纪检涉案证物管理制度

纪检涉案证物管理制度一、总则（一）目的为规范公司纪检涉案证物的管理，确保证物的收集、保管、移送、处置等环节合法、规范、有序，保障公司纪检工作的顺利开展，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及纪检调查的各类证物管理，包括但不限于文件、资料、物品、电子数据等。（三）基本原则1.合法性原则证物的管理必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保收集、保管、使用等各个环节合法合规。2.真实性原则保证证物的真实性和完整性，不得伪造、篡改证物，如实反映与案件相关的事实情况。3.保密性原则对证物涉及的信息严格保密，防止信息泄露，保护相关人员的合法权益。4.规范有序原则建立科学合理的证物管理流程，明确各环节的职责和操作要求，确保证物管理工作规范有序进行。二、证物的收集（一）收集主体公司纪检部门负责组织证物的收集工作，必要时可会同相关部门共同进行。（二）收集范围1.与纪检案件相关的各类文件、合同、协议、会议记录、往来信函、财务账目等书面材料。2.涉及案件的实物，如办公用品、设备、产品、票据等。3.电子数据，包括电子邮件、电子文档、数据库记录、聊天记录等。（三）收集要求1.收集人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉纪检工作流程和证物收集的相关规定。2.收集过程中应制作详细的证物清单，记录证物的名称、数量、来源、收集时间、收集人等信息。证物清单应由收集人、见证人签字确认。3.对于能够提取原始载体的电子数据，应当提取原始载体；在无法提取原始载体的情况下，可以提取复制件，但应当注明制作方法、制作时间、制作人等，并由制作人、持有人签字或者盖章。4.收集的证物应当保持原始状态，不得擅自更改、损毁、丢失。确因工作需要进行必要的整理、分类时，应当保持证物的完整性，并在整理、分类后及时恢复原状。（四）特殊情况处理1.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的证物，收集人员应当严格遵守保密规定，按照相关法律法规和公司保密制度进行处理。2.当证物可能灭失或者以后难以取得时，经公司纪检部门负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定。在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。三、证物的保管（一）保管场所公司应设立专门的证物保管室，用于存放纪检涉案证物。保管室应具备安全防护设施，如防盗门窗、监控设备、消防器材等，确保证物的安全。（二）保管方式1.证物应分类存放，根据证物的性质、种类、来源等进行合理分类，便于查找和管理。2.对于重要的证物，应采用专柜存放、专人保管的方式，确保证物的安全和完整性。3.电子数据应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份介质应与原始存储介质分开存放。（三）保管要求1.保管人员应定期对证物进行检查，确保证物的存放状态良好，无损坏、丢失等情况。如发现问题，应及时报告并采取相应措施。2.证物保管室应保持清洁、干燥、通风良好，防止证物因环境因素受损。3.严格限制无关人员进入证物保管室，确因工作需要进入的，必须经公司纪检部门负责人批准，并由保管人员陪同。4.保管人员应做好证物保管记录，详细记录证物的出入库时间、证物名称、数量、去向等信息。保管记录应妥善保存，以备查阅。四、证物的移送（一）移送情形1.在纪检案件调查过程中，需要将证物移送至其他部门或单位进行鉴定、检验、审计等工作的。2.根据案件处理结果，需要将证物移送至司法机关或其他相关部门的。（二）移送程序1.由公司纪检部门填写证物移送清单，详细注明证物的名称、数量、来源、去向等信息。移送清单应由移送人、接收人签字确认。2.移送证物时，应确保证物的完整性和安全性，必要时可采取专门的包装和运输措施。3.接收部门或单位在收到证物后，应及时对证物进行核对，并在证物移送清单上签字确认。如发现证物存在问题，应及时与移送部门沟通解决。（三）特殊情况处理1.对于涉及紧急情况或特殊案件的证物移送，经公司纪检部门负责人批准，可以简化移送程序，但应在事后及时补办相关手续。2.在证物移送过程中，如发生证物丢失、损坏等情况，应及时查明原因，分清责任，并采取相应的补救措施。五、证物的处置（一）处置原则1.根据纪检案件的处理结果，按照相关法律法规和公司规定，对证物进行妥善处置。2.处置证物应遵循合法、公正、合理的原则，确保证物的处置符合法律要求和公司利益。（二）处置方式1.销毁对于已完成调查且无需留存的证物，经公司纪检部门负责人批准后，可以进行销毁。销毁证物应采用适当的方式，确保证物信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、证物名称、数量等，并由销毁人、监督人签字确认。2.存档对于具有长期保存价值的证物，如涉及重大案件的关键证据、公司重要文件等，应按照公司档案管理规定进行存档保管。存档证物应明确保管期限和查阅权限，确保证物的安全和可追溯性。3.返还对于与案件无关或已查明与案件无关的证物，应及时返还给原持有人或相关部门。返还证物时，应填写证物返还清单，由接收人签字确认。（三）处置程序1.公司纪检部门根据案件处理结果，提出证物处置意见，报公司纪检部门负责人审核。2.经审核同意后，按照处置方式组织实施证物处置工作。在处置过程中，应严格遵守相关规定和程序，确保处置工作的合法性和公正性。3.处置工作完成后，应将证物处置情况进行记录，并整理归档，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司纪检部门应定期对证物管理工作进行内部监督检查，检查内容包括证物的收集、保管、移送、处置等环节是否符合本制度规定。2.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。整改情况应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.接受公司内部审计部门的监督检查，配合审计部门对证物管理情况进行审计。2.接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，如实提供证物管理相关资料和信息，积极配合外部监督工作。（三）责任追究1.对于在证物管理工作中违反本制度规定，导致证物丢失、损坏、泄露等后果的，将依法依规追究相关人员的责任。2.对违反法律法规，故意伪造、篡改