保理合同管理制度

保理合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司保理合同管理，规范保理业务操作流程，有效防范风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及保理业务的部门及员工，包括但不限于业务部门、风险管理部门、法务部门、财务部门等。（三）基本原则1.依法合规原则：保理合同的签订、履行、变更、终止等应严格遵守国家法律法规及相关监管要求。2.风险防范原则：以防范风险为核心，对保理业务各环节进行全面风险评估与控制，确保公司资产安全。3.审慎经营原则：在开展保理业务过程中，应保持谨慎态度，充分考虑各种风险因素，确保业务稳健发展。4.统一管理原则：保理合同管理应实行统一领导、分级负责，确保公司对保理业务的有效掌控。二、职责分工（一）业务部门1.负责保理业务的市场拓展、客户开发与初步筛选。2.对客户的资信状况进行调查、评估，并收集相关资料。3.发起保理业务申请，负责与客户进行商务谈判，起草和签订保理合同初稿。4.负责保理业务的具体操作实施，包括应收账款的管理、催收等工作。5.及时向风险管理部门、法务部门、财务部门等反馈业务进展情况及存在的问题。（二）风险管理部门1.制定和完善保理业务风险管理政策、制度和流程。2.对保理业务进行全面风险评估，包括信用风险、市场风险、操作风险等，并提出风险防控建议。3.监控保理业务风险状况，定期对业务风险进行分析和预警，及时发现并督促解决潜在风险问题。4.参与保理合同的审核，对合同中的风险条款进行审查并提出修改意见。5.协助业务部门开展风险化解工作，参与重大风险事件的处置。（三）法务部门1.负责审查保理合同的合法性、合规性和有效性，确保合同条款符合法律法规要求。2.对保理业务涉及的法律问题提供专业咨询和指导，协助业务部门防范法律风险。3.参与重大保理业务的谈判和合同起草工作，对合同文本进行法律审核把关。4.负责处理保理业务中的法律纠纷和诉讼案件，维护公司合法权益。（四）财务部门1.负责保理业务的财务核算和资金管理，制定相关财务管理制度和流程。2.对保理业务的财务状况进行分析和评估，提供财务决策支持。3.审核保理合同中的财务条款，确保公司财务利益得到保障。4.负责应收账款的账务处理和资金回笼的监控，定期与业务部门核对账目。5.参与保理业务的风险评估，从财务角度提出风险防控建议。三、保理业务流程（一）业务申请业务部门在与客户进行初步沟通并对其资信状况进行调查评估后，认为符合保理业务条件的，应填写《保理业务申请表》，详细说明客户基本情况、应收账款情况、申请保理金额、期限等信息，并提交相关证明材料。申请表应经部门负责人审核签字后，报送至风险管理部门。（二）风险评估风险管理部门收到业务部门提交的申请表及相关材料后，对保理业务进行全面风险评估。评估内容包括客户信用状况、应收账款质量、市场风险、法律风险等。根据评估结果，出具《保理业务风险评估报告》，明确业务风险等级及风险防控建议。对于风险较高的业务，风险管理部门应与业务部门进行沟通，共同商讨风险化解措施。（三）合同审核1.法务部门根据风险管理部门的风险评估报告，对保理合同进行法律审核。重点审查合同主体资格、条款合法性、权利义务对等性、争议解决方式等内容，确保合同不存在法律瑕疵。2.财务部门对合同中的财务条款进行审核，包括保理费用计算、资金支付方式、应收账款账务处理等，确保公司财务利益得到保障。3.业务部门根据法务部门和财务部门的审核意见，对保理合同初稿进行修改完善，形成正式合同文本。正式合同文本经业务部门负责人、风险管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人分别审核签字后，报公司领导审批。（四）合同签订经公司领导审批同意后，业务部门代表公司与客户签订保理合同。合同签订过程中，应严格遵循合同签订流程，确保合同签订的真实性、合法性和有效性。签订后的保理合同原件应由业务部门负责保管，并及时将合同副本分送风险管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。（五）业务操作1.业务部门按照保理合同约定，负责应收账款的转让手续办理，确保转让行为合法有效。同时，应将应收账款转让情况及时通知客户，并取得客户的确认回执。2.根据保理合同约定，业务部门负责对应收账款进行日常管理，包括跟踪应收账款的回收情况、督促客户按时付款等。如发现应收账款存在逾期或其他异常情况，应及时采取措施进行催收，并向风险管理部门、财务部门等汇报。