户外家具采购管理制度

户外家具采购管理制度总则一、目的为规范公司户外家具的采购行为，确保采购的户外家具符合公司的需求和质量标准，提高采购效率，降低采购成本，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司所有户外家具的采购活动，包括但不限于公园、广场、庭院、露台等场所使用的家具。三、采购原则1.质量优先原则：在采购户外家具时，应优先考虑家具的质量，确保家具的耐用性、安全性和舒适性。2.价格合理原则：在保证质量的前提下，应尽量选择价格合理的户外家具，以降低采购成本。3.品牌优先原则：在选择户外家具供应商时，应优先选择知名品牌的供应商，以确保家具的质量和售后服务。4.环保节能原则：在采购户外家具时，应优先选择环保节能的家具，以减少对环境的污染和能源的消耗。四、采购组织与职责1.采购部门（1）负责制定户外家具采购计划，组织实施采购活动。（2）负责对供应商进行评估和选择，建立供应商档案。（3）负责与供应商签订采购合同，监督合同的履行情况。（4）负责对采购的户外家具进行验收，确保家具的质量符合要求。2.财务部门（1）负责审核采购预算，控制采购成本。（2）负责支付采购款项，确保款项的安全和及时支付。3.使用部门（1）负责提出户外家具的需求计划，参与供应商的评估和选择。（2）负责对采购的户外家具进行验收，提出验收意见。（3）负责对户外家具的使用和维护进行管理，确保家具的正常使用。五、采购流程1.需求提出使用部门根据实际需求，提出户外家具的需求计划，包括家具的种类、数量、规格、材质、颜色等要求，并填写《户外家具采购申请表》，经部门负责人签字后提交给采购部门。2.采购计划编制采购部门根据使用部门提交的《户外家具采购申请表》，编制户外家具采购计划，包括采购预算、采购时间、采购方式等内容，并提交给财务部门审核。3.采购方式选择（1）对于金额较小的户外家具采购，可以采用询价采购的方式，即向不少于三家供应商发出询价函，根据供应商的报价进行比较和选择。（2）对于金额较大的户外家具采购，可以采用招标采购的方式，即通过公开招标或邀请招标的方式，选择供应商。（3）对于紧急情况下的户外家具采购，可以采用单一来源采购的方式，即从唯一的供应商处采购。4.供应商评估与选择（1）采购部门根据采购计划，对供应商进行评估和选择。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。（2）采购部门可以通过查阅供应商的资质证书、产品质量检测报告、客户评价等资料，对供应商进行初步评估。也可以通过实地考察供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系等情况，对供应商进行深入评估。（3）采购部门根据评估结果，选择合适的供应商，并与供应商签订采购合同。采购合同应明确家具的种类、数量、规格、材质、颜色、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。5.签订合同采购部门与供应商签订采购合同后，应将合同副本分别发送给财务部门和使用部门。财务部门根据合同约定，安排采购款项的支付。使用部门根据合同约定，做好家具的验收准备工作。6.交货与验收（1）供应商应按照合同约定的时间和地点，将户外家具交付给使用部门。使用部门应组织相关人员对家具进行验收，验收内容包括家具的种类、数量、规格、材质、颜色、质量等方面。（2）验收合格后，使用部门应在《户外家具验收单》上签字确认，并将《户外家具验收单》副本发送给采购部门。采购部门应将《户外家具验收单》副本发送给财务部门，作为支付采购款项的依据。（3）如果验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，并重新组织验收。六、质量控制1.供应商质量管理（1）采购部门应要求供应商建立完善的质量管理体系，确保家具的质量符合要求。（2）采购部门应定期对供应商的质量管理体系进行审核，督促供应商不断改进质量管理工作。2.家具质量检验（1）使用部门应在家具到货后，及时组织相关人员对家具进行质量检验。检验内容包括家具的外观、结构、尺寸、材质、工艺等方面。（2）如果发现家具质量存在问题，使用部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，并要求供应商及时更换或维修。3.质量追溯（1）采购部门应要求供应商建立家具质量追溯制度，确保家具的质量问题能够及时追溯到源头。（2）如果发现家具质量存在问题，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商提供相关的质量证明文件，如产品质量检测报告、原材料检验报告等。七、价格控制1.采购预算控制（1）采购部门应根据使用部门提交的《户外家具采购申请表》，编制合理的采购预算，并提交给财务部门审核。（2）财务部门应严格审核采购预算，确保预算的合理性和准确性。如果发现预算不合理或不准确，应及时通知采购部门进行调整。2.价格谈判（1）采购部门应在与供应商签订采购合同前，与供应商进行价格谈判，争取获得更优惠的价格。（2）价格谈判应遵循公平、公正、公开的原则，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.价格监控（1）采购部门应定期对户外家具的市场价格进行监控，及时了解市场价格的变化情况。（2）如果发现市场价格出现大幅波动，采购部门应及时调整采购策略，以确保采购成本的合理性。八、合同管理1.合同签订采购部门应与供应商签订书面的采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括家具的种类、数量、规格、材质、颜色、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.合同履行（1）采购部门应督促供应商按照合同约定的时间和地点，交付家具。如果供应商未能按时交付家具，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商尽快交付。（2）使用部门应按照合同约定的时间和地点，对家具进行验收。如果发现家具质量存在问题，应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。3.合同变更（1）如果需要对采购合同进行变更，应经双方协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、方式等事项。（2）变更协议应作为原采购合同的补充协议，与原采购合同具有同等法律效力。4.合同终止（1）如果需要终止采购合同，应经双方协商一致，并签订书面的终止协议。终止协议应明确终止的原因、时间、方式等事项。（2）终止协议应作为原采购合同的解除协议，与原采购合同具有同等法律效力。九、售后服务管理1.售后服务承诺供应商应在采购合同中明确承诺售后服务内容，包括家具的保修期限、维修方式、维修时间等。2.售后服务响应（1）使用部门在发现家具质量问题或需要售后服务时，应及时通知采购部门。（2）采购部门应在接到通知后，及时与供应商联系，要求供应商尽快响应售后服务请求。3.售后服务实施（1）供应商应按照售后服务承诺，及时对家具进行维修或更换。（2）使用部门应配合供应商的售后服务工作，提供必要的协助和支持。4.售后服务评估（1）采购部门应定期对供应商的售后服务进行评估，评估内容包括售后服务响应时间、维修质量、客户满意度等方面。（2）根据评估结果，采购部门可以对供应商的售后服务进行奖惩，以促进供应商不断提高售后服务水平。十、档案管理1.供应商档案管理采购部门应建立供应商档案，档案内容包括供应商的基本信息、资质证书、产品质量检测报告、客户评价等资料。供应商档案应定期更新，以确保档案的准确性和完整性。2.采购合同档案管理采购部门应将签订的采购合同进行归档，合同档案应包括合同文本、变更协议、终止协议等资料。合同档