完善软件资产管理制度

完善软件资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司软件资产管理，规范软件资产的采购、使用、维护、处置等行为，保障公司软件资产的安全、完整和有效利用，降低软件采购成本，提高公司信息化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的软件资产管理活动。（三）基本原则1.统一管理原则公司软件资产实行统一规划、统一采购、统一配置、统一维护、统一处置，确保软件资产的集中管理和有效利用。2.规范操作原则软件资产的采购、使用、维护、处置等活动应严格按照本制度及相关流程进行，确保操作规范、手续齐全。3.安全保密原则加强软件资产的安全保密管理，防止软件资产的泄露、损坏和非法使用，保障公司信息安全。4.效益优先原则合理配置软件资产，提高软件资产的使用效益，充分发挥软件资产对公司业务发展的支持作用。二、管理职责（一）软件资产管理部门公司设立专门的软件资产管理部门，负责公司软件资产的日常管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司软件资产管理制度及相关流程，并组织实施。2.负责软件资产的采购、选型、评估等工作，确保采购的软件符合公司业务需求和质量要求。3.建立软件资产台账，记录软件资产的采购、使用、维护、处置等情况，定期进行盘点和清查。4.负责软件资产的配置和发放，根据公司业务需求合理分配软件资源。5.组织软件资产的培训和技术支持，提高员工对软件资产的使用能力和技术水平。6.监督检查软件资产的使用情况，及时发现和处理违规行为。7.负责软件资产的报废、处置等工作，按照规定程序进行审批和处理。（二）使用部门各使用部门负责本部门软件资产的日常使用和管理工作。其主要职责包括：1.配合软件资产管理部门做好软件资产的采购、选型等工作，提供业务需求和技术要求。2.负责本部门软件资产的领用、使用和保管，确保软件资产的安全和正常运行。3.按照规定的操作流程使用软件资产，不得擅自更改软件的配置和使用范围。4.及时向软件资产管理部门反馈软件资产的使用情况和问题，协助做好软件资产的维护和升级工作。5.配合软件资产管理部门进行软件资产的盘点和清查工作。（三）财务部门财务部门负责软件资产的财务管理工作。其主要职责包括：1.负责软件资产采购费用的核算和报销，按照财务制度进行账务处理。2.对软件资产的折旧、摊销等进行核算，确保财务数据的准确和合规。3.参与软件资产的采购、处置等决策，提供财务分析和建议。4.监督软件资产管理部门的资金使用情况，确保资金的合理使用。（四）审计部门审计部门负责对软件资产的管理情况进行审计监督。其主要职责包括：1.定期对软件资产管理制度的执行情况进行审计检查，发现问题及时提出整改意见。2.对软件资产的采购、使用、维护、处置等活动进行审计，确保各项操作符合规定和流程。3.监督软件资产管理部门的内部控制制度的建立和执行情况，防范管理风险。三、软件资产采购管理（一）采购需求提出1.各使用部门根据业务发展需要，提前向软件资产管理部门提出软件采购需求。需求应明确软件的功能、性能、使用范围、预算等要求。2.软件资产管理部门对各使用部门提出的采购需求进行汇总和分析，结合公司信息化建设规划和软件资产现状，形成软件采购计划草案。（二）采购选型1.软件资产管理部门根据软件采购计划草案，组织相关人员进行软件选型工作。选型应综合考虑软件的功能、性能、质量、价格、售后服务等因素，选择符合公司需求的软件产品。2.邀请软件供应商进行产品演示和介绍，组织相关人员进行评估和比较。必要时，可以进行试用或测试，以确保软件的适用性和稳定性。3.对选型结果进行审核和审批，经公司领导批准后确定最终的软件采购方案。（三）采购合同签订1.软件资产管理部门根据批准的软件采购方案，与软件供应商签订采购合同。合同应明确软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门和软件资产管理部门备案。（四）采购验收1.软件到货后，软件资产管理部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收内容包括软件的数量、规格、功能、性能等方面。2.验收合格后，填写软件验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为软件资产入账的依据。3.如发现软件存在质量问题或与采购合同不符的情况，应及时与软件供应商联系，要求其限期整改或退换货。四、软件资产使用管理（一）领用登记1.各使用部门根据业务需要，到软件资产管理部门领用软件资产。领用人员应填写软件资产领用登记表，注明软件名称、版本、数量、领用时间、用途等信息。2.软件资产管理部门根据领用登记表，为领用人员发放软件资产，并做好相关记录。（二）使用培训1.软件资产管理部门应组织对新领用软件资产的人员进行使用培训，确保其熟悉软件的功能和操作方法。2.