报销原始票据管理制度

报销原始票据管理制度总则一、目的为规范公司报销原始票据的管理，确保报销行为的真实性、合法性和合理性，加强公司财务管理，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。三、管理原则1.真实性原则：报销的原始票据必须真实反映经济业务的实际情况，不得伪造、变造或虚报。2.合法性原则：报销的原始票据必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定，不得使用非法票据或不符合规定的票据。3.合理性原则：报销的原始票据必须与公司的业务活动相关，且费用支出符合公司的预算和审批程序，不得报销与业务活动无关的费用。4.完整性原则：报销的原始票据必须齐全，包括发票、收据、清单等，不得缺少必要的凭证。四、管理职责1.财务部（1）负责制定和完善报销原始票据管理制度，并监督执行。（2）负责对报销原始票据的真实性、合法性、合理性进行审核，对不符合规定的票据有权拒绝报销。（3）负责对报销原始票据的归档和保管，建立健全报销原始票据档案管理制度。2.各部门（1）负责本部门员工报销原始票据的收集、整理和初审，确保报销原始票据的真实性、合法性和合理性。（2）负责本部门员工报销原始票据的审批，按照公司的审批程序进行审批，并在报销单上签署意见。（3）配合财务部对报销原始票据的审核和检查工作，提供必要的协助和支持。报销原始票据的种类和要求一、种类1.发票发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。发票包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、定额发票等。2.收据收据是指在经济活动中，收取款项时开具的凭证。收据包括内部收据和外部收据，内部收据是指公司内部使用的收据，外部收据是指从外部单位或个人处取得的收据。3.清单清单是指在报销时，需要提供的详细的费用明细清单，包括费用项目、金额、数量、单价等。清单可以是发票的附件，也可以是单独的文件。二、要求1.发票（1）发票必须是正规的税务发票，不得使用假发票或非法发票。（2）发票的抬头必须是公司的全称，不得使用简称或个人姓名。（3）发票的内容必须真实、准确地反映经济业务的实际情况，不得虚开或篡改发票内容。（4）发票的金额必须与实际支付的金额一致，不得多开或少开。（5）发票的日期必须是经济业务发生的实际日期，不得提前或滞后开具。（6）增值税专用发票必须在规定的时间内进行认证和抵扣，不得逾期。2.收据（1）内部收据必须由公司财务部统一印制，不得自行制作或使用其他单位的收据。（2）外部收据必须是从正规的单位或个人处取得的，不得使用非法收据或虚假收据。（3）收据的内容必须真实、准确地反映经济业务的实际情况，不得虚开或篡改收据内容。（4）收据的金额必须与实际支付的金额一致，不得多开或少开。3.清单（1）清单必须详细列出费用项目、金额、数量、单价等信息，不得遗漏或模糊。（2）清单的格式必须统一，不得自行设计或使用其他格式的清单。（3）清单必须与发票或收据一起提交，不得单独提交。报销原始票据的报销流程一、申请1.员工在发生费用支出后，应及时收集报销原始票据，并按照规定的格式填写报销单。2.报销单应包括报销人姓名、部门、报销日期、报销事由、费用项目、金额、票据张数等信息。3.报销人应在报销单上签字，并注明联系电话和邮箱地址。二、初审1.员工所在部门负责人应对报销单进行初审，审核报销原始票据的真实性、合法性和合理性，并在报销单上签署意见。2.部门负责人如发现报销原始票据不符合规定，应及时通知报销人进行整改或补充。三、审批1.报销单经部门负责人初审后，应提交给公司财务部进行审核。2.财务部应按照公司的财务制度和审批程序，对报销原始票据进行审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、合理性，费用的预算情况，审批手续的完整性等。3.财务部如发现报销原始票据不符合规定，应及时通知报销人进行整改或补充；如发现费用支出超出预算或审批手续不完整，应拒绝报销，并说明原因。4.财务部审核通过后，应将报销单提交给公司相关领导进行审批。5.公司相关领导应按照公司的审批权限和程序，对报销单进行审批，并在报销单上签署意见。6.如报销金额较大或涉及重要事项，公司相关领导应召开会议进行审议，并做出决策。四、付款1.报销单经公司相关领导审批通过后，财务部应按照公司的财务制度和付款程序，办理付款手续。2.付款方式可以采用现金、银行转账、支票等形式，具体付款方式由公司财务部根据实际情况确定。3.财务部应及时将付款情况通知报销人，并要求报销人在收到款项后签字确认。报销原始票据的保管和归档一、保管1.财务部应设立专门的报销原始票据档案，对报销原始票据进行妥善保管。2.报销原始票据档案应按照年度、部门、凭证号码等进行分类归档，便于查询和管理。3.报销原始票据档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止票据损坏、丢失或被盗。4.财务部应定期对报销原始票据档案进行清理和整理，销毁过期或无用的票据。二、归档1.报销原始票据归档时，应将报销单、发票、收据、清单等相关凭证一并归档，不得单独归档。2.报销原始票据归档时，应填写归档登记表，注明归档日期、凭证号码、凭证内容等信息。3.报销原始票据归档后，应建立档案目录，便于查询和管理。报销原始票据的违规处理一、违规行为1.伪造、变造报销原始票据。2.使用非法票据或不符合规定的票据进行报销。3.虚报、冒领费用。4.费用支出超出预算或审批手续不完整。5.其他违反公司报销原始票据管理制度的行为。二、处理措施1.对于伪造、变造报销原始票据的行为，公司将予以严肃处理，包括但不限于责令退回虚报款项、给予经济处罚、解除劳动合同等。2.对于使用非法票据或不符合规定的票据进行报销的行为，公司将不予报销，并责令报销人限期更换合法票据；如报销人拒绝更换或无法更换合法票据，公司将不予报销，并给予经济处罚。3.对于虚报、冒领费用的行为，公司将予以严肃处理，包括但不限于责令退回虚报款项、给予经济处罚、解除劳动合同等。4.对于费用支出超出预算或审批手续不完整的行为，公司将不予报销，并要求报销人补办审批手续或调整费用预算；如报销人拒绝补办审批手续或调整费用预算，公司将不予报销，并给予经济处罚。5.对于其他违反公司报销原始票据管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于批评教