促销物资管理制度

促销物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司促销物资的管理，规范促销物资的采购、使用、库存、核销等流程，确保促销活动的顺利开展，提高促销物资的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有促销活动中涉及的各类物资，包括但不限于促销赠品、宣传资料、展示道具、活动礼品等。（三）管理原则1.统一管理原则：促销物资由公司统一采购、调配和管理，确保物资的规格、质量和使用标准的一致性。2.合理规划原则：根据促销活动的需求和预算，合理规划促销物资的采购数量和种类，避免浪费和闲置。3.规范操作原则：明确促销物资管理的各个环节和流程，严格按照规定进行操作，确保物资管理的规范化和标准化。4.责任到人原则：明确各部门和人员在促销物资管理中的职责，做到责任到人，确保物资管理工作的有效落实。二、职责分工（一）市场部1.根据促销活动方案，制定促销物资需求计划，明确物资的种类、规格、数量和使用时间等要求。2.负责促销物资的选型和采购申请，提供物资的技术参数、质量标准和样品等资料。3.参与促销物资的验收工作，对物资的质量和规格进行核对，确保符合活动要求。4.负责促销物资在活动现场的布置、发放和管理，确保物资的合理使用和安全。5.活动结束后，负责对剩余促销物资进行清点、回收和保管，并及时办理核销手续。（二）采购部1.根据市场部提供的促销物资需求计划，负责组织物资的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。2.跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应到公司。3.负责与供应商沟通协调，处理物资采购过程中的问题和纠纷。4.参与促销物资的验收工作，协助市场部对物资的质量和规格进行核对。（三）仓储部1.负责促销物资的入库、存储和保管工作，建立物资台账，记录物资的出入库情况。2.按照物资的特性和保管要求，合理安排仓储空间，确保物资的安全存储。3.定期对物资进行盘点，保证账实相符，发现问题及时上报处理。4.根据市场部的发货通知，及时、准确地发放促销物资。（四）财务部1.负责审核促销物资的采购预算和费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。2.对促销物资的采购成本进行核算和分析，提供成本控制建议。3.参与促销物资的盘点工作，监督物资管理的财务流程。（五）审计部1.对促销物资的采购、使用和管理情况进行审计监督，检查物资管理是否符合公司制度和相关法律法规的要求。2.对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、采购管理（一）采购计划1.市场部应根据促销活动方案和实际需求，提前制定促销物资需求计划。需求计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、使用时间、预计金额等详细信息。2.需求计划应提交给采购部，采购部根据需求计划和库存情况，综合考虑采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应包括采购物资的具体清单、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划应经相关部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（二）供应商选择1.采购部应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行评估和审核。2.选择供应商时，应优先考虑与公司有长期合作关系、信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商。3.对于新的供应商，采购部应进行实地考察，了解其生产能力、质量管理体系、售后服务等情况，并要求其提供相关资质证明文件和样品。经评估合格后，方可纳入合格供应商名录。（三）采购合同1.采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应经公司法务部门审核后，方可签订。签订后的采购合同应及时归档保存，作为采购工作的重要依据。（四）采购执行1.采购部按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应到公司。2.采购过程中如出现问题或纠纷，采购部应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决问题，确保采购工作的顺利进行。3.采购部应定期对采购工作进行总结和分析，评估采购效果，不断改进采购工作流程和方法，提高采购效率和质量。四、验收管理（一）验收标准1.促销物资到货后，仓储部应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、规格、型号、质量、外观等进行核对。2.对于促销赠品、宣传资料等物资，应重点检查其内容是否符合活动要求，是否存在错别字、侵权等问题。3.对于展示道具、活动礼品等物资，应检查其功能是否完好，是否能够正常使用，外观是否有损坏等情况。（二）验收流程1.物资到货后，仓储部应通知采购部和市场部相关人员共同进行验收。验收人员应填写物资验收单，详细记录物资的验收情况。2.验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。3.如因特殊原因无法及时验收的物资，应先办理入库手续，但必须在规定时间内完成验收工作。验收不合格的物资，应及时按照相关规定进行处理。（三）验收记录1.验收人员应将物资验收单及时归档保存，作为物资管理的重要记录。物资验收单应包括物资的名称、规格、型号、数量、供应商、采购合同号、验收时间、验收人员等信息。2.