学校档案综合管理制度

学校档案综合管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案工作，实现档案管理的规范化、科学化、制度化，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校档案管理部门负责集中管理全校档案。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案的原始性和可靠性。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校档案工作的业务指导和监督检查，对各部门、各年级、各班级的档案工作进行指导和培训。3.集中统一管理全校各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开发利用档案信息资源，为学校教学、科研、管理、决策等工作提供档案信息服务。6.负责档案的移交和接收工作，按照规定向有关部门移交档案，并接收上级部门和其他单位移交的与学校有关的档案。（三）各部门、各年级、各班级职责1.负责本部门、本年级、本班级在工作和活动中形成的各类文件材料的收集、整理、归档工作，并定期向学校档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、本年级、本班级档案工作的具体组织和实施，确保档案工作的顺利开展。3.配合学校档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案信息服务。（四）教职员工职责1.负责将本人在教学、科研、管理、服务等工作中形成的文件材料及时整理、归档，并按照学校档案管理规定向学校档案管理部门移交。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管本人使用的档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合学校档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计、利用等工作，按照要求提供档案信息。（五）学生职责1.配合学校和班级做好个人档案材料的收集、整理工作，如实填写个人档案中的各项信息。2.妥善保管本人的学籍档案，毕业时按照学校规定办理档案移交手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织、工会、共青团等组织在工作中形成的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政部门在行政管理工作中形成的文件材料。3.教学管理类：包括学校教学管理部门、各教学单位在教学管理、教学实践、教学研究等工作中形成的文件材料。4.学生管理类：包括学校学生管理部门、各年级、各班级在学生招生、学籍管理、奖惩、就业等工作中形成的文件材料。5.科学研究类：包括学校科研管理部门、各科研项目组在科研项目申报、研究、结题等工作中形成的文件材料。6.基本建设类：包括学校基本建设项目在项目规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。7.仪器设备类：包括学校购置、使用、维护仪器设备过程中形成的文件材料。8.财会类：包括学校财务部门在财务管理、会计核算等工作中形成的文件材料。9.声像类：包括学校在教学、科研、管理、文化活动等方面形成的照片、录音、录像等声像材料。10.实物类：包括学校在各种活动中获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。（二）收集要求1.各部门、各年级、各班级应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门、本年级、本班级在工作和活动中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，确保文件材料的真实性和有效性。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁文件材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、财会类、声像类、实物类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容，以便于档案的检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.对不同载体的档案应分别保管，纸质档案应存放在档案柜中，声像档案、电子档案等应存放在专门的存储设备中，并做好标识和备份。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。（三）档案的存储1.纸质档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，存储在光盘、磁带等存储设备中，并做好标识和说明。3.电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人、各相关部门负责人为成员，负责档案鉴定工作的组织领导和审核批准。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对已满保管期限的档案进行一次鉴定，确定档案的存毁。2.不定期鉴定：根据学校工作需要，对特定时期形成的档案或重要档案进行不定期鉴定。3.鉴定内容：主要包括档案的内容、来源、时间、形式等方面，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，报学校档案鉴定工作领导小组审核批准。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和保密。监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销，并将档案销毁清册永久保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映学校档案工作的基本情况。3.对档案统计数据进行分析研究，为学校档案工作的决策和管理提供依据。（二）移交工作1.学校档案管理部门应按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。2.移交档案时，应编制档案移交清册，注明档案的名称、数量、保管期限等内容，并办理交接手续。3.对移交的档案，应确保其质量符合国家有关档案管理的规定和要求。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务学校中心工作原则：紧密围绕学校教学、科研、管理、决策等中心工作，积极提供档案信息服务。3.方便快捷利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.本校教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本人形成的档案和与本人工作相关的档案。2.本校学生因升学、就业、奖惩等需要，可查阅、借阅本人的学籍档案。3.外单位因工作需要查阅学校档案的，应按照规定办理查阅手续，经学校档案管理部门负责人批准后方可查阅。（三）利用手续1.本校教职员工查阅、借阅本人档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.本校教职员工查阅、借阅与本人工作相关档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的和范围，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.本校学生查阅、借阅本人学籍档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在年级辅导员签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。4.外单位查阅学校档案的，应出具单位介绍信，注明查阅的目的和范围，经学校档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：对确需借阅档案的，档案管理部门应按照规定的期限办理借阅手续，并要求借阅者妥善保管档案，按时归还。3.复制：利用者因工作需要可复制档案，档案管理人员应按照规定的程序办理复制手续，并注明复制的内容和用途。（五）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限、归还时间等信息，以便于对档案利用情况进行统计和管理。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对学校现有纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理部门内部局域网，实现档案信息资源的共享和传输，并与学校办公自动化系统、校园网等进行有效对接。（三）管理要求1.加