相关标准对采购物品或服务进行验收，验收内容包括数量、规格、型号、质量、外观等方面。3.验收合格后，需求部门和质量部在《验收单》上签字确认；如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。4.采购部负责将验收情况反馈给财务部，财务部根据验收结果和采购合同办理付款手续。四、采购方式（一）集中采购对于通用性强、需求量大的采购物品或服务，如办公用品、办公设备等，实行集中采购。集中采购由采购部统一组织实施，通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择优质供应商，签订框架协议，定期进行采购。（二）分散采购对于专业性较强、需求相对分散的采购物品或服务，如特殊规格的办公用品、特定的设备维修服务等，由需求部门自行采购。需求部门应按照本制度的规定，进行采购申请、供应商选择、合同签订、到货验收等工作，并及时向采购部备案。（三）紧急采购因工作急需，无法按照正常采购流程进行采购的物品或服务，可进行紧急采购。紧急采购由需求部门填写《紧急采购申请表》，说明紧急采购的原因、采购物品或服务的名称、规格、型号、数量等内容，经部门负责人和采购部负责人签字批准后，由采购部尽快组织采购。紧急采购应尽量选择信誉良好、供货及时的供应商，并在事后及时补办相关手续。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部每年年底根据公司年度工作计划和实际需求，编制下一年度采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容，并提交财务部审核。2.财务部根据公司年度财务预算和采购部提交的采购预算草案，进行综合平衡，编制公司年度采购预算。年度采购预算经公司管理层审批后下达执行。（二）预算执行1.采购部应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额等内容，提交采购决策委员会审批。2.财务部负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报采购预算执行情况，确保采购资金的合理使用。六、供应商管理（一）供应商开发1.采购部根据公司采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出潜在供应商，并对其进行实地考察或问卷调查。3.实地考察或问卷调查内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、售后服务等方面。根据考察或调查结果，评估供应商是否符合公司要求。4.对于符合要求的潜在供应商，采购部将其纳入供应商数据库，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、产品质量检测报告、合作记录等内容。（二）供应商评估与选择1.采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、信誉等方面。2.评估方式可采用定期评估、不定期评估、专项评估等多种形式。定期评估每年进行一次，不定期评估根据实际情况随时进行，专项评估针对特定采购项目或供应商问题进行。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，合作良好，可给予更多的采购份额和优惠政策；B类供应商为合格供应商，保持正常合作；C类供应商为存在问题的供应商，应督促其改进，如问题严重，可暂停或终止合作。4.在选择供应商时，应优先选择A类供应商；对于新采购项目，应在A类供应商中进行选择；如A类供应商无法满足采购需求，可考虑B类供应商；一般情况下，不选择C类供应商。（三）供应商绩效评价1.采购部建立供应商绩效评价体系，定期对供应商的绩效进行评价。绩效评价指标包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合等方面。2.绩效评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于绩效评价优秀的供应商，给予表彰和奖励，如增加采购份额、延长付款期限等；对于绩效评价不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可暂停或终止合作。3.采购部应将供应商绩效评价结果反馈给供应商，并与供应商共同分析原因，制定改进措施，促进供应商不断提高自身管理水平和服务质量。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.市场风险主要指市场价格波动、市场供应短缺等因素对采购成本和供应稳定性的影响；供应商风险主要指供应商破产、违约、产品质量问题等风险；质量风险主要指采购物品或服务不符合质量要求，影响公司正常生产经营的风险；合同风险主要指合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险；付款风险主要指供应商逾期交货、提供虚假发票等导致公司付款延误或损失的风险。（二）风险评估1.采购部对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.定性评估主要根据经验和判断，对风险发生的可能性和影响程度进行评级，如高、中、低三个等级；定量评估则通过建立风险评估模型，对风险进行量化分析。3.根据风险评估结果，确定风险的优先级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过建立价格预警机制、签订长期合同、寻找替代供应商等方式进行应对；对于供应商风险，可加强供应商管理，增加供应商储备，定期对供应商进行评估和监控等；对于质量风险，可加强质量检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺，建立质量追溯机制等；对于合同风险，可加强合同审核，明确合同条款，建立合同执行跟踪机制等；对于付款风险，可加强付款审批，严格审核发票，建立供应商信用档案等。2.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保风险得到有效控制。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购资金是否合理使用等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司管理层的监督和指导。3.需求部门和其他相关部门有权对采