3.财务部门根据保理合同约定，负责向客户提供融资服务，按照合同约定的融资比例和期限，将融资款项支付给客户。同时，应对应收账款的资金回笼进行监控，确保公司资金安全。（六）账款催收1.对于到期未收回的应收账款，业务部门应负责组织催收工作。催收方式包括电话催收、邮件催收、上门催收等。在催收过程中，应注意保留相关证据，如催收记录、客户回复等。2.如经多次催收仍无法收回账款，业务部门应及时向风险管理部门和法务部门报告，共同商讨解决方案。对于符合条件的应收账款，可按照保理合同约定，由公司行使追索权，通过法律途径维护公司合法权益。（七）业务结清1.当应收账款全部收回或按照保理合同约定的其他方式结清业务后，业务部门应及时向风险管理部门、财务部门等提交《保理业务结清报告》，说明业务执行情况、款项收回情况等。2.风险管理部门、财务部门等对结清报告进行审核确认后，由业务部门负责办理相关手续，如解除应收账款质押、终止保理合同等。同时，应对该笔保理业务进行总结评估，分析经验教训，为今后的业务开展提供参考。四、保理合同的内容与格式（一）合同内容保理合同应包括以下主要内容：1.合同双方基本信息：包括名称、地址、联系方式等。2.保理业务范围：明确应收账款的范围、金额、期限等。3.保理融资条款：包括融资比例、融资期限、融资利率、还款方式等。4.应收账款转让条款：明确应收账款转让的条件、方式、通知义务等。5.双方权利义务：明确业务双方在保理业务中的权利和义务，如公司的融资提供义务、客户的还款义务、应收账款管理义务等。6.费用条款：规定保理业务涉及的各项费用，如保理手续费、融资利息、账户管理费等的收费标准和支付方式。7.风险承担条款：明确双方在保理业务中的风险承担方式，如信用风险、市场风险、法律风险等的分担原则。8.违约责任条款：约定双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任。9.争议解决条款：明确双方在合同履行过程中如发生争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。10.其他条款：根据业务实际情况，可约定其他相关条款，如保密条款、合同变更与解除条款等。（二）合同格式保理合同应采用书面形式，格式应符合公司统一规定。合同应使用标准的合同用纸，打印清晰、内容完整。合同文本应包括封面、目录、正文、附件等部分。封面应注明合同名称、合同编号、签订日期、双方当事人名称等信息；目录应清晰列出合同各章节的标题及页码；正文应按照合同内容顺序依次排列各条款；附件应包括与合同相关的重要文件、资料等，如应收账款清单、客户资料、审批文件等。合同一式多份，双方各执一份，公司内部相关部门根据需要留存备份。五、合同审批与签订（一）合同审批1.业务部门起草的保理合同初稿应首先提交至部门负责人进行初审。初审重点审查合同内容是否符合业务需求、条款表述是否清晰准确、各项业务操作流程是否完整等。部门负责人初审通过后，将合同初稿及相关资料报送至风险管理部门。2.风险管理部门对保理合同进行风险评估审核。审核内容包括客户信用风险、市场风险、操作风险等方面。根据风险评估结果，提出风险防控建议，并对合同中的风险条款进行审查。风险管理部门审核通过后，将合同及审核意见移送至法务部门。3.法务部门对保理合同进行法律审核。重点审查合同主体资格、条款合法性、权利义务对等性、争议解决方式等是否符合法律法规要求。法务部门审核通过后，将合同及法律审核意见反馈至业务部门。4.财务部门对保理合同中的财务条款进行审核。审核内容包括保理费用计算、资金支付方式、应收账款账务处理等是否符合公司财务管理制度。财务部门审核通过后，将合同及财务审核意见反馈至业务部门。5.业务部门根据各部门的审核意见，对保理合同初稿进行修改完善，形成正式合同文本。正式合同文本经业务部门负责人、风险管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人分别审核签字后，报公司领导审批。6.公司领导根据合同审核情况，对保理合同进行最终审批。审批通过的合同方可正式签订，如领导提出修改意见，业务部门应按照要求进行修改后重新履行审批程序。（二）合同签订1.经公司领导审批同意后，业务部门应及时安排与客户签订保理合同。合同签订应遵循公司合同签订流程，由业务部门两名以上授权代表与客户当面签订合同。2.在签订合同过程中，业务部门代表应仔细核对合同条款与审批通过的文本是否一致，确保合同签订的真实性、准确性和完整性。对于客户提出的合同条款变更要求，应按照公司相关规定进行审核和审批，未经审批同意的不得擅自变更合同条款。