保管发放管理制度

保管发放管理制度一、总则1.目的为加强公司物资的保管与发放管理，规范物资保管和发放流程，确保公司物资的安全、完整，合理使用，降低成本，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的保管、发放管理，包括但不限于办公用品、原材料、半成品、成品、设备及工具等。3.职责分工仓库管理部门：负责物资的入库验收、存储保管、库存盘点、发放等工作。采购部门：负责物资的采购计划制定、采购实施，确保所采购物资符合公司要求，并及时通知仓库管理部门办理入库手续。使用部门：负责提出物资需求计划，配合仓库管理部门做好物资的领用、使用监督等工作，确保物资合理使用。财务部门：负责对物资采购、保管、发放等环节进行财务核算和监督，确保物资管理符合财务规定。4.基本原则准确性原则：物资保管和发放数据准确无误，保证账实相符。及时性原则：物资的出入库操作及时，不影响公司正常生产经营活动。安全性原则：采取有效措施确保物资安全，防止物资损坏、丢失、变质等情况发生。节约性原则：合理控制物资库存，避免积压浪费，提高物资使用效率。二、物资入库管理1.入库申请与审批使用部门根据生产经营需求，提前填写《物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息，经部门负责人审核后提交给采购部门。采购部门根据批准的《物资需求申请表》制定采购计划，选择合格供应商进行采购。2.到货验收物资到货前，采购部门应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。物资到货时，仓库管理部门会同采购部门、使用部门按照采购合同及相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等。对于重要物资或技术要求较高的物资，需邀请专业技术人员或质量检验人员参与验收。验收合格后，填写《物资入库单》一式三联，仓库管理部门、采购部门、财务部门各执一联。如验收发现物资存在数量短缺、质量不合格等问题，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。对不合格物资，应单独存放，并做好标识，严禁入库。3.入库手续办理仓库管理人员根据验收合格的《物资入库单》，办理物资入库手续。按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立物资台账，记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。物资入库后，仓库管理部门应及时更新库存系统数据，确保库存信息的准确性和及时性。三、物资保管管理1.仓库规划与布局根据物资的特性、用途、出入库频率等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、办公用品区、设备工具区等。对易燃易爆、有毒有害等特殊物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。2.物资存储要求按照物资的存储条件要求进行存放，如防潮、防雨、防晒、防火、防盗、防虫等。对于有温度、湿度要求的物资，应配备相应的温湿度控制设备。物资应分类存放，标识清晰。同类物资应按照规格型号、批次等顺序排列，便于查找和管理。对贵重物资、易损物资、危险物资等应单独存放，重点保管，并建立专门的台账进行详细记录。3.库存盘点仓库管理部门应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点分为日常盘点、月度盘点、年度盘点。日常盘点由仓库管理人员自行进行，对当日出入库物资进行核对，发现问题及时处理。月度盘点由仓库管理部门负责人组织实施，全面盘点仓库物资。盘点结束后，填写《月度库存盘点表》，详细记录盘点结果。年度盘点由公司财务部门牵头，会同仓库管理部门、采购部门、使用部门等相关人员共同进行。对全年物资的收发存情况进行全面清查，编制《年度库存盘点报告》。如盘点发现账实不符，应查明原因，属于计量错误、出入库手续错误等原因造成的，应及时调整账目；属于物资损坏、丢失、被盗等原因造成的，应查明责任，按照公司规定进行处理。4.库存安全管理仓库应配备必要的安全设施和消防器材，并定期进行检查、维护，确保其性能良好。