保健器械管理制度

保健器械管理制度总则1.目的为加强公司保健器械的管理，确保保健器械的安全、有效使用，保障员工的健康权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有保健器械的采购、验收、储存、发放、使用、维护、报废等全过程管理。3.职责分工人事行政部负责保健器械管理制度的制定、修订和监督执行。统一规划保健器械的采购计划，组织采购工作，并对采购过程进行监督。负责保健器械的验收、入库、储存、发放等管理工作。定期组织对保健器械的盘点和清查工作。协调处理保健器械管理过程中的相关问题。使用部门负责本部门保健器械的领用、保管和日常使用维护。对本部门员工进行保健器械使用的培训和指导。及时向人事行政部反馈保健器械的使用状况和维修需求。财务部门负责保健器械采购费用的审核和报销。对保健器械的固定资产管理进行财务监督。质量安全管理部门负责对保健器械的质量进行监督检查，确保其符合相关标准和规定。参与保健器械的验收工作，对验收过程中的质量问题提出意见和建议。对保健器械的不良反应进行监测和报告。采购管理1.需求调研人事行政部定期收集各部门对保健器械的需求信息，结合公司员工数量、工作性质、健康状况等因素，进行综合分析和评估。与使用部门沟通，了解其对保健器械功能、性能、品牌等方面的具体要求，形成详细的需求调研报告。2.采购计划制定根据需求调研报告，人事行政部制定年度保健器械采购计划，明确采购的品种、数量、预算等内容。采购计划需经公司领导审批后实施，确保采购工作符合公司的整体规划和财务预算。3.供应商选择人事行政部通过多种渠道收集保健器械供应商信息，建立供应商名录。对供应商进行评估和筛选，考察其资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面的情况。选择具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合作伙伴。4.采购合同签订与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同需经公司法律合规部门审核后签订，确保合同的合法性和有效性。5.采购过程监督人事行政部负责对采购过程进行全程监督，确保采购活动按照规定的程序和要求进行。及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，保证保健器械按时、按质、按量到货。验收管理1.验收准备人事行政部在保健器械到货前，通知质量安全管理部门、使用部门等相关人员组成验收小组。验收小组根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收的内容、方法、标准等。2.验收内容数量验收：核对到货的保健器械数量与采购合同一致。外观验收：检查保健器械的外观是否完好，有无破损、变形、污渍等缺陷。规格型号验收：确认保健器械的规格型号与采购合同相符。质量验收：按照相关质量标准和检验规范，对保健器械进行质量检验，可采用抽样检验、全检等方式。资料验收：检查保健器械的产品合格证、质量检验报告、使用说明书、保修卡等相关资料是否齐全。3.验收方法验收人员通过目视检查、量具测量、功能测试等方法对保健器械进行验收。对于需要专业检测设备进行检验的项目，可委托具有资质的第三方检测机构进行检测。4.验收记录验收小组对验收过程和结果进行详细记录，填写验收报告。验收报告包括保健器械的名称、规格型号、数量、供应商、验收日期、验收内容、验收结果等信息。验收人员签字确认验收报告，并存档保管。5.验收结果处理验收合格的保健器械，办理入库手续。验收不合格的保健器械，人事行政部及时与供应商沟通，要求其限期更换或退货。对因验收不合格导致的延误使用或其他损失，按照采购合同的约定追究供应商的责任。储存管理1.仓库设置人事行政部根据保健器械的种类、数量、特性等因素，设置专门的保健器械仓库。仓库应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件，确保保健器械的储存安全。2.分类存放按照保健器械的功能、用途、类别等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对不同类型的保健器械，应设置相应的存放区域，如按摩器材区、理疗仪器区、健康监测设备区等。3.