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件加盖骑缝章，并妥善保管。同时，应在合同签订当日将合同副本分送风险管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案，确保各部门及时掌握合同签订情况。六、合同履行与变更（一）合同履行1.合同签订后，业务部门、风险管理部门、法务部门、财务部门等应按照合同约定，各司其职，共同做好合同履行工作。2.业务部门负责按照合同约定及时开展保理业务操作，包括应收账款转让手续办理、日常管理、催收等工作。在履行过程中，应严格遵守合同条款，及时向其他部门反馈业务进展情况及存在的问题。3.风险管理部门应持续监控合同履行过程中的风险状况，定期对业务风险进行分析和评估，根据风险变化情况及时调整风险防控措施。如发现重大风险隐患，应及时向公司领导报告，并协同相关部门采取有效措施进行处置。4.法务部门应密切关注合同履行过程中的法律问题，为业务部门提供法律支持和保障。如发生法律纠纷或潜在法律风险，应及时介入，按照法律法规及合同约定妥善处理。5.财务部门应按照合同约定及时准确地进行财务核算和资金管理。做好融资款项的支付、应收账款的账务处理及资金回笼的监控工作，确保公司财务状况正常。（二）合同变更1.在保理合同履行过程中，如因业务需要或客观情况发生变化，需要对合同条款进行变更的，应由业务部门提出书面变更申请，并说明变更原因、变更内容等。2.业务部门将变更申请提交至风险管理部门进行风险评估审核。风险管理部门根据变更内容，评估对业务风险的影响，并提出风险防控建议。审核通过后，将变更申请及审核意见移送至法务部门。3.法务部门对合同变更申请进行法律审核。审查变更后的合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。法务部门审核通过后，将变更申请及法律审核意见反馈至业务部门。4.财务部门对合同变更涉及的财务条款进行审核。审核变更后的保理费用计算、资金支付方式、应收账款账务处理等是否符合公司财务管理制度。财务部门审核通过后，将变更申请及财务审核意见反馈至业务部门。5.业务部门根据各部门的审核意见，起草合同变更协议。变更协议经业务部门负责人、风险管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人分别审核签字后，报公司领导审批。6.公司领导审批同意后，业务部门负责与客户签订合同变更协议。变更协议签订后，应按照合同签订后的管理要求，及时将协议副本分送各相关部门备案。七、合同档案管理（一）档案收集1.保理合同签订后，业务部门应在合同签订当日将合同原件及相关附件整理齐全，并移交至公司档案管理部门。移交材料应包括合同正副本、审批文件、客户资料、应收账款清单等。2.在合同履行过程中产生的各类文件、资料，如催收记录、客户回复、变更协议等，业务部门应定期收集整理，并及时移交至档案管理部门。（二）档案整理与归档1.档案管理部门收到业务部门移交的保理合同及相关资料后，应按照档案管理的有关规定进行整理。对合同及附件进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.根据保理合同的类别和时间顺序，将整理好的档案资料进行归档。建立保理合同档案目录，注明每份合同的编号、名称、签订日期、客户名称、业务内容等信息，便于查询和检索。（三）档案保管与查阅1.档案管理部门应妥善保管保理合同档案，确保档案资料的安全完整。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般为[具体保管期限]年。2.公司内部人员因工作需要查阅保理合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应安排专人负责查阅服务，查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。3.外部单位因特殊原因需要查阅保理合同档案的，应按照公司对外提供资料的相关规定，履行严格的审批手续。经公司领导批准后，档案管理部门应安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督，确保档案资料安全。查阅人未经公司书面同意，不得擅自复制、摘抄档案内容。（四）档案销毁1.保理合同档案保管期满后，档案管理部门应按照公司档案销毁流程，对档案进行清理和鉴定。经鉴定确无保存