法律规定公章管理制度

法律规定公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的公章管理。（三）定义本制度所称公章，是指公司法定名称章、冠以法定名称的合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制须经公司法定代表人批准。2.由行政部门负责办理公章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.刻制公章时，行政部门应要求印章制作单位严格按照国家有关规定及公司要求进行制作，确保印章质量和安全性。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，并报公司法定代表人审批。2.经批准后，行政部门应将公章启用信息在公司内部进行公布，并留存印模备案。（三）公章的废止1.公章因磨损、遗失、被盗等原因需要废止时，使用部门应及时向行政部门报告，并提交《公章废止申请表》。2.行政部门核实情况后，报公司法定代表人批准，办理公章废止手续。3.废止的公章应及时上缴行政部门封存或销毁，并在公司内部进行公告。三、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章安全、妥善存放。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度。（二）保管职责1.行政部门负责公司公章的统一保管，指定专人担任公章保管人。2.公章保管人应妥善保管公章，不得随意将公章转借他人或带出办公区域。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将公章妥善存放并委托他人代管，同时做好交接记录。（三）保管环境1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码锁。2.保管公章的场所应保持清洁、干燥，防止公章受潮、损坏或丢失。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的事项。2.具体使用范围包括但不限于：合同签订、授权委托书出具、财务票据盖章、文件发布、证明开具等。（二）使用流程1.用章申请各部门因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人签字确认。涉及重大事项或金额较大的合同用章，还需经公司分管领导或法定代表人审批。2.审核盖章行政部门收到《公章使用申请表》后，应对用章事项进行审核，确保符合公司规定和法律法规要求。审核通过后，公章保管人应在申请表上加盖公章，并登记用章台账。3.用章登记每次用章后，公章保管人应及时在《公章使用登记簿》上记录用章日期、用章部门、用章事项、用章份数、批准人等信息，以备查询。（三）特殊情况用章1.紧急情况下，如因不可抗力或其他特殊原因无法提前办理用章申请手续，需使用公章时，使用部门应电话请示公司分管领导或法定代表人同意，并在事后及时补办申请手续。2.对于异地用章或因工作需要携带公章外出的情况，必须经公司法定代表人批准，并采取严格的安全措施，确保公章安全。五、公章的监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等组成，负责对公章管理和使用情况进行监督检查。2.监督小组定期对公章使用情况进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）检查内容1.公章保管是否安全、妥善，保管环境是否符合要求。2.公章使用流程是否规范，用章申请、审核、登记等手续是否齐全。3.用章事项是否符合公司规定和法律法规要求，有无违规用章情况。（三）违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与补充