会议记录管理制度

会议记录管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议记录工作，确保会议内容准确、完整记录，便于传达会议精神、跟进工作进展、为公司决策提供依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于部门例会、项目研讨会、工作协调会、高层决策会等。（三）职责分工1.会议组织者负责明确会议主题、议程、时间、地点及参会人员。提前通知参会人员会议相关信息。协调会议场地、设备等相关事宜。2.记录人员负责会议现场的记录工作，确保记录内容准确、完整、清晰。会后及时整理、编辑会议记录，并按规定流程提交审核。3.审核人员对会议记录的准确性、完整性、规范性进行审核。提出修改意见，确保会议记录符合要求。二、会议记录的准备（一）记录工具准备1.纸质记录：准备专用的会议记录本，确保页面整洁、无破损。2.电子记录：配备性能良好的电子设备，安装合适的记录软件，如常用的文字处理软件等，并提前进行调试。（二）知识与信息储备记录人员需提前了解会议主题相关的背景知识、业务信息及涉及的主要问题，以便更好地理解会议内容，准确记录关键信息。（三）熟悉参会人员记录人员应熟悉参会人员的姓名、职位、职责等信息，便于准确记录发言人员及相关内容。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：准确记录会议的具体名称。2.会议时间：记录年、月、日、时、分。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点。4.参会人员：列出所有参会人员的姓名、职位。（二）会议议程按照会议实际进行顺序，记录各项议程的标题及主要内容要点。（三）会议发言1.发言人：记录发言人员的姓名。2.发言内容：详细、准确地记录发言内容，包括观点、意见、建议、问题讨论等。对于重要观点和决策性内容，应逐字记录。3.发言时间：记录发言人开始和结束发言的时间。（四）会议决议1.决议事项：清晰记录会议达成的各项决议内容。2.责任人：明确每项决议的责任部门或责任人。3.完成时间：确定决议事项的具体完成时间节点。（五）其他事项记录会议中提出的重要事项、待跟进问题、临时交办工作等，并注明相关要求和注意事项。四、会议记录的方式（一）纸质记录方式1.书写规范：使用黑色或蓝色钢笔、中性笔进行记录，字迹工整、清晰，不得潦草、模糊。2.页面布局：合理划分页面，设置标题、正文、备注等区域，确保记录内容层次分明。3.特殊标记：对于重要内容、关键数据、领导指示等，可使用下划线、波浪线、星号等特殊标记进行突出显示。（二）电子记录方式1.实时录入：在会议进行过程中，及时将会议信息录入电子设备，确保记录的及时性和准确性。2.格式规范：统一使用规定的字体、字号、段落格式等，使记录内容排版整齐、美观。3.备份存储：定期对电子记录进行备份，存储在安全可靠的位置，防止数据丢失。五、会议记录的流程（一）会议期间记录1.记录人员提前到达会议现场，检查记录工具是否正常，熟悉会议环境。2.在会议开始后，集中精力聆听会议内容，按照内容要求认真记录，尽量做到同步记录，不漏记重要信息。3.对于一些快速发言或讨论激烈的环节，可先进行简要记录，会后及时补充完整。（二）会后整理编辑1.会议结束后，记录人员应在[X]个工作日内对会议记录进行整理编辑。仔细核对记录内容，补充遗漏信息，修正错别字和语病，使记录内容准确、通顺、完整。2.根据会议实际情况，对记录内容进行分段、分层整理，突出重点内容和决议事项，使其更具条理性和可读性。（三）审核提交1.整理编辑后的会议记录需提交给会议组织者进行初审。会议组织者应在收到记录后的[X]个工作日内完成初审，并提出修改意见。2.记录人员根据初审意见进行修改完善后，将会议记录提交给审核人员进行最终审核。审核人员应在[X]个工作日内完成审核，并签署审核意见。3.通过审核的会议记录按照公司档案管理规定进行归档保存，并根据需要及时分发给相关人员。六、会议记录的保存与查阅（一）保存期限1.一般会议记录保存期限为[X]年，重要会议记录、涉及公司核心机密或重大决策的会议记录保存期限为[X]年。2.保存期限自会议结束之日起计算。（二）保存方式1.纸质记录：将整理好的会议记录本按照时间顺序进行编号，存放在专门的档案柜中，确保档案柜安全、干燥、通风良好。2.电子记录：将电子记录文件按照规定的命名规则进行命名，并分类存储在公司的电子文档管理系统中，同时定期进行数据备份，防止数据丢失。（三）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录的，应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅会议的名称、时间、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表进行审核，审核通过后，指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.涉及公司核心机密或重大决策的会议记录，查阅人需经公司分管领导批准后方可查阅。七、会议记录的保密与安全（一）保密要求1.会议记录人员应对会议记录内容严格保密，不得向无关人员泄露。2.严禁将会议记录私自复制、传播或用于其他非工作目的。3.在查阅会议记录过程中，查阅人员应遵守保密规定，不得擅自摘抄、拍照、复印会议记录内容。（二）安全管理1.加强对会议记录存储场所的安全管理，确保纸质记录和电子记录的安全。档案柜应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.定期对电子记录进行病毒查杀和数据维护，防止因设备故障、病毒感染等原因导致数据丢失或损坏。3.对于不再保存期限内的会议记录，应按照公司档案销毁规定进行销毁处理，确保记录信息的安全性。八、会议记录的考核与奖惩（一）考核标准1.记录准确性：会议记录内容准确无误，无关键信息遗漏、错误记录等情况。2.记录完整性：涵盖会议基本信息、议程、发言、决议等各项内容，记录完整。3.记录及时性：按照规定时间完成会议记录的整理编辑、审核提交工作。4.记录规范性：记录格式、排版符合要求，书写工整、电子记录格式规范。（二）奖励措施1.对于在会议记录工作中表现突出的记录人员，给予一定的物质奖励，如奖金、奖品等。2.在公司内部进行通报表扬，作为员工绩效考核、晋升、评优的参考依据。（三）惩罚措施1.对于因记录失误导致重要信息遗漏、错误传达等情况，给公司造成损失的，视情节轻重给予相应的经济处罚。2.对于违反会议记录保密规定的人员，按照公司相关制度进行严肃处理，直至解除劳动合同。