建筑公司加油卡管理制度

建筑公司加油卡管理制度总则一、目的为加强建筑公司的车辆用油管理，规范加油卡的使用，降低公司运营成本，提高工作效率，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于建筑公司及其所属各项目部、分公司、子公司（以下统称“各单位”）的所有车辆及相关人员。三、管理原则1.统一管理原则：公司的加油卡实行统一管理，由公司财务部门负责办理、充值、挂失、注销等相关事宜。2.专款专用原则：加油卡仅限用于车辆加油，不得用于其他用途，如购物、提现等。3.限额管理原则：根据各单位的车辆使用情况和预算，为每个车辆设定加油限额，实行限额管理。4.定期结算原则：各单位每月定期对加油卡进行结算，财务部门根据结算清单进行账务处理。四、管理机构及职责1.财务部门（1）负责加油卡的办理、充值、挂失、注销等相关事宜。（2）制定加油卡使用管理制度，并监督执行。（3）定期对加油卡的使用情况进行统计、分析和报告。（4）负责与加油卡供应商的沟通和协调，维护公司的利益。2.车辆管理部门（1）负责车辆的日常管理，包括车辆的调配、维修、保养等。（2）监督车辆驾驶员正确使用加油卡，防止违规使用。（3）定期对车辆的油耗情况进行统计、分析和报告，为公司的成本控制提供依据。3.车辆驾驶员（1）严格按照公司的规定使用加油卡，不得私自充值、挂失、注销等。（2）每次加油前，应核对车辆的加油限额，确保加油金额不超过限额。（3）加油后，应及时核对加油卡的余额和加油记录，如有异常应及时报告。（4）妥善保管加油卡，防止丢失或被盗。加油卡的办理与充值一、办理流程1.各单位需办理加油卡的，应填写《加油卡办理申请表》（附件一），经所在单位负责人签字确认后，提交至公司财务部门。2.财务部门收到申请后，应核对申请信息的准确性和完整性，并在3个工作日内办理加油卡的开户手续。3.加油卡开户成功后，财务部门应将加油卡的卡号、密码等信息通知申请单位，并将相关资料存档备查。二、充值方式1.公司采用网银转账的方式为加油卡充值，各单位需将充值款项转账至公司指定的银行账户。2.财务部门收到充值款项后，应在1个工作日内完成加油卡的充值手续，并将充值记录通知申请单位。3.各单位也可以通过现金或支票的方式向财务部门缴纳充值款项，财务部门收到款项后，应在3个工作日内完成加油卡的充值手续。三、充值限额为了加强资金管理，公司对加油卡的充值限额进行了规定：1.单笔充值限额为5000元，每日充值限额为20000元。2.如因特殊情况需要超过充值限额的，需经公司分管领导批准后方可办理。四、发票开具1.公司财务部门在为加油卡充值后，应及时向加油卡供应商索取增值税发票，并将发票信息录入公司财务系统。2.各单位在使用加油卡加油后，应及时向加油卡供应商索取增值税发票，并将发票信息提交至公司财务部门进行报销。3.财务部门应定期对加油卡的发票进行核对和清理，确保发票的真实性和合法性。加油卡的使用与管理一、使用规定1.车辆驾驶员在使用加油卡加油时，应将加油卡插入加油机的卡槽中，按照加油机的提示进行操作。2.每次加油前，驾驶员应核对车辆的加油限额，确保加油金额不超过限额。如加油金额超过限额，应及时向所在单位负责人报告，并经批准后方可加油。3.加油卡仅限用于车辆加油，不得用于其他用途，如购物、提现等。如发现违规使用加油卡的情况，公司将视情节轻重给予相应的处罚。4.车辆驾驶员在使用加油卡加油后，应及时核对加油卡的余额和加油记录，如有异常应及时报告所在单位负责人，并配合公司进行调查处理。5.如车辆更换驾驶员或调离原单位，原驾驶员应将加油卡交回所在单位，并办理相关手续。新驾驶员在使用加油卡前，应办理相关的交接手续，并经所在单位负责人批准。二、管理措施1.公司财务部门应定期对加油卡的使用情况进行统计、分析和报告，及时发现和解决问题。2.车辆管理部门应加强对车辆的日常管理，定期对车辆的油耗情况进行统计、分析和报告，为公司的成本控制提供依据。3.公司设立加油卡使用监督举报电话，鼓励员工对违规使用加油卡的行为进行举报。对举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。4.公司将对加油卡的使用情况进行不定期的检查和抽查，如发现违规使用加油卡的情况，将视情节轻重给予相应的处罚。加油卡的挂失与注销一、挂失流程1.如加油卡丢失或被盗，车辆驾驶员应及时向所在单位负责人报告，并填写《加油卡挂失申请表》（附件二）。2.所在单位负责人应在1个工作日内将挂失申请提交至公司财务部门。3.财务部门收到挂失申请后，应及时通知加油卡供应商办理挂失手续。4.加油卡供应商办理挂失手续后，应将挂失结果通知公司财务部门，财务部门应将挂失结果通知申请单位。二、注销流程1.如车辆报废或调离公司，车辆驾驶员应及时向所在单位负责人报告，并填写《加油卡注销申请表》（附件三）。2.所在单位负责人应在1个工作日内将注销申请提交至公司财务部门。3.财务部门收到注销申请后，应核对申请信息的准确性和完整性，并在3个工作日内办理加油卡的注销手续。4.加油卡注销后，财务部门应将注销结果通知申请单位，并将相关资料存档备查。附则一、本制度由公司财务部门负责解释和修订