对于验收过程中发现的问题和处理情况，应在物资验收单上详细记录，并及时反馈给相关部门。五、库存管理（一）入库管理1.促销物资到货后，仓储部应按照验收标准进行验收。验收合格的物资，应及时办理入库手续，填写物资入库单。2.物资入库单应包括物资的名称、规格、型号、数量、供应商、采购合同号、入库时间、入库人员等信息。入库人员应在物资入库单上签字确认。3.仓储部应根据物资的类别、规格、型号等进行分类存放，建立物资台账，记录物资的出入库情况。物资台账应包括物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、出库时间、库存数量、存放位置等信息。（二）存储管理1.仓储部应按照物资的特性和保管要求，合理安排仓储空间，确保物资的安全存储。对于易受潮、易变质、易燃易爆等物资，应采取相应的防护措施。2.仓储部应定期对物资进行盘点，保证账实相符。盘点工作应每月进行一次，由仓储部负责人组织实施。盘点结束后，应填写物资盘点表，详细记录物资的盘点情况。3.如发现物资盘盈、盘亏或损坏等情况，应及时查明原因，填写物资盘盈盘亏报告表，报相关部门审批后进行处理。（三）出库管理1.市场部根据促销活动的需要，填写物资出库申请单，注明物资的名称、规格、型号、数量、使用时间、用途等信息。物资出库申请单应经相关部门负责人审核后，报公司领导审批。2.仓储部根据审批通过的物资出库申请单，及时、准确地发放促销物资。发放物资时，应填写物资出库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、领取部门、领取人员、出库时间等信息。领取人员应在物资出库单上签字确认。3.对于贵重物资或限量发放的物资，应实行专人管理，严格控制发放数量和范围。六、使用管理（一）使用计划1.市场部应根据促销活动方案，制定促销物资使用计划，明确物资的使用时间、地点、方式、数量等要求。2.使用计划应提交给相关部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的使用计划作为物资使用的依据。（二）现场管理1.促销活动现场，市场部应安排专人负责促销物资的管理和发放，确保物资的合理使用和安全。2.物资发放人员应按照使用计划和相关规定，准确、及时地发放促销物资，不得擅自改变物资的用途和发放范围。3.活动现场应设置物资保管区域，对剩余物资进行妥善保管，防止丢失和损坏。活动结束后，应及时对剩余物资进行清点、回收和保管。（三）使用记录1.市场部应建立促销物资使用记录台账，详细记录物资的使用时间、地点、方式、数量、领取人员等信息。使用记录台账应作为物资核销的重要依据。2.对于促销赠品、宣传资料等物资，应要求领取人员签字确认，确保物资发放的真实性和准确性。七、核销管理（一）核销申请1.促销活动结束后，市场部应及时对促销物资的使用情况进行统计和汇总，填写促销物资核销申请单，注明物资的名称、规格、型号、数量、使用时间、用途、实际使用数量、剩余数量等信息。2.核销申请单应经相关部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的核销申请单作为物资核销的依据。（二）核销流程1.财务部根据审批通过的核销申请单，对促销物资的采购成本进行核算和分析，核实物资的实际使用情况和剩余数量。2.财务部在核实无误后，办理物资核销手续，填写物资核销单，注明物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、实际使用金额、核销金额等信息。物资核销单应经财务部负责人签字确认。3.仓储部根据物资核销单，对库存物资进行调整，确保账实相符。（三）核销记录1.财务部应将物资核销单及时归档保存，作为物资管理的重要财务记录。物资核销单应包括物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、实际使用金额、核销金额、核销时间、核销人员等信息。2.对于核销过程中发现的问题和差异，应及时查明原因，进行调整和处理，并将处理情况记录在案。八、盘点管理（一）盘点计划1.仓储部应定期对促销物资进行盘点，确保账实相符。盘点计划应包括盘点时间、范围、人员安排、盘点方法等内容。2.盘点计划应经相关部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的盘点计划作为盘点工作的依据。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对促销物资进行逐一清点和核对，填写物资盘点表。物资盘点表应包括物资的名称、规格、型号、数量、存放位置、账存数量、实存数量等信息。2.盘点过程中，如发现物资盘盈、盘亏或损坏等情况，应及时查明原因，填写物资盘盈盘亏报告表，详细记录盘盈、盘亏或损坏的物资名称、规格、型号、数量、原因等信息。3.盘点结束后，盘点人员应将物资盘点表和物资盘盈盘亏报告表提交给仓储部负责人。仓储部负责人应根据盘点结果，编制盘点报告，报相关部门负责人和公司领导。（三）盘点结果处理1.对于盘盈的物资，应查明原因，如属于采购数量有误或其他原因导致的，应及时调整物资台账和财务账目。2.对于盘亏的物资，应查明原因，如属于正常损耗、丢失、损坏等情况，应按照公司相关规定进行处理。如属于人为原因导致的，应追究相关人员的责任。3.对于损坏的物资，应根据损坏程度和实际情况，进行维修、报废或折价处理。处理结果应报相关部门负责人和公司领导审批。九、报废管理（一）报废申请1.对于无法使用或已损坏的促销物资，仓储部应填写物资报废申请单，注明物资的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息。2.报废申请单应经相关部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后的报废申请单作为物资报废的依据。（二）报废处理1.经审批同意报废的物资，仓储部应按照公司相关规定进行处理。对于有残值的物资，应进行变卖或回收，变卖收入应及时上缴公司财务。