分包单位回避管理制度

分包单位回避管理制度一、总则（一）目的为确保公司各项业务的公正、公平开展，防止利益冲突，维护公司正常运营秩序，特制定本分包单位回避管理制度。本制度旨在规范公司与分包单位之间的业务往来，明确在何种情况下分包单位需要回避相关业务活动，保障公司利益不受损害，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及分包业务的项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等领域。涉及的分包单位包括但不限于与公司签订分包合同的各类供应商、承包商、服务商等。（三）基本原则1.公正公平原则在处理与分包单位相关的业务时，应遵循公正公平的原则，确保所有分包单位在业务机会、合同签订、项目执行等方面享有平等的待遇，不受任何不正当因素的影响。2.利益回避原则当分包单位与公司业务存在潜在利益冲突时，应主动回避相关业务活动，以避免可能出现的利益输送、不正当竞争等行为，保障公司利益的独立性和公正性。3.透明公开原则对于涉及分包单位回避的业务决策过程和相关信息，应保持透明公开，接受公司内部监督和相关方的查询，确保制度执行的公正性和可信度。二、回避情形（一）存在关联关系1.分包单位与公司的股东、董事、监事、高级管理人员存在直系亲属关系，如父母、配偶、子女等。2.分包单位与公司的关键岗位人员（如项目负责人、采购人员、质量管理人员等）存在近亲属关系，可能影响业务公正处理的。（二）经济利益关联1.分包单位直接或间接持有公司一定比例以上的股份，或公司持有分包单位一定比例以上的股份，可能对业务决策产生重大影响的。2.分包单位与公司存在重大经济利益往来，如分包单位为公司的主要债权人或债务人，可能影响业务公正性的。（三）商业竞争冲突1.分包单位与公司在同一业务领域存在直接竞争关系，且参与公司相关业务投标或项目分包竞争的。2.分包单位的控股股东、实际控制人或主要负责人与公司存在竞争关系，可能导致利益冲突的。（四）其他利益冲突情形1.分包单位曾因违法违规行为被公司处罚，且处罚结果可能影响其参与公司后续业务的公正性的。2.分包单位与公司的业务往来可能受到其所在行业协会、监管机构等外部因素限制，影响业务正常开展的。三、回避程序（一）信息申报1.分包单位在与公司建立业务关系前，应主动向公司提交《分包单位回避信息申报表》，详细申报其与公司及其关联方的关系，包括但不限于股权关系、亲属关系、经济利益关系、商业竞争关系等。2.公司各部门在与分包单位进行业务接触过程中，如发现可能存在回避情形的，应及时告知分包单位进行信息申报。（二）审查核实1.公司设立专门的回避审查小组，成员包括法务部门负责人、审计部门负责人、人力资源部门负责人等。审查小组负责对分包单位提交的回避信息申报表进行审查核实。2.审查小组可通过查阅相关资料、实地调查、向第三方机构咨询等方式，对申报信息的真实性、准确性进行核实。对于存在疑问的信息，有权要求分包单位进一步提供证明材料或作出解释说明。（三）回避决定1.经审查核实，如发现分包单位存在回避情形的，审查小组应及时作出回避决定，并书面通知分包单位。回避决定应明确回避的具体业务范围、期限等内容。2.对于涉及重大业务项目或可能对公司利益产生重大影响的回避决定，应提交公司管理层进行审议批准。（四）通知与执行1.公司应及时将回避决定通知相关业务部门和分包单位。业务部门应根据回避决定，调整业务安排，避免与存在回避情形的分包单位进行相关业务活动。2.分包单位应严格遵守回避决定，在回避期限内不得参与相关业务的投标、谈判、合同签订、项目执行等活动。如违反回避规定，公司有权取消其参与相关业务的资格，并依法追究其法律责任。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对分包单位回避制度的执行情况进行审计监督，检查各部门是否按照制度要求对分包单位进行信息申报、审查核实和回避处理。2.对于发现的违反回避制度的行为，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对于情节严重的违规行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）投诉举报1.公司设立投诉举报渠道，接受员工、供应商、客户等相关方对分包单位违反回避制度行为的投诉举报。投诉举报渠道包括但不限于电话、邮箱、信函等方式。2.对于收到的投诉举报信息，公司应及时进行调查核实。如经查实存在违规行为，应按照本制度的规定进行处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（三）档案管理1.公司应建立健全分包单位回避管理档案，对分包单位的回避信息申报、审查核实、回避决定及执行情况等相关资料进行归档保存。2.回避管理档案应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以备后续查阅和审计监督。五、责任追究（一）对分包单位的责任追究1.如分包单位违反回避制度规定，参与相关业务活动的，公司有权采取以下措施：取消其已签订的相关业务合同或协议，并要求其返还已获取的利益；禁止其在一定期限内参与公司的任何业务活动；依法追究其法律责任，要求其赔偿公司因此遭受的损失。2.对于情节严重、影响恶劣的分包单位，公司将向其所在行业协会、监管机构等通报相关情况，建议采取进一步的处罚措施，以维护市场秩序和公司利益。（二）对公司内部人员的责任追究1.如公司内部人员在与分包单位业务往来过程中，未按照本制度规定履行信息申报、审查核实等职责，导致回避制度未能有效执行的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职等。2.如公司内部人员与分包单位串通，违反回避制度规定，谋取不正当利益的，公司将依法依规追究其法律责任，并解除与其签订的劳动合同。六、培训与宣传（一）培训1.公司定期组织对涉及分包业务的员工进行回避制度培训，培训内容包括回避制度的目的、适用范围、回避情形、回避程序、监督管理及责任追究等方面。2.通过培训，使员工熟悉回避制度的相关规定，掌握在业务操作过程中如何识别和处理回避情形，提高员工的合规意识和业务水平。（二）宣传1.公司通过内部网站、宣传栏、宣传手册等多种形式，向员工、分包单位及相关方宣传回避制度的重要性和具体内容，营造遵守制度的良好氛围。2.加强与分包单位的沟通与交流，向其宣传公司的回避制度要求，提醒其自觉遵守制度规定，共同维护公司业务的公正公平开展。七、附则（一）解释权本制度