传达人员管理制度

传达人员管理制度一、总则1.目的为规范公司传达人员的管理，确保公司信息准确、及时、有效地传达，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体传达人员，包括但不限于前台接待、文件收发、信息传递等相关岗位人员。3.基本原则准确性原则：传达的信息必须准确无误，不得歪曲、遗漏或误传。及时性原则：及时传达各类信息，确保信息的时效性，避免因传达不及时而影响工作进展。保密性原则：严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的信息予以保密，不得泄露。服务性原则：以服务公司各部门和全体员工为宗旨，热情、周到地做好信息传达工作。二、岗位职责1.前台接待负责公司前台的日常接待工作，包括来访人员的登记、引导、茶水服务等。接听公司电话，准确记录来电信息，并及时传达给相关人员。维护前台区域的整洁和秩序，确保工作环境良好。2.文件收发负责公司各类文件、信件、包裹等的收发工作，做好登记和签收手续。按照文件类别和紧急程度进行分类整理，及时分发给相关部门或人员。跟踪文件的传阅情况，确保文件及时回收和归档，防止文件丢失或延误。3.信息传递协助公司内部各部门之间的信息沟通和传递，确保信息准确、及时地传达。负责公司内部通知、公告等信息的发布，如通过内部邮件、公告栏等方式进行传达。收集和整理员工反馈的信息，及时向上级领导汇报，为公司决策提供参考依据。三、工作流程1.前台接待流程来访人员到达公司前台时，传达人员应主动起身迎接，微笑问候。请来访人员填写《来访人员登记表》，详细记录来访人员姓名、单位、来访事由、联系电话等信息。根据来访人员的来访事由，联系相关部门或人员，确认是否预约。如已预约，及时通知被访人员；如未预约，礼貌地告知来访人员需先预约，并协助其进行预约。引导来访人员至相应的接待区域就座，提供茶水等服务。在来访人员离开时，礼貌道别，并感谢其来访。2.文件收发流程收到外部文件、信件或包裹时，传达人员应首先检查邮件外包装是否完好，如有破损应及时与快递公司或寄件人联系。仔细核对邮件上的收件信息，确保与公司名称、地址、部门等信息一致。在《文件收发登记表》上详细记录文件的名称、编号、寄件人、收件部门、收到日期等信息，并签字确认。根据文件的紧急程度和类别，及时分发给相关部门或人员。对于紧急文件，应立即通知收件人前来领取或通过内部邮件等方式优先传达。对于内部文件的传阅，传达人员应按照文件规定的传阅范围和顺序进行传递，并在《文件传阅登记表》上记录传阅时间、传阅人等信息。文件传阅完毕后，传达人员应及时收回文件，并进行整理归档。归档时应按照文件类别、时间顺序等进行分类存放，便于查找和使用。3.信息传递流程各部门需要传达信息时，应填写《信息传递申请表》，详细说明信息内容、传达对象、传达方式等信息。将《信息传递申请表》提交给传达人员，传达人员审核无误后，按照申请表上的要求进行信息传递。对于重要信息，传达人员应在传递前与相关部门或人员进行确认，确保信息准确无误。信息传递后，传达人员应及时跟踪信息的反馈情况，如是否已被接收、接收人员是否理解信息内容等，并将反馈情况记录在《信息传递登记表》上。定期对信息传递工作进行总结和分析，评估信息传递的效果和效率，不断改进信息传递方式和流程。四、工作规范1.仪容仪表传达人员应保持良好的仪容仪表，着装整洁、得体，符合公司形象要求。头发应梳理整齐，不得留怪异发型；面部应保持清洁，化淡妆；指甲应修剪整齐，不得涂有色指甲油。佩戴工作牌，工作牌应佩戴在胸前显眼位置，便于识别。2.言行举止传达人员应具备良好的言行举止，礼貌待人，热情周到。在接待来访人员或接听电话时，应使用文明用语，如“您好”、“请”、“谢谢”、“再见”等。不得在工作时间内大声喧哗、嬉笑打闹或做与工作无关的事情。对待来访人员应一视同仁，不得有歧视或偏见。对于来访人员的问题和需求，应耐心解答和帮助，不得推诿或敷衍。3.工作纪律严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退或旷工。如有特殊情况需要请假，应提前按照公司规定办理请假手续。遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密信息。对于涉及公司机密的文件、资料、信息等，应妥善保管，不得随意丢弃或传播。不得利用工作之便谋取私利，不得接受来访人员的礼品、贿赂或其他不正当利益。爱护公司的办公设备和设施，如前台桌椅、电话、电脑、文件柜等，如有损坏应及时报告并进行维修。积极参加公司组织的培训和学习活动，不断提高自身的业务水平和综合素质。五、考核与奖惩1.考核标准工作态度（30%）：包括责任心、积极性、主动性等方面，考核传达人员对待工作的认真程度和敬业精神。工作能力（40%）：包括业务知识、沟通能力、应变能力等方面，考核传达人员能否熟练掌握工作技能，有效地完成各项工作任务。工作业绩（30%）：包括信息传达的准确性、及时性、完整性等方面，考核传达人员的工作成果和对公司的贡献。2.考核方式定期考核：每月进行一次定期考核，由上级领导根据传达人员的工作表现进行评分。不定期考核：根据工作需要，上级领导可对传达人员进行不定期考核，重点考核传达人员在特殊情况下的工作表现。3.奖惩措施奖励：对于考核成绩优秀的传达人员，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升等。惩罚：对于考核成绩不合格的传达人员，公司将视情况给予批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处罚。六、培训与发展1.培训计划根据传达人员的岗位需求和实际情况，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。培训内容包括公司规章制度、业务知识、沟通技巧、服务意识等方面，旨在提高传达人员的综合素质和业务能力。2.培训方式内部培训：由公司内部的资深员工或专业讲师进行授课，培训内容具有针对性和实用性。外部培训：根据工作需要，选派传达人员参加外部专业机构组织的培训课程，拓宽视野，学习先进的管理经验和技术方法。在线学习：鼓励传达人员利用业余时间通过在线学习平台进行自主学习，不断提升自身的知识水平和技能。3.职业发展为传达人员提供广阔的职业发展空间，根据其个人能力和工作表现，可晋升为传达主管、行政专员等相关岗位。建立员工职业发展档案，记录传达人员的培训经历、工作业绩