某某局邮箱管理制度

某某局邮箱管理制度总则1.目的为规范某某局邮箱的使用，确保信息传递的及时、准确、安全和高效，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于某某局全体工作人员。3.基本原则安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保邮箱信息安全，防止信息泄露。规范使用原则：按照规定的流程和要求使用邮箱，保证邮件内容的规范性和准确性。高效便捷原则：充分利用邮箱功能，提高工作效率，便捷地进行信息沟通和业务处理。邮箱账号管理1.账号申请与开通新入职员工由所在部门负责人提出邮箱账号申请，填写《某某局邮箱账号申请表》，注明员工姓名、部门、岗位等信息。申请表经部门负责人签字确认后，提交至局办公室。局办公室负责统一为新员工开通邮箱账号，并告知员工初始密码。2.账号使用与保管员工应妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或密码泄露，应立即向局办公室报告，并及时采取措施修改密码。3.账号停用与注销员工离职或岗位变动不再需要使用邮箱时，所在部门负责人应及时通知局办公室停用该账号。局办公室在接到通知后，对账号进行停用操作，并删除相关邮件数据。对于长期未使用的邮箱账号，局办公室将定期进行清理，经确认无使用需求后予以注销。邮件收发管理1.邮件发送员工在发送邮件时，应确保收件人邮箱地址准确无误。邮件主题应简洁明了，概括邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件主旨。邮件正文应内容完整、条理清晰、语言规范，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的表述。重要邮件应进行加密发送，加密方式按照局里统一规定执行。涉及工作机密、敏感信息或重要决策的邮件，应按照相关保密规定进行审批后发送。审批流程如下：邮件起草人填写《某某局邮件审批表》，详细说明邮件内容、发送范围、密级等信息。部门负责人对邮件进行审核，签署意见后提交至分管领导审批。分管领导审批通过后，邮件方可发送。2.邮件接收员工应定期登录邮箱查看邮件，及时处理收到的邮件，避免延误工作。对于重要邮件，应及时进行回复或转发，并做好记录。如收到不明来源或可疑的邮件，不要随意打开附件或点击链接，应及时向局办公室报告。3.邮件存档员工应定期对重要邮件进行分类存档，以便日后查阅和参考。存档邮件应按照年份、月份、主题等进行分类整理，建立清晰的索引目录。局办公室负责定期对全局邮件进行备份，确保邮件数据的安全性和完整性。邮箱使用规范1.内容规范邮件内容应符合国家法律法规和局里的各项规章制度，不得包含违法、违规、有害或不良信息。严禁在邮件中传播未经证实的谣言、虚假信息或进行恶意攻击、诋毁他人等行为。涉及工作业务的邮件，应提供准确、详细的信息，确保工作的顺利开展。2.格式规范邮件字体应统一使用常用字体，如宋体、黑体等，字号适中，便于阅读。段落间距应适中，保持邮件内容的层次感和清晰度。邮件签名应规范统一，包含姓名、部门、职务、联系方式等信息。3.附件规范如需发送附件，应确保附件内容与邮件主题相关，且附件格式清晰、可正常打开。附件大小应符合局里规定的限制，如超过限制应进行压缩或分拆发送。对于多个附件，应进行打包压缩，并在邮件正文中注明附件内容和文件名。安全保密管理1.安全意识培训局办公室定期组织员工进行邮箱安全保密意识培训，提高员工的安全防范意识和技能。培训内容包括网络安全知识、邮箱使用规范、信息保密制度等。2.安全防护措施安装正版杀毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统更新，确保邮箱系统安全。不随意在不可信的网络环境中登录邮箱，避免账号被盗用。妥善保管涉及邮箱账号和密码的相关设备，如手机、电脑等，防止丢失或被盗。3.保密要求严格遵守国家保密法律法规和局里的保密制度，对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的邮件进行严格保密。未经批准，不得将邮箱中的机密信息转发给外部人员或在互联网上公开。在处理涉及保密信息的邮件时，应采取加密、专人传递等安全措施，确保信息安全。监督与考核1.监督检查局办公室负责对邮箱使用情况进行定期监督检查，检查内容包括账号使用、邮件收发、安全保密等方面。对发现的问题及时进行督促整改，并记录在案。2.考核机制将邮箱使用情况纳入员工绩效考核体系，考核指标包括邮件处理及时性、内容规范性、安全保密性等。对于违反邮箱管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的考核扣分或纪律处分。3.责任追究如