保密存放管理制度

保密存放管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密管理，确保公司各类机密信息的安全存放，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及外包人员等。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效措施，提前预防机密信息的泄露风险。2.分级管理原则：根据信息的重要性和敏感程度，进行分级分类管理。3.谁使用谁负责原则：接触和使用机密信息的人员，对信息的安全存放负有直接责任。二、保密信息的定义与分类（一）定义保密信息是指公司在经营活动中涉及的不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的各类信息。（二）分类1.商业秘密类产品配方、工艺流程、技术诀窍等技术信息。客户名单、销售渠道、营销计划等经营信息。财务数据、成本核算方法、预算报告等财务信息。2.公司文件类尚未公开的重大决策、会议纪要。内部规章制度、人事档案、薪酬福利信息。各类合同协议、合作意向书等法律文件。3.其他敏感信息类涉及公司战略规划、发展方向的信息。可能对公司声誉、形象造成重大影响的信息。三、保密存放场所与设施（一）专用存储区域1.设立专门的保密档案室，用于存放重要纸质文件和资料。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，配备铁门、铁窗、防火保险柜等安全设施。2.划分特定的电子存储区域，如加密的服务器存储空间或专用的移动存储设备，用于存储电子形式的保密信息。该区域应设置访问权限控制，只有经过授权的人员才能访问。（二）办公区域管理1.在办公区域内，员工应将涉及保密信息的文件资料妥善放置在带锁的文件柜中，避免随意摆放。2.对于暂时不需要使用的保密信息载体，如笔记本电脑、移动硬盘等，应存放在安全的地方，防止丢失或被盗。（三）设施维护与检查1.定期对保密存放场所的设施进行维护和检查，确保其正常运行。如检查防火保险柜的密码锁、档案室的门窗密封情况等。2.对电子存储设备进行定期的数据备份，防止数据丢失，并安装最新的杀毒软件和防火墙，防范网络安全威胁。四、保密信息的存储方式（一）纸质存储1.所有保密纸质文件应进行编号登记，记录文件名称、密级、存放位置、日期等信息。2.按照文件的密级和类别进行分类存放，便于查找和管理。对于绝密级文件，应单独存放于专门的保险柜中。3.严格控制纸质文件的借阅流程，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、归还日期等，经审批后方可借阅。借阅期限届满，借阅人应及时归还文件。（二）电子存储1.电子保密信息应进行加密存储，设置高强度的密码，并定期更换。2.建立电子文件的分类目录结构，按照信息类别和时间顺序进行存储，便于检索和管理。3.对电子文件的访问进行权限设置，根据员工的工作职责和岗位需求，授予相应的访问权限。严禁未经授权的人员访问电子保密信息。五、人员管理与培训（一）人员入职管理1.在员工入职时，应与其签订保密协议，明确其保密义务和责任。保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等内容。2.对新员工进行保密培训，使其了解公司的保密制度和要求，掌握基本的保密技能。培训内容应包括保密意识教育、保密信息的识别与保护、保密存放场所的使用等。（二）人员日常管理1.加强对员工的日常管理，提醒员工注意保密事项，防止因疏忽导致信息泄露。2.定期对员工的工作电脑、移动存储设备等进行检查，确保其存储的信息符合保密要求。如发现违规行为，应及时进行纠正和处理。（三）人员离职管理1.在员工离职时，应进行离职审计，检查其是否妥善归还了所有保密信息和载体。如发现有未归还的情况，应责令其立即归还，并采取相应的措施防止信息泄露。2.收回员工的访问权限，删除其在公司电子系统中的保密信息账号。3.要求离职员工签署保密承诺书，承诺离职后仍将遵守公司的保密制度，不泄露公司的机密信息。（四）培训与教育1.定期组织保密培训和教育活动，提高员工的保密意识和技能。培训内容可以包括最新的保密法律法规、公司保密制度的更新内容、保密技术和方法等。2.根据不同岗位的特点和需求，开展有针对性的保密培训，如针对研发人员的技术保密培训、针对销售人员的客户信息保密培训等。六、保密信息的使用与传递（一）使用规定1.员工在工作中如需使用保密信息，应遵循“按需使用、最小化原则”，仅获取完成工作所需的最少信息。2.严禁在私人场合谈论公司保密信息，不得将保密信息用于个人目的或泄露给无关人员。（二）传递流程1.内部传递保密信息时，应采用安全可靠的方式，如专人送达、加密邮件等。传递过程中，应确保信息的完整性和保密性。2.如需向外部单位传递保密信息，必须经过严格的审批流程，明确信息的用途、接收方的保密责任等。在传递前，应对信息进行加密处理，并要求接收方签署保密协议。七、保密监督与检查（一）监督机制1.设立保密监督小组，由公司高层管理人员、人力资源部门和相关业务部门的负责人组成。监督小组负责定期对公司的保密工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见。2.鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，公司对举报属实的员工给予奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）检查内容1.保密存放场所的安全设施是否完好，是否符合保密要求。2.保密信息的存储方式是否规范，是否存在信息泄露的风险。3.员工对保密制度的执行情况，是否存在违规使用或传递保密信息的行为。（三）违规处理1.对于违反保密制度的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理措施。2.如因员工违规行为导致公司机密信息泄露，给公司造成经济损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其