招标公司政采管理制度

招标公司政采管理制度一、总则（一）目的为规范本招标公司政府采购活动，加强政府采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及政府采购项目的所有部门、人员及相关采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，所有符合条件的供应商均可参与竞争，确保采购过程和结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：参与政府采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、政府采购组织与职责（一）政府采购领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责审议公司政府采购战略、政策和制度。审批重大政府采购项目的采购方式、预算、采购文件等。协调解决政府采购活动中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责制定和执行政府采购计划。组织实施政府采购项目的采购活动，包括编制采购文件、发布采购公告、组织开标评标等。与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。建立和管理供应商库。整理和归档政府采购项目资料。（三）需求部门1.职责提出政府采购项目的需求，包括采购标的、规格、数量、技术要求等。协助采购部门编制采购文件，提供技术支持和商务要求。参与采购项目的开标评标活动，对采购结果进行确认。负责采购项目的验收工作。（四）财务部门1.职责审核政府采购项目的预算，确保资金安排合理。负责采购资金的支付和核算。对采购项目的资金使用情况进行监督和检查。（五）法务部门1.职责审查政府采购合同等法律文件，确保合同合法合规。为政府采购活动提供法律咨询和法律支持，处理法律纠纷。三、政府采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本部门业务发展需要和实际工作需求，在规定时间内编制政府采购项目预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对需求部门提交的预算草案进行汇总、审核，结合公司整体采购计划和资金状况，提出调整建议，报公司领导审批。3.经公司领导审批后的政府采购预算，应严格按照规定程序报财政部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的政府采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核、公司领导审批后，报财政部门批准。3.财务部门应加强对政府采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。四、政府采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告期不得少于五个工作日。接受供应商报名，对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.程序采购部门根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请招标的供应商名单，一般不少于三家。向被邀请供应商发出投标邀请书，邀请书应包括采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等内容。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。将论证意见报公司领导审批，并报财政部门批准。采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，一般不少于三家。向被询价的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。五、政府采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应在规定时间内与中标（成交）供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购标的、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、法务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪政府采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等，督促供应商按照合同约定履行义务。2.需求部门应配合采购部门做好合同履行的相关工作，如提供技术支持、协助验收等。3.供应商应严格按照政府采购合同约定的内容履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。（三）合同变更与终止1.在政府采购合同履行过程中，如需变更合同内容，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应报财政部门备案。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要终止政府采购合同，采购部门应及时通知供应商，并按照合同约定办理相关手续。合同终止后，双方应按照合同约定承担相应的责任。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法组织验收。2.验收小组应由需求部门、采购部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。3.验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。4.采购部门应将验收报告存档，并作为支付采购资金的依据。六、政府采购监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否合法等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。3.需求部门、财务部门等相关部门应按照各自职责，对政府采购活动进行监督，发现问题及时向采购部门提出整改意见。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等政府相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供政府采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，对政府采购活动中的违法违规行为，任何单位和个人均可向公司或相关部门举报。七、法律责任（一）对公司内部人员的责任追究1.对于在政府采购活动中违反本制度规定，存在违规操作、滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等行为的公司内部人员，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。2.给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（二）对供应商的责任追究1.供应商在政府采购活动中存在提供虚假材料谋取中标、成交，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，与采购人、其