财务档案室管理制度

财务档案室管理制度一、总则（一）目的为了加强财务档案室的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务部门及涉及财务档案管理的相关部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：财务档案由公司财务档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.安全保密原则：确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.完整准确原则：保证财务档案内容的完整和准确，如实反映公司财务活动情况。4.方便利用原则：便于公司内部各部门及相关人员查阅和使用财务档案。二、档案管理职责（一）财务部门职责1.负责财务档案的收集、整理、装订、保管和移交工作。2.制定财务档案管理制度，并组织实施。3.对财务档案的利用情况进行登记和统计。4.定期对财务档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责财务档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、上架等。3.做好财务档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅和借阅服务。5.协助财务部门定期对财务档案进行清查和盘点。（三）各部门职责1.负责本部门形成的财务档案的收集、整理，并及时移交财务档案室。2.按照规定的程序和要求，办理财务档案的查阅和借阅手续。3.不得擅自销毁、涂改、伪造财务档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注等。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。5.银行对账单及余额调节表。6.财务预算、决算资料。7.财务合同、协议。8.财务审批文件。9.其他财务相关资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的财务档案收集齐全，整理规范后移交财务档案室。2.财务档案应保持原有的整理顺序，不得随意拆散、抽取或更换。3.对于电子财务档案，应按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份。（三）整理方法1.会计凭证：按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应的记账凭证后面，折叠整齐，加具封面和封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。2.会计账簿：按照账簿的种类和编号顺序，整理成册，加装封面和封底，并在封面注明账簿名称、年度、月份、册数等信息。3.财务报告：按照报告的种类和时间顺序，整理成册，加装封面和封底，并在封面注明报告名称、年度、月份等信息。4.其他财务资料：按照资料的类别和时间顺序，进行分类整理，加装封面和封底，并在封面注明资料名称、年度、月份等信息。四、档案装订与编号（一）装订要求1.装订应牢固、整齐、美观，不得有掉页、缺页等现象。2.装订线应在凭证的左侧，不得压字。3.对于过大的原始凭证，应折叠整齐，不得超过记账凭证的大小。（二）编号规则1.会计凭证：按照年度和月份进行编号，如“[年份]年[月份]字第[凭证号]号”。2.会计账簿：按照账簿的种类进行编号，如总账为“1”，明细账为“2”等，每本账簿从“1”开始编号。3.财务报告：按照报告的种类和时间顺序进行编号，如年度财务报表为“[年份]年财字第[报表号]号”。4.其他财务资料：按照资料的类别和时间顺序进行编号，如财务合同为“财合字第[合同号]号”。五、档案保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.税务资料：保管期限按照国家税收法律法规的规定执行。5.银行对账单及余额调节表：保管期限为10年。6.财务预算、决算资料：保管期限为10年。7.财务合同、协议：保管期限为合同履行完毕后10年。8.财务审批文件：保管期限为相关事项处理完毕后10年。9.其他财务资料：保管期限根据实际情况确定，但不得少于10年。（二）保管地点1.财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案的查阅和借阅，防止档案丢失或损坏。4.财务档案室应保持清洁、整齐，严禁在档案室内吸烟、堆放杂物等。六、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅财务档案应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息。2.《财务档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交财务档案室。3.财务档案室根据申请内容，确定查阅档案的范围，并安排专人负责查阅。4.查阅人员应在财务档案室指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。5.查阅过程中，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换等。（二）借阅程序1.借阅财务档案应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅内容、借阅目的、借阅时间等信息。2.《财务档案借阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交财务部门负责人审批。3.财务部门负责人审批通过后，由档案管理人员办理借阅手续，并将档案交付借阅人员。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换等。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司机密的财务档案，未经公司领导批准，不得查阅和借阅。2.财务档案原则上不得外借，如有特殊情况需要外借的，须经公司领导批准，并办理相关手续。3.查阅和借阅财务档案的人员，应严格遵守档案管理的各项规章制度，不得泄露档案内容。七、档案移交与销毁（一）移交1.财务档案保管期满后，需要移交公司档案管理部门统一保管的，财务部门应按照档案管理部门的要求，编制档案移交清册，办理移交手续。2.档案移交清册应包括档案名称、数量、起止时间、保管期限等信息，并由交接双方签字确认。（二）销毁1.财务档案保管期满，且无继续保存价值的，可以按照规定的程序进行销毁。2.销毁财务档案应填写《财务档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。3.《财务档案销毁申请表》经财务部门负责人审核，公司领导批准后，由档案管理人员会同财务部门相关人员共同进行销毁。4.销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。5.销毁清册应包括档案名称、数量、起止时间、保管期限、销毁时间、销毁地点、监销人员等信息，并永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.公司应加强财务档案信息化建设，建立财务档案管理信息系统，实现财务档案的电子化管理。2.财务档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理的效率和水平。（二）电子档案管理1.电子财务档案应按照规定的格式和存储方式进行保存，并定期进行备份。2.电子财务档案应与纸质档案具有同等法律效力，其保管期限与纸质档案一致。3.查阅和借阅电子财务档案应通过财务档案管理信息系统进行，并按照规定的程序办理相关手续。九、监督与检查（一）监督检查部门公司内部审计部门负责对财务档案室管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.财务档案的收集、整理、装订、保管等情况。2.财务档案的查阅和借阅手续是否齐全、规范。3.财务档案的信息化管理情况。4.财务档案的销毁情况是否符合规定。（三）检查频率公司内部审计部门应定期对财务档案室进行检查，每年至