钢印章使用管理制度

钢印章使用管理制度一、总则1.目的为加强公司钢印章的管理，规范钢印章的使用，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.定义本制度所称钢印章，是指公司以法定名称刻制的，用于公司各类文件、合同、协议、证明等具有法律效力的文件上加盖的印章。二、钢印章的刻制与启用1.刻制公司钢印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，填写《钢印章刻制申请表》，报公司领导审批。审批通过后，行政部门持公司介绍信到公安机关指定的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将钢印章移交公司档案室，并办理交接手续。2.启用钢印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确钢印章的使用范围、使用流程等相关事项。钢印章启用时，应在公司档案室进行登记，记录启用日期、启用范围、保管人等信息。三、钢印章的保管1.保管原则钢印章应指定专人保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。钢印章应妥善保管，存放于安全可靠的地方，防止印章被盗、丢失或损坏。2.保管人职责负责钢印章的日常保管，确保印章安全。严格按照本制度规定的使用流程使用钢印章，不得擅自使用印章。对钢印章的使用情况进行登记，记录使用日期、使用部门、使用事由、盖章文件名称等信息。定期对钢印章进行检查，如发现印章有损坏或异常情况，应及时报告行政部门。3.保管地点钢印章应存放于公司档案室的专用印章保险柜内，保险柜钥匙由保管人妥善保管，不得随意转交他人。四、钢印章的使用1.使用范围公司对外签订的合同、协议、文件等具有法律效力的文书。公司内部发布的重要文件、通知、通报等。公司出具的各类证明、介绍信等。其他需要加盖钢印章的文件或材料。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《钢印章使用申请表》，详细说明使用事由、盖章文件名称、盖章份数等信息，并经部门负责人签字确认。审批：《钢印章使用申请表》报公司领导审批，审批通过后方可使用钢印章。盖章：保管人凭经审批的《钢印章使用申请表》，在指定的文件或材料上加盖钢印章，并确保印章清晰、端正。登记：盖章完成后，保管人应在《钢印章使用登记表》上进行登记，记录使用日期、使用部门、使用事由、盖章文件名称、盖章份数等信息。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先办理审批手续的，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先行加盖钢印章，并在事后及时补办审批手续。对于涉及公司重大利益或风险的文件，如合同金额较大、涉及重要业务等，应经公司法律顾问审核后，方可加盖钢印章。五、钢印章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、业务调整等原因，需要停用钢印章的，由行政部门填写《钢印章停用申请表》，报公司领导审批。审批通过后，行政部门应及时在公司内部发布停用通知，收回钢印章，并妥善保管。2.销毁对于停用的钢印章，行政部门应定期进行清理，填写《钢印章销毁申请表》，报公司领导审批。审批通过后，行政部门应会同公司审计部门等相关人员，对钢印章进行销毁，并在《钢印章销毁登记表》上记录销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息。六、监督与检查1.公司行政部门负责对钢印章的使用情况进行定期检查，确保钢印章的使用符合本制度规定。2.公司审计部门负责对钢印章的管理情况进行审计监督，如发现违规使用印章的行为，应及时进行调查处理。3.对于违反本制度规定使用钢印章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；如造成公司经济损失或其他不良影响的