使用公章管理制度

使用公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构，公司所有部门和员工在涉及公章使用的相关活动中均须遵守本制度。（三）定义1.公章：本制度所指公章是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.公章使用审批人：指根据本制度规定，有权审批公章使用申请的公司各级管理人员。3.公章保管人：指负责保管公司公章，并按照本制度规定进行公章使用操作的人员。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司因业务需要刻制公章，由相关部门提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，由行政部门统一办理刻制手续。2.申请刻制公章时，应填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、用途、规格、材质等信息，并提交相关证明文件。3.行政部门应选择具有资质的正规印章制作单位进行刻制，确保公章的质量和安全性。4.公章刻制完成后，行政部门应及时将新刻公章的印模备案，并将公章移交至指定的保管人。（二）公章的启用1.新刻公章启用前，应进行登记备案，填写《公章启用登记表》，注明公章名称、启用日期、保管人等信息。2.公章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确公章的使用范围和审批流程。3.启用后的公章应按照本制度规定进行保管和使用，确保公章使用的规范性和严肃性。（三）公章的废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止公章时，由行政部门提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，办理公章废止手续。2.公章废止后，应及时在公司内部发布废止通知，并将废止的公章交回行政部门统一保管或销毁。3.行政部门应对废止的公章进行登记备案，记录公章名称、废止日期、处理方式等信息。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人保管，实行“专人专管、谁保管谁负责”的原则。2.公章保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全存放和正确使用。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照本制度规定的使用流程和审批权限进行公章使用操作，对每一次公章使用进行详细登记。3.定期对公章进行检查和维护，如发现公章有损坏或异常情况，应及时报告并采取相应措施。4.未经公司法定代表人或其授权人批准，不得擅自将公章转借他人使用。（三）保管地点与设施1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置在有安全防护措施的房间内。2.存放公章的房间应配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保公章存放环境安全。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书，以及其他需要公司盖章确认的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写《公章使用申请表》，详细注明公章使用事由、使用时间、使用份数、文件名称等信息，并附上相关文件或资料。2.审批：《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。涉及重大事项或金额较大的合同等文件，需经公司法定代表人审批。3.用印：公章保管人在收到经审批的《公章使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与所附文件资料是否一致，确认无误后，按照审批意见进行用印操作。用印时应在公章使用登记表上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。用印应确保清晰、端正，不得模糊、重叠或遗漏。4.登记与存档：公章使用完毕后，公章保管人应将《公章使用申请表》及相关文件资料整理归档，妥善保存。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用公章，但无法按照正常审批流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地用印的情况，应通过传真、邮件等方式将《公章使用申请表》及相关文件资料发送给公章保管人，经审批后进行用印操作。用印完成后，应及时将盖章后的文件寄回公司存档。五、公章使用的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章使用情况进行日常监督检查，审计部门负责对公章使用的合规性进行审计监督。（二）检查内容1.公章使用是否符合本制度规定的使用范围和审批流程。2.公章保管人是否严格按照规定进行公章使用操作和登记。3.用印文件是否真实、合法、有效，与申请内容是否一致。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由公