使用培训可以采用集中培训、在线培训、现场指导等方式进行。培训内容应包括软件的基本操作、日常维护、常见问题处理等方面。（三）使用规范1.软件资产使用人员应按照规定的操作流程使用软件资产，不得擅自更改软件的配置和使用范围。2.严禁使用未经授权的软件，不得将公司软件资产用于个人目的或非法活动。3.定期对软件资产进行备份，防止数据丢失。备份数据应妥善保管，以备不时之需。4.如发现软件资产存在故障或问题，应及时向软件资产管理部门报告，以便及时进行维护和修复。（四）使用监督1.软件资产管理部门应定期对软件资产的使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.建立软件资产使用情况统计制度，对软件资产的使用频率、使用效果等进行统计分析，为软件资产的优化配置提供依据。五、软件资产维护管理（一）维护计划制定1.软件资产管理部门应根据软件的使用情况和技术发展趋势，制定软件资产维护计划。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等方面。2.维护计划应定期进行评估和调整，确保其合理性和有效性。（二）维护实施1.软件资产管理部门按照维护计划组织实施软件资产的维护工作。维护工作包括软件的升级、更新、故障排除等方面。2.维护人员应严格按照维护流程进行操作，确保维护工作的质量和安全。维护过程中应做好记录，包括维护时间、维护内容、维护结果等信息。（三）维护费用管理1.软件资产维护费用应纳入公司预算管理，按照规定的审批程序进行报销。2.财务部门应加强对软件资产维护费用的核算和管理，确保费用的合理使用。六、软件资产处置管理（一）处置原因软件资产出现以下情况之一的，可以进行处置：1.软件资产已超过使用期限，且无法继续使用。2.软件资产因技术更新换代等原因，已不再适用于公司业务需求。3.软件资产存在严重故障，且无法修复。4.其他原因导致软件资产无法正常使用或无使用价值。（二）处置方式软件资产的处置方式包括报废、转让、捐赠等。1.报废对于已无法使用或无使用价值的软件资产，由软件资产管理部门提出报废申请，经公司领导批准后进行报废处理。报废软件资产应进行登记造册，并按照规定程序进行销毁。2.转让对于仍有使用价值的软件资产，可以进行转让。转让软件资产应按照公司相关规定进行评估和审批，并签订转让合同。转让收入应及时上缴公司财务部门。3.捐赠对于符合公司捐赠政策的软件资产，可以进行捐赠。捐赠软件资产应按照公司相关规定进行审批，并办理相关手续。（三）处置程序1.软件资产管理部门根据软件资产的处置原因，提出处置申请，并填写软件资产处置申请表。申请表应包括软件资产的名称、规格、数量、购置时间、处置原因、处置方式等信息。2.软件资产管理部门将处置申请表提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括软件资产的账面价值、处置方式的合理性、处置收入的处理等方面。3.经审核通过后，处置申请表报公司领导批准。公司领导根据审核意见做出处置决策。4.软件资产管理部门按照公司领导批准的处置方式组织实施软件资产的处置工作。处置过程中应做好记录，包括处置时间、处置方式、处置结果等信息。5.处置完成后，软件资产管理部门应及时更新软件资产台账，确保账实相符。七、软件资产盘点清查（一）盘点清查周期公司定期对软件资产进行盘点清查，每年至少进行一次全面盘点清查。（二）盘点清查内容1.软件资产的数量、规格、版本等信息是否与软件资产台账一致。2.软件资产的使用情况，包括是否存在闲置、未授权使用等情况。3.软件资产的维护情况，包括是否按时进行维护、维护记录是否完整等。4.软件资产的安全情况，包括是否存在安全漏洞、数据备份是否及时等。（三）盘点清查方法1.实地盘点法对软件资产进行实地清点，核实软件资产的实际数量和状态。2.账实核对法将软件资产台账与实际软件资产进行核对，检查账实是否相符。3.抽样检查法对部分软件资产进行抽样检查，核实其使用情况、维护情况等。（四）盘点清查结果处理1.盘点清查结束后，软件资产管理部门应编制软件资产盘点清查报告，报告应包括盘点清查的基本情况、发现的问题及处理建议等内容。2.对于盘点清查中发现的账实不符、闲置未用、安全隐患等问题，软件资产管理部门应及时查明原因，并提出整改措施，报公司领导批准后组织实施。3.对盘点清查结果进行分析总结，针对存在的问题完善软件资产管理制度和相关流程，提高软件资产管理水平。八、软件资产安全管理（一）安全策略制定1.软件资产管理部门应制定软件资产安全策略，明确软件资产的安全保护措施和要求。2.安全策略应包括软件资产的访问控制、数据加密、安全审计等方面的内容。（二）安全措施实施1.按照软件资产安全策略，实施相应的安全措施。如设置用户权限、加密敏感数据、安装防病毒软件等。2.定期对软件资产的安全状况进行检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（三）安全事件处理1.如发生软件资产安全事件