信息数据管理制度

信息数据管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息数据管理，保障信息数据的准确性、完整性、安全性和保密性，提高公司运营效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有业务往来的合作伙伴，涉及公司各类信息数据的收集、存储、使用、传输、共享、删除等管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：信息数据管理活动必须遵守国家法律法规，不得侵犯他人合法权益。2.准确性原则：确保信息数据的真实、准确，避免虚假或错误信息对公司决策和运营造成不良影响。3.完整性原则：保证信息数据的全面性，不遗漏重要信息，以满足公司业务需求。4.安全性原则：采取有效措施保护信息数据的安全，防止数据泄露、篡改、丢失等情况发生。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等严格保密，限制访问权限。二、信息数据分类与分级（一）信息数据分类1.客户信息：包括客户基本资料、交易记录、沟通信息等。2.业务数据：如销售数据、采购数据、生产数据、库存数据等。3.财务数据：财务报表、账目明细、预算数据等。4.员工信息：个人资料、考勤记录、绩效评估、薪酬信息等。5.行政数据：公司文件、规章制度、会议记录、办公资源信息等。6.技术数据：研发资料、技术文档、系统数据等。（二）信息数据分级根据信息数据的敏感程度和影响范围，将其分为以下三级：1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、法律法规规定需严格保密的信息，如未公开的产品配方、关键技术资料、重要合同协议等。2.机密级：对公司运营有重要影响，泄露后可能导致公司利益受损的信息，如客户关键信息、财务数据中的敏感部分、部分技术研发进展等。3.秘密级：一般性的公司信息，泄露后可能对公司造成一定影响，但影响程度相对较小，如普通业务数据、行政文件等。三、信息数据管理职责（一）公司管理层1.负责审批信息数据管理相关政策、制度和重大决策。2.提供信息数据管理所需的资源支持，确保管理工作的有效开展。（二）信息数据管理部门1.制定和完善信息数据管理制度、流程和标准。2.负责公司信息数据的统一管理，包括数据的收集、整理、存储、维护、备份等。3.监控信息数据的安全状况，及时发现并处理安全隐患。4.组织开展信息数据的分析和挖掘工作，为公司决策提供数据支持。（三）各业务部门1.负责本部门信息数据的收集、整理和初步审核，确保数据的准确性和完整性。2.按照公司信息数据管理规定，规范使用和共享本部门的数据。3.配合信息数据管理部门做好数据安全防护工作，发现问题及时报告。（四）员工个人1.遵守公司信息数据管理制度，妥善保管个人账号和密码。2.按照工作要求准确提供和维护个人相关信息数据。3.不得擅自泄露、篡改或删除公司信息数据。四、信息数据收集与录入（一）收集原则1.明确收集目的，确保收集的数据与公司业务需求相关。2.遵循合法、正当、必要的原则，避免过度收集个人信息。（二）收集渠道1.通过业务系统自动采集，如销售系统、财务系统等。2.员工手工录入，如在办公软件中填写相关信息。3.与合作伙伴、客户等进行数据交换获取。（三）录入要求1.录入人员应认真核对数据，确保准确无误后录入系统。2.对于必填项，必须完整录入，不得遗漏。3.录入的数据应保持一致性和连贯性，避免出现重复或矛盾信息。五、信息数据存储与维护（一）存储方式1.根据数据类型和重要性，选择合适的存储介质和存储设备，如服务器、硬盘阵列、云存储等。2.对不同级别的信息数据采用不同的存储策略，确保数据安全。（二）存储安全1.建立数据存储安全防护机制，设置访问权限，防止未经授权的访问。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，数据存储稳定。（三）数据维护1.信息数据管理部门定期对数据进行清理和更新，删除过期或无效数据。2.及时处理数据变更请求，确保数据的实时性和准确性。3.对数据的维护操作进行记录，以便追溯和审计。六、信息数据使用与共享（一）使用规范1.员工只能在授权范围内使用信息数据，不得超出权限访问和使用。2.使用数据时应遵循公司业务流程和规定，确保数据用于正当目的。3.禁止利用公司信息数据从事任何违法违规或损害公司利益的活动。（二）共享流程1.部门之间如需共享信息数据，应填写《信息数据共享申请表》，说明共享目的、共享数据内容、接收部门等信息。2.申请表经申请部门负责人审批后，提交信息数据管理部门审核。3.信息数据管理部门审核通过后，根据数据的敏感程度确定共享方式和权限，并通知申请部门和接收部门。4.接收部门应按照规定使用共享的数据，并对数据的安全负责。（三）外部共享1.与外部合作伙伴共享信息数据时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务。2.严格控制外部共享的数据范围和共享期限，确保公司信息数据安全。3.定期对外部共享数据的使用情况进行评估和监督。七、信息数据安全管理（一）安全策略1.制定信息数据安全策略，明确安全目标、安全措施和应急处理流程。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障信息数据网络安全。（二）账号管理1.为员工分配唯一的账号，并定期更换密码。2.员工离职或岗位变动时，及时注销或调整其账号权限。（三）数据备份与恢复1.定期对重要信息数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。2.制定数据恢复计划，定期进行演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（四）安全审计1.建立信息数据安全审计机制，对数据访问、操作等行为进行记录和审计。2.定期对安全审计结果进行分析，发现问题及时整改。八、信息数据保密管理（一）保密措施1.对绝密级信息数据实行专人专管，严格限制访问范围。2.在存储、传输和使用过程中，对机密级和秘密级信息数据进行加密处理。3.对涉及保密信息数据的场所、设备等采取相应的保密措施，如设置门禁、加密存储设备等。（二）保密协议1.与员工签订保密协议，明确员工在信息数据保密方面的责任和义务。2.对于接触公司机密信息数据的外部人员，如合作伙伴、供应商等，签订保密协议或在合作协议中约定保密条款。（三）保密培训1.定期组织员工参加信息数据保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.在新员工入职时，进行保密教育，使其了解公司保密制度和要求。九、信息数据销毁管理（一）销毁原则1.对于已失去使用价值或超过保存期限的信息数据，应及时进行销毁。2.销毁过程应确保数据无法恢复，防止数据泄露。（二）销毁方式1.根据数据存储介质的不同，选择合适的销毁方式，如粉碎硬盘、删除电子数据、焚烧纸质文件等。2.对于重要信息数据的销毁，应进行现场监督，并记录销毁过程。（三）销毁记录1.建立信息数据销毁记录台账，记录销毁的数据名称、存储介质、销毁时间、销毁方式等信息。2.销毁记录应保存一定期限，以备审计和查询。十、监督与检查（一）内部监督1.信息数据管理部门定期对公司信息数据管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门定期对信息数据管理进行审计，检查制度执行情况和数据安全状况。（二）外部检查1.配合国家有关部门的监督检查，如实提供相关信息数据和资料。2.根据外部监管要求，及时调整和完善公司信息数据管理制度。十一、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权访问、使用、共享或泄露公司信息数据。2.擅自篡改、删除信息数据。3.违反信息数据保密规定，导致信息数据泄露。4.未按照规定进行数据备份或数据恢