仓库管理人员应熟悉物资的特性及安全防范知识，掌握消防器材的使用方法。严禁在仓库内吸烟、使用明火，严禁无关人员进入仓库。加强仓库的防盗措施，安装监控设备，确保仓库物资安全。对仓库门窗、门锁等设施定期检查，发现损坏及时修复。四、物资发放管理1.发放原则遵循“先进先出、急用先供”的原则，确保物资的合理使用。严格按照批准的物资需求计划发放物资，严禁超计划发放。2.发放流程使用部门填写《物资领用申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核签字后提交给仓库管理部门。仓库管理人员根据《物资领用申请表》，核对库存情况，如库存充足，按照规定办理物资发放手续，填写《物资出库单》一式三联，仓库管理部门留存一联，财务部门一联，使用部门一联。仓库管理人员按照《物资出库单》上注明的物资名称、规格型号、数量等进行发放，并在物资台账上记录物资的发放日期、领用部门、领用数量等信息，同时更新库存系统数据。如库存不足，仓库管理人员应及时通知采购部门补货，并在《物资领用申请表》上注明情况反馈给使用部门。3.特殊物资发放对于贵重物资、危险物资、管制物资等特殊物资的发放，应严格履行审批手续。使用部门除填写《物资领用申请表》外，还需提交详细的使用方案或说明，经相关部门负责人及公司领导审批同意后，方可发放。仓库管理部门对特殊物资的发放过程进行严格监控，确保物资发放符合规定要求。同时，对特殊物资的领用情况进行详细记录，以便追溯。4.借用与归还管理因工作需要借用物资的，使用部门应填写《物资借用申请表》，注明借用物资名称、规格型号、数量、借用期限、借用用途等信息，经部门负责人审核后提交给仓库管理部门。仓库管理部门根据库存情况及借用申请进行审批，同意借用的，办理物资借用手续，填写《物资借用单》一式三联，仓库管理部门、借用部门、财务部门各执一联。借用部门应在规定的借用期限内归还借用物资。归还时，仓库管理人员应对物资进行验收，如物资完好无损，办理归还手续，核销《物资借用单》；如发现物资损坏或丢失，借用部门应按照规定进行赔偿。五、废旧物资管理1.废旧物资界定废旧物资是指公司内已不再使用或已损坏、报废的各类物资，包括但不限于原材料、半成品、成品、设备及工具、办公用品等。2.废旧物资回收各部门在工作中产生的废旧物资，应及时整理分类，并交至仓库管理部门指定的存放地点。仓库管理部门定期对废旧物资进行集中清理、盘点，核实废旧物资的种类、数量等情况，并建立废旧物资台账。3.废旧物资处理对于可回收利用的废旧物资，仓库管理部门应按照公司相关规定，联系有资质的回收公司进行回收处理，回收所得款项上缴公司财务部门。对于不可回收利用的废旧物资，如危险废弃物等，应按照国家有关环保规定，委托具备相应资质的环保处理单位进行无害化处理。处理过程需进行记录，确保符合环保要求。废旧物资处理前，仓库管理部门应填写《废旧物资处理申请表》，详细说明废旧物资的名称、规格型号、数量、处理方式等，经相关部门审核及公司领导批准后，方可实施处理。六、信息化管理1.物资管理系统建设公司应建立完善的物资管理信息系统，实现物资采购、入库、保管、发放、盘点等业务流程的信息化管理。物资管理信息系统应具备物资信息录入、查询、统计、报表生成等功能，能够实时反映物资的库存动态和收发存情况。2.数据维护与更新仓库管理部门负责物资管理信息系统数据的日常维护和更新工作，确保数据的准确性和及时性。采购部门、使用部门等相关人员应及时将物资采购、领用等信息录入系统，以便仓库管理部门进行统一管理。财务部门应定期与仓库管理部门核对物资管理信息系统数据，确保账账相符、账实相符。七、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对物资保管发放情况进行监督检查，重点检查物资采购、验收、入库、保管、发放、盘点、废旧物资处理等环节的合规性和准确性。仓库管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时发现问题并加以整改。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，相关部门应限期整改，并将整改情况反馈给监督检查部门。2.考核评价建立物资保管发放工作考核评价机制，对仓库管理部门、采购部门、使用部门等相关人员的工作进行考核评价。考核指标包括物资库存准确