保密机构管理制度

保密机构管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位人员以及因工作需要接触公司保密信息的外部人员。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效的预防措施，防止保密信息的泄露。2.谁主管谁负责原则：各部门负责人对本部门的保密工作负责。3.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和公司的各项规定。二、保密机构与职责（一）保密委员会1.组成：公司设立保密委员会，由公司高层管理人员担任主任，各部门负责人为成员。2.职责：全面领导公司的保密工作，制定保密工作方针、政策和制度。审议批准公司保密工作计划和重大保密事项。监督检查公司保密工作的执行情况，及时解决保密工作中的问题。对违反保密制度的行为进行处理和决策。（二）保密工作办公室1.组成：保密委员会下设保密工作办公室，挂靠在公司综合管理部，负责日常保密工作的组织和协调。2.职责：贯彻执行保密委员会的决议，制定和完善保密工作的具体规章制度。组织开展保密宣传教育活动，提高员工的保密意识。负责保密文件、资料的收发、登记、保管和传递工作。对公司保密要害部门、部位进行确定和管理。组织开展保密检查和隐患排查工作，及时发现和消除保密隐患。受理保密违规行为的举报和调查处理工作。负责与外部保密管理部门的沟通与协调。（三）各部门保密员1.设置：各部门指定一名员工担任保密员，负责本部门的保密工作。2.职责：协助部门负责人开展本部门的保密工作，落实各项保密制度。组织本部门员工参加保密宣传教育活动，提高员工的保密意识。负责本部门保密文件、资料的收集、整理、保管和归档工作。对本部门的计算机、网络设备等进行保密管理，确保信息安全。发现本部门存在保密隐患或违规行为时，及时向保密工作办公室报告。三、保密范围与密级划分（一）保密范围1.商业秘密：公司的技术秘密，包括产品配方、工艺流程、技术诀窍、研发成果等。公司的经营秘密，包括客户信息、市场策略、营销计划、采购渠道等。公司的财务秘密，包括财务报表、财务数据、资金状况等。公司的人力资源秘密，包括员工薪酬、绩效考核、人事档案等。2.敏感信息：公司尚未公开的重大决策、重要会议纪要等。涉及公司重大利益的合同、协议等。公司的内部管理规定、工作流程等。其他需要保密的信息。（二）密级划分1.绝密级：公司最重要的商业秘密和敏感信息，一旦泄露将给公司带来极其严重的损失。如公司核心技术、重大投资决策、高级管理人员薪酬等。2.机密级：公司重要的商业秘密和敏感信息，泄露后将对公司造成较大的损失。如公司的主要产品配方、市场战略规划、重要客户信息等。3.秘密级：公司一般的商业秘密和敏感信息，泄露后可能对公司造成一定的影响。如公司的一般技术资料、普通客户信息、内部管理制度等。四、保密措施（一）文件与资料管理1.文件的起草与审批：涉及保密内容的文件，起草人应按照保密要求进行编写，并在文件首页注明密级。文件起草完成后，由部门负责人审核，报保密工作办公室审批。2.文件的印制与发放：保密文件由公司指定的印刷厂印制，印制过程中要严格遵守保密规定。文件印制完成后，由保密工作办公室统一发放，发放时要进行登记，注明发放对象、份数、日期等。3.文件的阅读与使用：保密文件只能在规定的范围内阅读和使用，阅读人员要严格遵守保密规定，不得擅自扩大阅读范围。文件使用完毕后，要及时归还保密工作办公室。4.文件的保管与销毁：保密文件要妥善保管，存放在专门的保密柜中。文件保管期限届满或因其他原因需要销毁时，由保密工作办公室统一组织销毁，销毁过程要进行登记，确保文件彻底销毁。（二）计算机与网络管理1.计算机使用管理：员工使用的计算机要设置开机密码和屏幕保护密码，密码要定期更换。禁止在公司计算机上安装未经公司批准的软件，禁止使用移动存储设备拷贝公司保密信息。2.网络使用管理：公司网络实行分级管理，不同级别的人员具有不同的网络访问权限。禁止员工在公司网络上访问非法网站，禁止通过公司网络传输保密信息。3.数据备份与存储：公司重要的数据要定期进行备份，备份数据要存储在安全的地方。禁止将公司保密数据存储在个人计算机或移动存储设备上。4.网络安全防护：公司要安装防火墙、杀毒软件等网络安全防护设备，定期进行更新和维护，确保网络安全。（三）办公区域管理1.保密要害部门、部位管理：公司确定的保密要害部门、部位要采取严格的保密措施，如安装监控设备、门禁系统等。进入保密要害部门、部位的人员要进行登记，禁止无关人员进入。2.会议管理：涉及保密内容的会议要选择在保密会议室召开，会议期间要关闭手机等通讯设备，禁止无关人员进入会议室。会议资料要妥善保管，会后要及时收回。3.参观与接待管理：外部人员来公司参观、访问时，要提前向公司保密工作办公室申请，经批准后安排专人陪同。参观过程中要严格遵守公司的保密规定，禁止拍照、录像等行为。（四）人员管理1.入职管理：新员工入职时，要签订保密协议，明确其保密义务和责任。保密协议要作为劳动合同的附件，与劳动合同具有同等法律效力。2.培训管理：公司要定期组织员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容要包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术等。3.离职管理：员工离职时，要将其使用的公司保密文件、资料等全部归还公司，并办理保密工作交接手续。离职员工在离职后一年内，仍要遵守公司的保密规定。五、保密监督与检查（一）监督检查机构公司保密工作办公室负责组织开展保密监督检查工作，定期对公司各部门的保密工作进行检查。（二）检查内容1.保密制度的执行情况。2.保密文件、资料的管理情况。3.计算机与网络的保密管理情况。4.办公区域的保密管理情况。5.人员的保密管理情况。（三）检查方式1.定期检查：保密工作办公室每季度组织一次全面的保密检查。2.不定期抽查：保密工作办公室根据工作需要，不定期对各部门的保密工作进行抽查。3.专项检查：针对公司重要项目、重大活动等，开展专项保密检查。（四）检查结果处理1.对保密工作做得好的部门和个人，公司给予表彰和奖励。2.对存在保密隐患或违规行为的部门和个人，公司要下达整改通知书，责令其限期整改。整改不力的，要按照公司有关规定进行处理。六、保密奖惩（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，公司给予以下奖励：通报表扬。颁发荣誉证书。给予一定的物质奖励。2.对及时发现和制止保密违规行为，避免公司重大损失的员工，公司给予特别奖励。（二）惩罚1.对违反保密制度的员工，公司视情节轻重给予以下处罚：警告。罚款。降职、降薪。解除劳动合同。2.对因违反保密制度给公司造成经济损失的员工，公司要依法追究其赔偿责