库存管理建立保健器械库存台账，详细记录保健器械的出入库时间、数量、规格型号、供应商等信息。定期对库存保健器械进行盘点，确保账实相符。盘点结果如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。根据库存情况和使用需求，合理控制保健器械的库存水平，避免积压或缺货。4.储存条件要求不同类型的保健器械对储存条件有不同的要求，应按照产品说明书的规定进行储存。例如，电子类保健器械应避免潮湿和高温环境；按摩器材应保持清洁，防止生锈等。定期检查储存环境的温湿度、通风等条件，确保符合要求。5.库存安全管理加强仓库的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施。严禁在仓库内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。制定仓库安全管理制度，明确仓库管理人员的职责，确保库存保健器械的安全。发放管理1.领用申请使用部门根据工作需要，填写保健器械领用申请表，注明领用的保健器械名称、规格型号、数量、用途等信息。领用申请表需经部门负责人审批后提交人事行政部。2.发放审核人事行政部对领用申请表进行审核，核实领用部门的需求情况和库存状况。如库存充足，且领用申请符合规定，人事行政部予以批准发放；如库存不足或领用申请不合理，及时与领用部门沟通协调。3.发放登记人事行政部根据批准的领用申请表，办理保健器械的发放手续。在保健器械库存台账上记录发放时间、领用部门、领用人、数量等信息，并由领用人签字确认。4.发放方式保健器械的发放方式可根据实际情况选择自提或配送。对于体积较小、便于携带的保健器械，可由领用人到仓库自提；对于体积较大、较重或需要安装调试的保健器械，人事行政部安排专人配送并负责安装调试。使用管理1.使用培训人事行政部负责组织对新领用保健器械的使用部门员工进行培训。培训内容包括保健器械的功能、操作方法、注意事项、维护保养知识等。通过现场演示、实际操作、视频讲解等方式，确保员工能够正确、安全地使用保健器械。2.使用规范使用部门员工应严格按照保健器械的使用说明书和操作规程进行操作。在使用过程中，如发现异常情况或故障，应立即停止使用，并及时报告人事行政部。不得擅自拆卸、改装保健器械，不得超范围、超负荷使用保健器械。3.使用记录使用部门建立保健器械使用记录台账，详细记录保健器械的使用时间、使用人员、使用情况等信息。使用记录应真实、准确、完整，作为保健器械使用管理和维护保养的依据。4.使用监督人事行政部定期对保健器械的使用情况进行检查和监督，确保员工按照规定使用保健器械。对违反使用规范的行为，及时进行纠正和处理，并对相关责任人进行批评教育。维护管理1.维护计划制定人事行政部根据保健器械的使用说明书和实际使用情况，制定年度维护保养计划。维护保养计划明确维护保养的内容、时间、责任人等信息，确保保健器械得到及时、有效的维护。2.日常维护使用部门员工负责保健器械的日常清洁、保养工作，保持保健器械的外观整洁和性能良好。按照维护保养计划的要求，定期对保健器械进行检查、调试、校准等维护工作，及时发现并排除潜在的故障隐患。3.专业维修对于复杂的故障或需要专业技术人员维修的保健器械，人事行政部联系供应商或专业维修机构进行维修。在维修过程中，要求维修人员做好维修记录，包括故障现象、维修方法、更换的零部件等信息。维修完成后，对维修后的保健器械进行验收，确保其性能恢复正常。4.维护记录建立保健器械维护记录档案，将维护保养计划、日常维护记录、专业维修记录等资料进行归档保存。维护记录档案作为保健器械维护管理的重要依据，便于查询和追溯保健器械的维护历史。报废管理1.报废鉴定当保健器械出现严重损坏、无法修复或已达到规定的使用年限等情况时，由使用部门提出报废申请。人事行政部组织质量安全管理部门、财务部门等相关人员对申请报废的保健器械进行鉴定。鉴定人员根据保健器械的实际状况，结合相关标准和规定，确定是否符合报废条件。2.报废审批经鉴定符合报废条件的保健器械，填写报废申请表，注明报废原因、保健器械名称、规格型号、购置时间、购置金额等信息。报废申请表需经使用部门负责人、人事行政部负责人、财务部门负责人、公司领导等逐级审批。3.报废处理报废申请经批准后，人事行政部负责对报废的保健器械进行处理。对于有利用价值的零部件，可进行拆卸回收；对于无利用价值的报废保健器械，可委托有资质的回收公司进行报废处理。在报废处理过程中，做好相关记