供货记录管理制度

供货记录管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司供货记录的管理，确保供货信息的准确、完整和可追溯，加强对供应商的管理与评估，保障公司生产经营活动的顺利进行，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及货物采购及供货相关活动的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、质量控制部门、生产部门等。3.基本原则真实准确原则：供货记录应如实反映货物采购及供应的实际情况，确保记录信息的真实性和准确性。及时完整原则：相关人员应及时记录供货过程中的各类信息，保证记录的完整性，不得遗漏重要信息。规范统一原则：供货记录的格式、内容、填写要求等应保持规范统一，便于管理和查询。安全保密原则：供货记录涉及公司商业机密和供应商信息，应妥善保管，防止信息泄露。二、供货记录的内容与分类1.采购订单记录订单编号：唯一标识采购订单的编号，便于订单的跟踪和查询。订单日期：采购订单下达的日期。供应商名称：提供货物的供应商全称。货物名称、规格型号、数量、单价、总价：详细记录所采购货物的具体信息及价格明细。交货日期、交货地点：明确供应商的交货时间和地点要求。付款方式：约定的付款方式，如货到付款、月结等。订单状态：记录订单的执行状态，如已下达、已发货、已收货、已付款等。2.到货验收记录到货日期：货物实际到达公司的日期。运输单号：货物运输的单号，便于查询运输过程。验收人员：负责货物验收的人员姓名。验收结果：记录货物的验收情况，如合格、不合格、部分合格等，并详细说明不合格的原因。处理措施：针对验收不合格情况采取的处理方式，如退货、换货、补货等。3.质量检验记录检验日期：对货物进行质量检验的具体日期。检验项目：按照公司质量标准对货物进行检验的具体项目，如外观、尺寸、性能等。检验结果：记录各项检验项目的结果，合格或不合格。检验人员：执行质量检验的人员姓名。质量证明文件：供应商提供的货物质量证明文件，如合格证、检验报告等的编号及存放位置。4.付款记录付款日期：实际支付货款的日期。付款金额：本次支付的货款金额。付款方式：与采购订单约定的付款方式一致，记录实际付款方式的执行情况。付款凭证编号：支付货款的凭证号码，如支票号、银行转账单号等。5.供应商评价记录评价周期：对供应商进行评价的时间段，如月度、季度、年度等。评价指标：包括交货及时性、货物质量、价格合理性、售后服务等方面的评价指标。评价得分：根据各项评价指标对供应商进行打分后的综合得分。评价意见：对供应商在评价周期内表现的具体评价意见和建议。三、供货记录的填写与审核1.填写要求字迹清晰：记录人员应使用黑色或蓝色中性笔填写供货记录，确保字迹清晰可辨，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水填写。内容完整：按照规定的格式和要求，如实填写供货记录的各项内容，不得遗漏重要信息。如遇信息缺失或不明确的情况，应及时与相关人员沟通核实后填写。及时准确：在供货活动发生后，应及时填写供货记录，保证记录信息与实际情况一致。不得拖延填写或事后编造虚假记录。2.审核流程采购订单审核：采购部门下达采购订单后，应由部门负责人对订单内容进行审核，确保订单信息准确无误，符合公司采购要求和审批流程。审核通过后，订单方可生效并发送给供应商。到货验收审核：货物到货后，验收人员填写到货验收记录，仓库管理部门负责人应对验收记录进行审核。重点审核验收结果、处理措施是否合理，确保货物数量、质量等符合采购订单要求。如发现问题，应及时与采购部门沟通协调解决。质量检验审核：质量检验人员完成质量检验记录后，质量控制部门负责人应进行审核。审核检验项目是否齐全、检验结果是否准确、质量证明文件是否有效等。对于检验不合格的情况，应审核处理措施是否得当，是否符合公司质量管理规定。付款记录审核：财务部门在进行货款支付时，应填写付款记录。付款记录填写完成后，由财务部门负责人审核付款金额、付款方式、付款凭证等信息是否正确，是否符合公司财务制度和采购合同约定。审核无误后，方可办理付款手续。供应商评价记录审核：采购部门定期收集各相关部门对供应商的评价信息，汇总填写供应商评价记录。采购部门负责人对评价记录进行审核，确保评价指标设定合理、评价得分准确、评价意见客观公正。审核通过后的供应商评价记录作为供应商管理决策的重要依据。四、供货记录的存储与保管1.存储方式电子存储：公司应建立电子档案系统，将供货记录以电子文档的形式进行存储。电子文档应按照分类和时间顺序进行整理，便于查询和检索。