物业广告合同管理制度

物业广告合同管理制度一、总则（一）目的为规范公司物业广告合同的管理，加强对广告业务的控制，保障公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与各类广告商签订的物业广告合同，包括但不限于小区内电梯广告、楼道广告、停车场广告、户外显示屏广告等。（三）基本原则1.合法性原则物业广告合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和政策的规定，确保合同的有效性和合法性。2.效益性原则在确保公司合法权益的前提下，通过合理规划和管理物业广告业务，实现公司经济效益的最大化。3.风险防范原则加强对物业广告合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险，避免公司遭受损失。4.统一管理原则物业广告合同实行统一管理，由公司指定的部门负责合同的审核、签订、履行、监督和归档等工作。二、职责分工（一）业务部门1.负责物业广告项目的前期调研、策划和洽谈，收集广告商的相关资料，提出合作意向。2.组织与广告商进行商务谈判，起草物业广告合同文本，提交合同审核部门审核。3.负责物业广告合同的具体履行，协调解决合同履行过程中出现的问题，及时向公司汇报合同履行情况。4.配合合同审核部门、财务部门等相关部门对物业广告合同进行监督和检查。（二）合同审核部门1.负责对物业广告合同文本进行合法性、合规性审核，提出审核意见。2.参与物业广告项目的商务谈判，从法律角度对合同条款进行把关。3.对合同履行过程中的重大事项进行法律审查，提供法律支持和建议。（三）财务部门1.负责对物业广告合同的财务条款进行审核，确保合同的财务条款符合公司财务管理规定。2.参与物业广告项目的商务谈判，从财务角度对合同条款进行把关。3.负责物业广告合同款项的收付管理，监督合同款项的使用情况，定期与业务部门核对账目。（四）行政管理部门1.负责物业广告合同的编号、归档和保管工作，建立合同档案管理制度。2.协助业务部门、合同审核部门等相关部门对物业广告合同进行管理，提供必要的行政支持和服务。三、合同签订（一）合同签订流程1.业务部门根据物业广告项目的需求，选择合适的广告商，并进行前期调研和洽谈。2.业务部门起草物业广告合同文本，明确合同双方的权利义务、广告内容、广告位置、广告期限、费用标准及支付方式等条款。3.合同文本起草完成后，业务部门将合同文本提交给合同审核部门进行合法性、合规性审核。合同审核部门应在[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。4.业务部门根据合同审核部门的审核意见，对合同文本进行修改和完善。如双方对审核意见存在争议，由业务部门组织相关部门进行协商解决。5.合同文本修改完善后，业务部门将合同文本提交给公司法定代表人或其授权代表签字盖章。6.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同审核部门、财务部门、行政管理部门等相关部门备案。（二）合同签订要求1.合同文本应使用公司统一制定的合同模板，确保合同条款的完整性和规范性。2.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或歧义性的表述。对于重要条款，应进行详细说明和解释。3.合同双方的权利义务应对等，不得损害公司的合法权益。4.合同的签订应遵循公平、公正、自愿、诚实信用的原则，不得采取欺诈、胁迫等手段签订合同。5.合同签订前，业务部门应确保广告商具备合法的经营资质和良好的信誉，对广告商的主体资格进行审查。四、合同履行（一）业务部门职责1.业务部门应按照合同约定，及时与广告商沟通协调，确保广告的制作、安装、发布等工作按时、按质完成。2.业务部门应定期对广告的发布情况进行检查，发现问题及时与广告商协商解决，并向公司汇报。3.业务部门应按照合同约定，及时收取广告费用，确保公司的经济利益不受损失。如广告商逾期支付费用，业务部门应及时采取措施催款，并向公司汇报。（二）广告商职责1.广告商应按照合同约定，按时、按质完成广告的制作、安装、发布等工作。2.广告商应遵守国家法律法规和政策的规定，确保广告内容合法、合规，不得发布虚假广告或违法违规广告。3.广告商应按照合同约定，按时支付广告费用，不得拖欠。（三）监督与检查1.公司应建立物业广告合同履行监督检查制度，定期对合同履行情况进行检查。检查内容包括广告的发布情况、广告费用的收取情况、合同双方的履行情况等。2.业务部门应定期向公司汇报物业广告合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现广告商违反合同约定或法律法规的规定，公司应及时采取措施，要求广告商限期整改或承担违约责任。如广告商拒不整改或承担违约责任，公司可依法解除合同，并追究广告商的法律责任。五、合同变更与解除（一）合同变更1.在物业广告合同履行过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致，需要变更合同条款的，业务部门应及时与广告商协商，并起草合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等，并经合同双方签字盖章确认。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将合同变更协议副本送合同审核部门、财务部门、行政管理部门等相关部门备案。（二）合同解除1.在物业广告合同履行过程中，如出现下列情形之一的，公司有权解除合同：广告商严重违反合同约定，经公司多次催告仍不改正的；广告商发布虚假广告或违法违规广告，给公司造成重大损失的；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法继续履行的；其他符合法律法规规定或合同约定的解除情形的。2.公司解除合同的，应及时通知广告商，并向广告商发出解除合同通知书。解除合同通知书应明确解除合同的原因、解除合同的时间等内容。3.合同解除后，业务部门应及时与广告商办理相关手续，如广告的拆除、费用的结算等。如广告商对合同解除有异议的，可依法通过协商或诉讼等方式解决。六、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，公司应遵循合法、公正、及时的原则，积极与广告商协商解决纠纷。2.在协商解决纠纷的过程中，公司应充分听取广告商的意见和建议，尊重事实，依法维护公司的合法权益。3.如协商不成，公司应及时收集相关证据，依法通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。（二）纠纷处理流程1.业务部门在发现合同纠纷后，应及时向公司汇报，并提供相关证据材料。2.公司成立合同纠纷处理小组，由业务部门、合同审核部门、财务部门、行政管理部门等相关部门人员组成。合同纠纷处理小组负责对合同纠纷进行调查、分析和研究，提出处理意见。3.合同纠纷处理小组根据处理意见，与广告商进行协商解决纠纷。如协商不成，合同纠纷处理小组应及时整理相关证据材料，提交公司法律顾问进行法律分析和评估。4.公司法律顾问根据法律分析和评估结果，制定仲裁或诉讼方案，并代表公司参与仲裁或诉讼活动。5.在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合法律顾问的工作，提供必要的支持和协助。6.仲裁或诉讼结束后，公司应及时整理相关资料，总结经验教训，完善合同管理制度。七、合同档案管理（一）档案管理部门公司行政管理部门负责物业广告合同档案的管理工作。（二）档案内容物业广告合同档案应包括以下内容：1.合同文本及相关附件，如广告设计方案、广告发布计划等；2.合同签订审批表；3.合同变更协议及相关审批表；4.合同解除通知书及相关证明材料；5.广告费用支付凭证及相关发票；6.广告发布情况记录及相关照片、视频等资料；7.合同纠纷处理过程中的相关文件、资料，如协商记录、仲裁或诉讼文书等；8.其他与合同有关的文件、资料。（三）档案保管期限物业广告合同档案的保管期限为[X]年，自合同履行完毕或合同解除之日起计算。保管期限届满后，经公司领导批准，可按照档案管理规定进行销毁。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅或借阅物业广告合同档案的，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报行政管理部门负责人审批。2.行政管理部门应按照审批意见，为查阅或借阅人员提供档案查阅或借阅服务，并做好相关记录。3.查阅或借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。如需复印档案资料，