供电档案管理制度

供电档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司供电档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各单位供电档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司供电档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司供电业务的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集与供电业务相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司供电档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司供电档案，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门、各单位供电档案的管理工作。4.定期对档案进行清理和检查，确保档案的安全和完整。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位供电档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交公司档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极为公司各部门提供档案利用服务，做好档案借阅登记和归还工作。5.参与档案的鉴定和销毁工作，确保档案的质量和安全。三、档案收集（一）收集范围1.供电规划、计划、方案等文件。2.供电设备采购合同、技术协议、安装调试记录等。3.供电设备运行维护记录、检修报告、试验数据等。4.供电线路设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。5.供电事故处理报告、分析记录等。6.供电计量装置安装、校验记录等。7.供电用户档案，包括用户申请资料、用电合同、电费结算记录等。8.与供电业务相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门、本单位产生的供电档案，并进行分类整理。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于重要的供电档案，应一式多份，分别保存于不同的地点，以防丢失。（三）收集时间1.供电项目完成后，相关部门应在[X]个工作日内将项目档案收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.每月末，各部门应将当月产生的供电档案集中整理后移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照供电业务流程，分为供电规划、设备管理、线路管理、运行维护、用户管理等类别。2.每类再根据具体内容进行细分，如设备管理类可分为变压器、开关柜、电缆等子类。（二）整理方法1.对收集到的档案进行分类，剔除重复、无效的文件。2.按照文件形成的时间顺序进行排列，编号。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.对重要的档案进行编研，形成专题资料，便于查阅和利用。（三）整理要求1.整理后的档案应符合分类标准，排列有序，便于查找和利用。2.档案目录应准确、完整，与档案内容一致。3.编研资料应内容详实，具有参考价值。五、档案保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放供电档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于管理和查找。2.纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.供电档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括供电规划、重大供电项目文件、供电事故处理报告等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括供电设备采购合同、运行维护记录等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的供电业务文件、用户申请资料等。（四）保管检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取措施进行处理。3.每年应对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行清理和销毁。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、价值和保管期限等，确定档案的鉴定结果。2.对已到保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，提交鉴定工作小组审议。2.鉴定工作小组对档案进行逐一审查，形成鉴定结论。3.对确定销毁的档案，应编制销毁清单，报公司领导批准后进行销毁。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等。2.档案的收集、整理、保管、利用等情况。3.档案鉴定和销毁情况。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，填写统计报表。2.统计报表应准确、及时，反映档案管理工作的实际情况。（三）统计分析1.对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和不足。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。八、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅供电档案。2.外部单位因工作需要查阅供电档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅纸质档案，应在档案管理部门指定的地点进行，并填写查阅登记表。2.查阅电子档案，应按照档案管理部门的规定进行操作。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并注明用途。（三）利用审批1.公司内部人员查阅供电档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅供电档案，需提交查阅申请函，说明查阅目的、内容等，经公司领导批准后，由档案管理部门安排查阅。（四）利用反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对档案利用工作的反馈意见，不断改进服务质量。2.对档案利用过程中发现的问题，应及时进行处理，确保档案的安全和完整。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立供电档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供便捷的档案服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，建立档案数据库。2.对纸质档案进行数字化扫描，存储到档案数据库中。3.建立档案信息化管理系统的安全防护机制，确保档案信息的安全。（三）