纸质存储：对于一些重要的原始供货记录，如采购合同、质量证明文件等，应同时保留纸质版本。纸质记录应存放在专门的文件柜中，按照类别和时间顺序进行归档。2.存储期限采购订单记录：保存期限为自订单执行完毕之日起[X]年。到货验收记录：保存期限为自货物验收合格之日起[X]年。质量检验记录：保存期限为自检验完成之日起[X]年。付款记录：保存期限为自付款完成之日起[X]年。供应商评价记录：保存期限为自评价完成之日起[X]年。3.保管责任档案管理部门：公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责供货记录的保管工作。档案管理人员应定期对供货记录进行整理、核对和备份，确保记录的完整性和安全性。使用部门：各涉及供货记录的使用部门应妥善保管本部门产生的供货记录，并按照规定的时间和要求将记录移交档案管理部门。在使用过程中，应注意保护记录的原始性和保密性，不得擅自修改、删除或销毁记录。五、供货记录的查询与使用1.查询权限采购部门：有权查询与采购业务相关的供货记录，包括采购订单记录、到货验收记录、供应商评价记录等，以便跟踪采购订单执行情况，评估供应商表现，进行采购决策。仓库管理部门：可查询到货验收记录、库存货物相关的供货记录等，用于货物出入库管理、库存盘点及货物追溯。质量控制部门：能够查询质量检验记录、采购订单记录等，以了解货物质量状况，分析质量问题原因，采取相应质量改进措施。财务部门：可查询付款记录、采购订单记录等，用于财务核算、资金管理及与供应商的账款核对。其他部门：因工作需要查询供货记录时，应填写查询申请表，注明查询目的、内容和范围，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门进行查询。档案管理部门应根据审批意见，为查询人员提供相应的供货记录信息，并做好查询登记。2.使用规范内部使用：各部门在使用供货记录时，应严格按照规定的用途使用，不得将记录用于非工作目的或泄露给无关人员。如需引用供货记录中的数据或信息，应确保引用准确，并注明出处。对外提供：如因法律法规要求或其他特殊原因需要向外部提供供货记录时，必须经过公司相关部门负责人审批，并按照规定的程序进行。对外提供的供货记录应进行适当处理，确保不泄露公司商业机密和敏感信息。六、供货记录的变更与删除1.变更情形订单变更：在采购订单执行过程中，如因供应商原因、市场需求变化或其他不可抗力因素需要对订单内容进行变更，采购部门应及时填写订单变更申请表，详细说明变更原因、变更内容及对后续供货的影响。订单变更申请表经采购部门负责人审核、公司相关领导审批后，方可进行变更操作。同时，应在原采购订单记录及相关供货记录中进行相应的标注和说明，确保记录的一致性和可追溯性。验收结果变更：到货验收过程中，如发现验收结果有误或需要对验收结论进行调整，验收人员应填写验收结果变更单，说明变更原因和变更后的验收结果。验收结果变更单经仓库管理部门负责人审核后生效，并在到货验收记录中更新相关信息。其他信息变更：对于供货记录中的其他信息，如供应商联系方式、付款方式等发生变更时，相关责任部门应及时通知档案管理部门进行修改，并在所有相关记录中同步更新，确保记录信息的准确性。2.删除规定供货记录原则上不得随意删除。如因记录错误、重复记录或其他特殊原因确需删除记录时，必须经过严格的审批流程。由相关责任部门填写记录删除申请表，详细说明删除原因、涉及记录的具体内容和范围。申请表经部门负责人审核、公司财务部门、审计部门等相关部门会签后，报公司分管领导审批。档案管理部门在接到审批通过的记录删除申请表后，方可按照规定的程序进行记录删除操作。删除操作应进行详细记录，包括删除时间、删除人员、删除原因等，以备审计和查询。七、监督与考核1.监督检查定期检查：公司应定期对供货记录的管理情况进行检查，检查内容包括记录的填写完整性、准确性、及时性，存储保管的规范性，查询使用的合规性等。检查周期为每[X]月一次，由档案管理部门牵头组织，各相关部门配合参与。不定期抽查：公司审计部门或其他相关管理部门应不定期对供货记录进行抽查，重点检查记录的真实性、合法性以及是否存在违规操作等问题。对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.考核机制考核指标：建立供货记录管理考核指标体系，主要考核指标包括记录填写错误率、记录按时归档率、查询使用违规次数、记录保管完好率等。考核方式：考核采用定量与定性相结合的方式，根据日常检查、抽查结果以及各部门提交的供货记录管理工作报告等进行综合评价。考核结果应用：考核结果与各部门及相关人员